Заява про приєднання до «електронного» договору — корисні підказки

Заява про приєднання до договору про визнання електронних документів (далі — заява) є додатком до договору про визнання електронних документів (далі — договір), примірну форму якого затверджено додатком 1 до Порядку № 557¹.

¹ Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджений наказом Мінфіну від 06.06.2017 р. № 557. Зараз на сайті Мінфіну (www.mof.gov.ua/uk/draft-laws-and-regulations-in-2019) розміщений проект наказу Міністерства «Про затвердження Змін до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами». Утім, чинного порядку укладення «електронних» договорів по суті він не зачіпає. Але «косметичні» правки планують внести як до цього порядку (прописаний у розд. ІІІ Порядку № 557), так і до форми договору та заяви.

За його допомогою приєднуються до «електронного» договору, після чого стає можливим повноцінний електронний документообіг з податківцями (у тому числі надіслання податкових декларацій/розрахунків, податкових й акцизних накладних, розрахунків коригування до них і т. д., і т. п.).

На жаль, із «переформатуванням» ДФСУ на ДПСУ й із супутнім йому «переїздом» електронної адреси Електронного кабінету² (з cabinet.sfs.gov.ua/ на cabinet.tax.gov.ua/) у користувачів електронних сервісів намітилися певні проблеми із заявою, що нас цікавить.

² Про яке ми вам повідомляли в журналі «Бухгалтер 911», 2019, № 35 (підрозділ «Нова адреса Електронного кабінету» обкладинки журналу).

Імовірно, вони носять чисто технічний характер, утім, від цього тим, хто зіткнувся з необхідністю укласти з податківцями новий «електронний» договір, не легше .

Порядок заповнення заяви: порядковий алгоритм

Ідентифікатор форми заяви — J/F1392001.

В Електронному кабінеті та більшості програм для електронної звітності заповнення цієї заяви відбувається в автоматичному порядку (за винятком декількох полів).

Тим не менше, пропонуємо до вашої уваги алгоритм заповнення всіх її полів, щоб ви змогли правильно заповнити заяву, якою би програмою не користувалися.

Зверніть увагу: згідно з п. 2 розд. ІІІ Порядку всі реквізити заяви обов’язкові для заповнення.

Заповнення заяви про приєднання до договору про визнання електронних документів: від рядка до рядка

Підписувач (в особі якого автор приєднується до договору) завершує створення заяви накладенням ЕЦП. Накладати на заяви свій ЕЦП повинен керівник/ФОП (дані про якого повинні міститися в ЄДР). За наявності електронної печатки на заяву спочатку накладається ЕЦП, після нього — електронна печатка.

³ Заглибитися в проблематику вам допоможуть, зокрема, статті «Де зберігати електронний підпис?» («Бухгалтер 911», 2019, № 23), «Новий ключ електронного підпису не є кваліфікованим: чи визнають звітність «легітимною»?» («Бухгалтер 911», 2019, № 26).

Підписану саме в такому порядку заяву ви повинні направити до податкової за основним місцем обліку.

Далі проходить її автоматизована перевірка (у порядку, визначеному пп. 9 — 11 розд. II Порядку № 557).

Якщо перша квитанція не містить переліку помилок, заява приймається до розгляду податковою. Згідно з п. 8 розд. IІI Порядку № 557 податкова, яка отримала заяву, повинна розглянути її протягом одного робочого дня.

Цим же пунктом визначено, що якщо до моменту закінчення робочого дня, наступного за днем отримання податковою заяви (дата, зафіксована у першій квитанції), вона не повідомить автора про приєднання до договору або відмову в приєднанні, то приєднання до договору повинне здійснюватися автоматично у момент закінчення такого строку (дата, зафіксована у другій квитанції).

Підтвердженням про приєднання автора до договору є отримання автором другої квитанції про прийняття заяви. На неї накладається технологічний сертифікат податкової (проектом планують уточнити, що накладатися повинна кваліфікована електронна печатка податкової).

Але можливий й менш бажаний результат — отримання другої квитанції про відмову в прийнятті заяви. У такому разі у квитанції мають бути зазначені причини неприйняття заяви.

Отримавши таку квитанцію, ви повинні виправити наявні недоліки. Але, на жаль, не завжди зазначені причини відповідають дійсності . У такому разі доведеться самостійно перевірити ще раз заповнення заяви, зокрема звернувши увагу на нюанси, які ми розглянемо в наступних підрозділах статті.

Ми навели, так би мовити, загальний алгоритм. Далі ж пропонуємо до вашої уваги деякі нюанси заповнення окремих реквізитів заяви.

Субсайт офіційного веб-порталу ДПС оновлено!

Зверніть увагу, що податківці у своїх роз’ясненнях (категорія 135.03 ЗІР) в полі «адреса субсайту офіційного веб-порталу ДФС» рекомендують зазначати саме нову адресу: «cabinet.tax.gov.ua/contract».

Річ у тому, що змінилася адреса офіційного порталу відомства (з sfs.gov.ua/ на tax.gov.ua/), причому старий портал, судячи з його наповнення, зараз використовується митниками. У зв’язку із цим змінилася й адреса Електронного кабінету: з cabinet.sfs.gov.ua/ на cabinet.tax.gov.ua/.

Якщо ви входите в Електронний кабінет за старою адресою, то там бачите повідомлення: «Увага! Використовуйте адресу cabinet.tax.gov.ua».

Навіть незважаючи на те, що до завершення реорганізації ДФСУ ввійти до Електронного кабінету ви можете й за старою адресою (а тому й знайти там «електронний» договір, що вас цікавить), у заяві зазначайте нову електронну адресу, щоб уникнути зайвих проблем.

E-mail: спокій нам тільки сниться ?

Прикрощі, які мали місце із зазначенням у заяві адреси е-mail на початку минулого року⁴, здавалося б, повинні залишитися в минулому. Річ у тому, що головне податкове відомство озвучило свою офіційну позицію щодо цього (категорія 135.03 ЗІР), зазначивши, що в разі відсутності відомостей про адресу електронної пошти платника в ЄДР платник може зазначити в заяві адресу електронної пошти, яка буде ним використовуватися для листування з контролюючими органами⁵.

⁴ Детальніше про які ви могли прочитати в статтях «Новий електронний документообіг з ДФС: хороший початок — половина справи, а поганий…», підрозділ «Проблеми з укладенням електронних договорів» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 48) та «Нова епоха електронної взаємодії: про Електронний кабінет і не тільки…», підрозділ «Злощасна електронна адреса» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 4).

⁵ Про це ви могли прочитати, зокрема, у статті «Адреса е-mail у ЄДР vs електронна звітність» («Бухгалтер 911», 2018, № 15).

Не відступає від цієї позиції ДПСУ й зараз. В іншій своїй консультації податківці уточнюють, що в полі «е-mail» заяви потрібно зазначати поштову скриньку платника, яка використовується платником для листування з контролюючими органами та повідомляється шляхом внесення адреси електронної пошти до облікових даних автора.

Але на місцях, як повідомляють користувачі нашого порталу, досі трапляються відмови в укладенні договорів на підставі того, що зазначений у заяві e-mail не зареєстрований у ЄДР .

Що робити в разі, якщо раптом потрапите в таку неприємну ситуацію? Ніж шукати, хто саме прийняв рішення про відмову, яке відрізняється від офіційної позиції ДПСУ, швидше внести дані про е-mail до ЄДР.