Якщо сплив строк дії електронних ключів керівника

Це запитання одного з користувачів порталу buhgalter911.com нагадало про існування певної невизначеності в цій сфері, у зв’язку з чим уточнимо деякі моменти.

Нові ключі керівника: новий договір і повідомлення

Нагадаємо, що «заправляє» електронною взаємодією з податківцями зараз Порядок № 557¹. Так ось, згідно з п. 4 наказу, яким затверджений цей Порядок, установлено, що «старі» договори про визнання електронних документів продовжують діяти до виникнення підстав, визначених п. 14 розд. ІІІ Порядку № 557.

¹ Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджений наказом Мінфіну від 06.06.2017 р. № 557. Знайомству з цим документом була присвячена стаття «Електронне «спілкування» з контролерами: до чого готуватися?» у журналі «Бухгалтер 911», 2017, № 40.

Одна з них — отримання інформації від акредитованого центру сертифікації ключів про завершення строку дії (чи скасування) посиленого сертифіката ключів керівника.

² Маються на увазі пов’язані з таким договором повідомлення про надання інформації щодо ЕЦП.

Як діяти, якщо «це» (див. ситуацію) таки сталося?

По-перше, що і так зрозуміло, потрібно розібратися із самими ключами.

По-друге, необхідно заповнити заяву про приєднання до договору за формою J1392001 (для юросіб) або F1392001 (для фізосіб). З правилами її заповнення ми вже вас знайомили³.

³ Матеріал «Нова епоха електронної взаємодії: про Електронний кабінет і не тільки…» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 4).

Далі. На заповнену заяву необхідно накласти підписи в такій послідовності, встановленій п. 4 розд. ІІІ Порядку № 557: спочатку ЕЦП керівника (новий), за ним — електронну печатку (за наявності).

Увага: ЕЦП бухгалтера на таку заяву накладати не потрібно! Багато хто тут робить помилку, результатом чого є неприйняття заяви.

Після відправлення у свою податкову заяви ви повинні отримати першу квитанцію. Далі, якщо вона не містить переліку помилок, податківці розглядають таку заяву. На це їм відведений один робочий день (п. 8 розд. ІІІ Порядку № 557). Перша квитанція із зазначенням причини неприйняття направляється автору, зокрема якщо заповнені не всі реквізити заяви про приєднання до договору.

Якщо перша квитанція не містить переліку помилок, ваша заява проходить другий «фільтр» — автоматизовану обробку. Бажаним її результатом є отримання вами другої квитанції. Вона є підтвердженням приєднання автора до договору про визнання електронних документів.

Увага: як ми вказали на самому початку, закінчення строку дії посиленого сертифіката ключів керівника тягне за собою припинення не лише самого договору про визнання електронних документів, але й пов’язаних з ним повідомлень.

Тому, по-третє, окрім заяви в податкову необхідно відправити також нове повідомлення про надання інформації щодо ЕЦП⁴.

⁴ Детальніше про таке повідомлення ви могли прочитати в статті «Електронне «спілкування» з контролерами: до чого готуватися?» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 40).

Загалом, порядок подальшого руху такого повідомлення аналогічний тому, що передбачений для заяви про приєднання до договору про визнання електронних документів.

Електронна адреса: проста чи… «золота» ?

Саме «золотим» (у плані витрачених на нього не стільки грошей, скільки нервових клітин ) іноді може виявитися ваш, здавалося б, простий e-mail⁵.

⁵ Проблема не нова. Ми розглядали її, зокрема, в публікаціях «Новий електронний документообіг з ДФС: хороший початок — половина справи, а поганий…» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 48) і «Нова епоха електронної взаємодії: про Електронний кабінет і не тільки…», останній підрозділ статті (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 4).

Загальний висновок такий: ситуація може скластися по-різному. Одні податкові пропускають заяви на приєднання до договору про визнання електронних документів із зазначеною в них адресою електронної пошти, не внесеною в ЄДР, інші — ні . Останні при цьому роблять наголос на п. 9 розд. ІІІ Порядку № 557, згідно з яким підставою для відмови в прийнятті заяви може бути невідповідність реєстраційних даних автора, вказаних у заяві, даним ЄДР⁶.

⁶ Або Державного реєстру фізичних осіб — платників податків — для фізосіб.

При цьому зважаючи на таке формулювання, певні причини для того, щоб «не пропустити» заяву з таким e-mail, у податківців є. Але не беззаперечні! Проте ніж сперечатися з ними і домагатися укладення нового договору з не внесеною до ЄДР адресою, радше, напевно, і вже точно менш нервовитратно, її туди внести.

⁷ Проект Закону України «Про внесення змін до Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» щодо присвоєння офіційної електронної адреси під час державної реєстрації» від 26.12.2017 р. № 7443.