Кассовые операции «по-новому»: углубляемся в подробности

* Утверждено постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

** Этой теме посвящены статьи «Кассовые операции «по-новому»: пробежка по изменениям» («Бухгалтер 911», 2018, № 3) и «Кассовые операции у предпринимателя: что нового?» («Бухгалтер 911», 2018, № 4).

Кассовые документы: загадочные моменты. Собственно, с «первых ласточек» и начнем. В категории 109.15 ЗІР появились разъяснения на тему заполнения приходных и расходных кассовых ордеров (далее — ПКО и РКО). Вот только интересующих нас с вами вопросов о заполнении новой колонки таблиц ПКО и РКО «№ з/п» налоговики… не рассмотрели .

Что делать в подобной ситуации? — Считаем, что наиболее логично ставить в каждом ордере в этой колонке «1». Ведь речь идет о порядковом номере строки, а не о номере документа.

Есть также мнение, что этот номер может как-то корреспондировать с заполнением кассовой книги. Только подтверждения ему нет ни в Положении № 148, ни в разъяснениях…

Еще один «казус» в разъяснениях фискалов касается порядка заполнения РКО. Налоговики указали, что в строке «Видатковий касовий ордер» должен ставиться «номер и дата оформления кассового ордера». Только не до конца понятно, где ставить этот номер, ведь соответствующего места (как в том же ПКО) для этого нет.

В то же время в табличной части РКО (как и в форме-предшественнице) есть специальная колонка, в которой указывают номер документа, где проставление такого номера не поддается никаким сомнениям. В том числе в разъяснении фискалов.

Раз уж вспомнили о бумажной версии ордеров, то, очевидно, возможна и электронная версия. Но с ней не все так просто…

Электронизация: есть «подводные камни». НБУ разрешил заполнять ПКО (+ квитанции к ним), РКО и расходные ведомости любым способом, который обеспечит надлежащую сохранность записей в течение установленного для хранения документов срока (п. 32 Положения).

Согласно последнему абзацу п. 23 Положения № 148 все кассовые документы (в том числе ПКО и РКО) могут быть электронными (при соблюдении условия наложения ЭЦП). Само собой это не освобождает от обязанности их хранения в соответствующем виде.

Но с ПКО возникает головоломка, похлеще той, что касается заполнения колонки «№ з/п». Дело в том, что абз. 2 п. 25 Положения № 148 требует выдачи плательщику квитанции ПКО, являющейся именно отрывной частью (!) ПКО. Как здесь разобраться без дополнительных разъяснений (в случае заполнения ордера в электронном виде), честно говоря, непонятно. Надеемся, этот момент вскоре уточнят.

Кассовая книга: по новой форме с 05.01.2018 г. Наших читателей тревожит также вопрос, связанный с кассовой книгой. Прилежные бухгалтеры, начав ее с начала года, руководствуясь в том числе требованиями ГФСУ, теперь находятся в растерянности в связи с появлением новой формы документа. Как реагировать на это изменение?

Напомним, разрешения продолжать вести кассовые документы по старой форме Положение № 148, увы, не содержит . Не последовало пока (!) такой «милостыни» от НБУ и на уровне разъяснений .

Потому, считаем, что в идеале кассовую книгу по старой форме нужно было закрыть 04.01.2018 г., а записи, начиная с 05.01.2018 г., вносить уже в другую за год книгу (заведенную по новой форме). Жаль только, что найти саму форму на тот момент было нереально…

А вот дублировать записи по операциям, приходящимся на период до 05.01.2018 г., в новую кассовую книгу (если успели начать старую), считаем, необходимости нет.

Есть еще «вопрос с бородой», касающийся необходимости заводить новую кассовую книгу в каждом следующем году. Напомним, ранее налоговики объясняли необходимость заводить каждый год новую книгу тем, что в самой ее форме указано «на 20__ рік» (разъяснение в категории 109.15 ЗІР, переведенное в разряд недействующих с 05.01.2018 г.). Но это, на наш взгляд, не слишком весомый аргумент.

Но теперь в пользу такого мнения говорит также п.п. 4 п. 6 Объяснений по заполнению приложения 5, устанавливающий, что по окончанию календарного года кассовая книга на электронных носителях передается для хранения в соответствии с законодательством Украины.

Так что «ежегодность» советуем соблюдать.

Печать — не обязательна! Это черным по белому теперь указано в п. 25 Положения № 148 и должно прогнать прочь все сомнения по этому поводу. Подпись главбуха (другого уполномоченного руководителем лица) на квитанции ПКО может быть заверена печатью предприятия (если таковая имеется).

Исчезло также требование о необходимости скрепления печатью кассовой книги (п. 39 Положения).

Обособленные подразделения и кассовая книга: «еще хуже». Если обособленное подразделение сдает выручку в банк — без кассовой книги ему не обойтись. Такой суровый вердикт, появившийся в начале прошлого года на уровне разъяснений от НБУ и не воспринимавшийся всерьез***, «заиграл новыми красками» в свете Положения № 148.

*** Пертурбациям, имевшим место ранее, были посвящены, в частности, статьи «Обособленное подразделение с РРО: когда нужна кассовая книга?» в журнале «Бухгалтер 911», 2017, № 10 и «Наличная» сборка: кассовая книга и К^о» (первый подраздел) в журнале «Бухгалтер 911», 2017, № 28.

Так, обособленным подразделениям, которые проводят наличные расчеты через РРО/РК с КУРО, но не принимают и не выдают наличность по кассовым ордерам, как и раньше, разрешено не вести кассовую книгу (п. 39 Положения № 148). Важно! Но поскольку из определения «оприходование наличности» (п.п. 18 п. 3 Положения № 148) исключили упоминание о КУРО (запись в КУРО теперь не является оприходованием), то получается, что теперь такое послабление распространяется только на те обособленные подразделения, которые сдают выручку исключительно в кассу головного предприятия, где и происходит оприходование налички в его кассовой книге. Если же обособленное подразделение будет сдавать выручку в банк — без кассовой книги ему не обойтись .

На этом фоне не совсем понятна норма из п. 29 Положения. НБУ указал, что изъятие наличности с места осуществления наличных расчетов с применением РРО или РК для сдачи ее в банк оформляется соответствующими чеками РРО с выполнением операции «служебная выдача». Но уповать на нее мы не рекомендуем.

Кстати, перечень документов, подтверждающих сдачу выручки в банк, этим же пунктом Положения дополнен: (1) квитанцией/чеком банкомата или программно-технического комплекса самообслуживания, (2) чеком платежного терминала в случае инкассации средств в режиме реального времени с использованием таких терминалов.

Кассир — по… договору аутстаффинга. Теперь в абз. 2 п. 44 Положения № 148 прямо предусмотрена возможность исполнения функций кассира работником другого учреждения/предприятия, привлеченного на основании заключенного договора на оказание услуги по предоставлению персонала. В таком договоре обязательно должно указываться требование о полной материальной ответственности такого работника.

Контроль — за ГФСУ. Раздел VI Положения дает понять, что соблюдение порядка ведения операций с наличностью контролирует ГФСУ.

При этом во время проверки контролеры (п. 58 Положения № 148):

1) проверяют порядок ведения кассовой книги и оформления операций по приему и выдаче наличности, ведения соответствующих кассовых документов;

2) проверяют полноту и своевременность оприходования наличности в кассе;

3) определяют наличие самостоятельно установленного лимита кассы и его соответствие самостоятельно проведенным расчетам;

4) проверяют постоянное наличие в кассах предприятий торговли, общепита и сферы услуг монет для выдачи сдачи;

5) сверяют с банковскими документами все случаи получения субъектом хозяйствования значительных сумм наличности, а при необходимости используют также данные банков, в которых открыты текущие счета;

6) проверяют соблюдение порядка расходования наличной выручки (установленного, в частности, НКУ при наличии у предприятия налогового долга);

7) проверяют соблюдение установленного порядка выдачи наличности под отчет (в том числе на командировку) и ее использование;

8) проверяют соблюдение ограничений наличных расчетов, установленных теперь непосредственно Постановлением № 148;

9) проверяют расчетные операции предприятия.