Касові операції «по-новому»: заглиблюємося в подробиці

* Затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

** Цій темі присвячені статті «Касові операції «по-новому»: пробіжка по змінах» («Бухгалтер 911», 2018, № 3) і «Касові операції у підприємця: що нового?» («Бухгалтер 911», 2018, № 4).

Касові документи: загадкові моменти. Власне, з «перших ластівок» і розпочнемо. У категорії 109.15 ЗІР з’явилися роз’яснення на тему заповнення прибуткових і видаткових касових ордерів (далі — ПКО і ВКО). Ось тільки питань, що цікавлять нас з вами, про заповнення нової колонки таблиць ПКО і ВКО «№ з/п» податківці… не розглянули .

Що робити в подібній ситуації? — Вважаємо, що найлогічніше ставити в кожному ордері в цій колонці «1». Адже йдеться про порядковий номер рядка, а не про номер документа.

Є також думка, що цей номер може якось кореспондувати із заповненням касової книги. Тільки підтвердження йому немає ні в Положенні № 148, ні в роз’ясненнях.

Ще один «казус» у роз’ясненнях фіскалів стосується порядку заповнення ВКО. Податківці вказали, що в рядку «Видатковий касовий ордер» повинен ставитися «номер і дата оформлення касового ордера». Тільки не до кінця зрозуміло, де ставити цей номер, адже відповідного місця (як у тому ж ПКО) для цього немає.

Водночас у табличній частині ВКО (як і у формі-попередниці) є спеціальна колонка, в якій указують номер документа, де проставляння такого номера не піддається жодним сумнівам. У тому числі в роз’ясненні фіскалів.

Коли вже згадали про паперову версію ордерів, то, очевидно, можлива й електронна версія. Але з нею не все так просто.

Електронізація: є «підводні камені». НБУ дозволив заповнювати ПКО (+ квитанції до них), ВКО і видаткові відомості у будь-який спосіб, який забезпечить належне збереження записів протягом установленого для зберігання документів терміну (п. 32 Положення).

Згідно з останнім абзацом п. 23 Положення № 148 усі касові документи (у тому числі ПКО і ВКО) можуть бути електронними (при дотриманні умови накладення ЕЦП). Само собою це не звільняє від обов’язку їх зберігання у відповідному вигляді.

Але з ПКО виникає головоломка, складніше тієї, що стосується заповнення колонки «№ з/п». Річ у тому, що абз. 2 п. 25 Положення № 148 вимагає видачі платникові квитанції ПКО, яка є саме відривною частиною (!) ПКО. Як тут розібратися без додаткових роз’яснень (у разі заповнення ордера в електронному вигляді), чесно кажучи, незрозуміло. Сподіваємося, цей момент незабаром уточнять.

Касова книга: за новою формою з 05.01.2018 р. Наших читачів хвилює також питання, пов’язане з касовою книгою. Старанні бухгалтери, почавши її з початку року, керуючись у тому числі вимогами ДФСУ, тепер перебувають у розгубленості у зв’язку з появою нової форми документа. Як реагувати на цю зміну?

Нагадаємо, дозволу продовжувати вести касові документи за старою формою Положення № 148, на жаль, не містить . Не надійшла й досі (!) така «милостиня» від НБУ і на рівні роз’яснень .

Тому, вважаємо, що в ідеалі касову книгу зі старої форми потрібно було закрити 04.01.2018 р., а записи, починаючи від 05.01.2018 р., вносити у вже другу за рік книгу (заведену за новою формою). Шкода тільки, що знайти саму форму на той момент було нереально.

А ось дублювати записи за операціями, що припадають на період до 05.01.2018 р., у нову касову книгу (якщо встигли почати стару), вважаємо, необхідності немає.

Є ще «питання з бородою», що стосується необхідності заводити нову касову книгу в кожному наступному році. Нагадаємо, раніше податківці пояснювали необхідність заводити щороку нову книгу тим, що в самій її формі вказано «на 20__ рік» (роз’яснення в категорії 109.15 ЗІР, переведене в розряд недіючих з 05.01.2018 р.). Але це, на наш погляд, не занадто вагомий аргумент.

Але тепер на користь такої думки говорить також п.п. 4 п. 6 Пояснення щодо заповнення додатка 5, який встановлює, що після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях передається для зберігання відповідно до законодавства України.

Тож «щорічності» радимо дотримуватися.

Печатка — не обов’язкова! Це чорним по білому тепер зазначено в п. 25 Положення № 148, і повинно прогнати геть усі сумніви із цього приводу. Підпис головбуха (іншої уповноваженої керівником особи) на квитанції ПКО може бути засвідчений печаткою підприємства (якщо така є).

Зникла також вимога про необхідність скріплення печаткою касової книги (п. 39 Положення).

Відокремлені підрозділи і касова книга: «ще гірше». Якщо відокремлений підрозділ здає виручку в банк — без касової книги йому не обійтися. Такий суворий вердикт, що з’явився на початку минулого року на рівні роз’яснень від НБУ і не сприймався серйозно***, «заграв новими барвами» у світлі Положення № 148.

*** Пертурбаціям, що мали місце раніше, були присвячені, зокрема, статті «Відокремлений підрозділ з РРО: коли потрібна касова книга?» у журналі «Бухгалтер 911», 2017, № 10 і «Готівкова» збірка: касова книга і К^о» (перший підрозділ) у журналі «Бухгалтер 911», 2017, № 28.

Так, відокремленим підрозділам, які проводять готівкові розрахунки через РРО/РК з КОРО, але не приймають і не видають готівку за касовими ордерами, як і раніше, дозволено не вести касову книгу (п. 39 Положення № 148). Важливо! Але оскільки з визначення «оприбуткування готівки» (п.п. 18 п. 3 Положення № 148) виключили згадку про КОРО (запис у КОРО тепер не є оприбуткуванням), то виходить, що тепер таке послаблення поширюється тільки на ті відокремлені підрозділи, які здають виручку виключно в касу головного підприємства, де і відбувається оприбуткування готівки у його касовій книзі. Якщо ж відокремлений підрозділ здаватиме виручку в банк — без касової книги йому не обійтися .

На цьому фоні не зовсім зрозуміла норма із п. 29 Положення. НБУ вказав, що вилучення готівки з місця здійснення готівкових розрахунків із застосуванням РРО або РК для здачі її в банк оформляється відповідними чеками РРО з виконанням операції «службова видача». Але сподіватися на неї ми не рекомендуємо.

До речі, перелік документів, що підтверджують здачу виручки в банк, цим же пунктом Положення доповнений: (1) квитанцією/чеком банкомата або програмно-технічного комплексу самообслуговування, (2) чеком платіжного термінала в разі інкасації коштів у режимі реального часу з використанням таких терміналів.

Касир — за… договором аутстафінгу. Тепер в абз. 2 п. 44 Положення № 148 прямо передбачена можливість виконання функцій касира працівником іншої/іншого установи/підприємства, залученого на підставі укладеного договору на надання послуги з надання персоналу. У такому договорі обов’язково повинна вказуватися вимога про повну матеріальну відповідальність такого працівника.

Контроль — за ДФСУ. Розділ VI Положення дає зрозуміти, що дотримання порядку ведення операцій з готівкою контролює ДФСУ.

При цьому під час перевірки контролери (п. 58 Положення № 148):

1) перевіряють порядок ведення касової книги й оформлення операцій з приймання і видачі готівки, ведення відповідних касових документів;

2) перевіряють повноту і своєчасність оприбуткування готівки в касі;

3) визначають наявність самостійно встановленого ліміту каси і його відповідність самостійно проведеним розрахункам;

4) перевіряють постійну наявність у касах підприємств торгівлі, громадського харчування і сфери послуг монет для видачі здачі;

5) звіряють з банківськими документами всі випадки отримання суб’єктом господарювання значних сум готівки, а за необхідності використовують також дані банків, у яких відкриті поточні рахунки;

6) перевіряють дотримання порядку витрачання готівкової виручки (встановленого, зокрема, ПКУ за наявності в підприємства податкового боргу);

7) перевіряють дотримання встановленого порядку видачі готівки під звіт (у тому числі на відрядження) і її використання;

8) перевіряють дотримання обмежень готівкових розрахунків, установлених тепер безпосередньо Постановою № 148;

9) перевіряють розрахункові операції підприємства.