Погашення боргів працівника при звільненні

Звільнення працівника часто супроводжується виявленням у нього боргів та наступними проблемами з їх погашенням.

Розглянемо особливості їх погашення. На які дії має право роботодавець та що йому заборонено? 

1. Обов'язок роботодавця під час звільнення працівника

Згідно ст. 47 КЗпП, роботодавець зобов’язаний у день звільнення, відповідно до ч. 1 ст. 116 КЗпП, видати працівникові письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми та провести з ним розрахунок.

Але це ускладнюється, якщо працівник має борги.

2. Підстави виникнення боргів працівника

Борги у працівника можуть виникнути у зв'язку з наявністю:

• зайво виплаченого авансу та відпускних;
• зайво виплачених сум внаслідок лічильної помилки (визначення лічильних помилок – ч. 24 Постанови Пленуму ВСУ від 24.12.1999 №13);
• неповернутого авансу на господарські потреби або на відрядження;
• нестач, виявлених під час передачі матеріальних цінностей,
• майна підприємства, яке було видано працівнику у користування.

У зв’язку з запровадженням дистанційної та надомної роботи, перелік цінностей, які можуть видаватись працівнику, необмежений – комп’ютер, мобільний телефон, виробниче обладнання та сировина, тощо. 

Коли працівник звільняється, перша реакція роботодавця – утримати борг з суми остаточної виплати. Але законодавство обмежує такі дії.

3. Загальний порядок погашення боргів працівників

Головне правило погашення боргів: роботодавець має діяти відповідно до вимог законодавства. Будь-які дії, прописані у внутрішніх документах або трудовому договорі, юридичної сили не мають.

Борги внаслідок надлишкової виплати коштів можуть бути погашені шляхом відрахувань із зарплати.

Не допускаються відрахування з вихідної допомоги, компенсаційних та інших виплат, на які згідно з законодавством не звертається стягнення (ст. 129 КЗпП). Також може бути об’єктом стягнення допомога по ТВП за рахунок ПФУ (абз.4 п. 2 ст. 26 Закону № 1105).

Законодавство чітко встановлює проведення відрахувань:

• тільки у випадках, передбачених законодавством  (ч. 1 ст. 127 КЗпП);
• для покриття заборгованості за наказом роботодавця лише у визначених випадках (ч. 2 ст. 127 КЗпП).

Вичерпний перелік підстав утримань із зарплати для погашення боргів, визначений ч. 2 ст. 127 КЗпП. При утриманні за такими підставами, згода працівника не потрібна.

Згідно ч. 1 ст. 128 КЗпП загальний розмір усіх утримань не може перевищувати 20%, а окремих випадках – 50% від зарплати до виплати (після утримання ПДФО та військового збору).

Забороняється безпідставно утримувати суму боргу працівника із суми остаточного розрахунку. Працівник може оскаржити це і стягнути з підприємства, крім такої утриманої суми, ще і середній заробіток за час затримки розрахунку при звільненні. Суди зазвичай у такому випадку стають на бік працівника, незалежно від обставин справи.

Борги внаслідок неповернення майна або його нестач можуть бути відшкодовані працівником за умови запровадження його повної матеріальної відповідальності. 

Згідно ст. 135-3 КЗпП розмір шкоди підприємству визначається:

• за фактичними втратами, на підставі даних бухгалтерського обліку, виходячи з балансової вартості (собівартості) матеріальних цінностей за вирахуванням зносу згідно з установленими нормами;
• у разі розкрадання, недостачі, умисного знищення або умисного зіпсуття матеріальних цінностей – за цінами, що діють у даній місцевості на день відшкодування шкоди.

Законом від 06.06.1995 № 217/95-ВР встановлено окремий порядок визначення розміру збитків від недостачі або втрати дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей. 

Відповідно до ст. 134 КЗпП  працівники несуть повну матеріальну відповідальність, коли:

• з працівником укладено договір про повну матеріальну відповідальність,
• майно та інші цінності були одержані працівником під звіт за разовою довіреністю або за іншими разовими документами,
• відповідно до законодавства на працівника покладено повну матеріальну відповідальність,
• обладнання та засоби надано у користування для виконання роботи за трудовим договором про дистанційну роботу або про надомну роботу.

За наявності неповернутого майна, керівник може прийняти рішення про визнання його вартості як додаткового блага працівника. У такому випадку борг працівника списується. 

4. Утримання боргів за виданими авансами та внаслідок лічильної помилки

Згідно п. 1 ч. 2 ст. 127 КЗпП передбачено відрахування із зарплати боргу працівника за:

а) авансом, виданим в рахунок заробітної плати,

б) сумою, зайво виплаченою внаслідок лічильної помилки,

в) авансом, виданим на службове відрядження або переведення до іншої місцевості, на господарські потреби.

Але є дві критичні умови для цього:

1. працівник не оспорює підстав і розміру відрахування (бажано зафіксувати це документально для уникнення майбутніх спорів),

2. наказ видається не пізніше 1 місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу, погашення заборгованості або з дня виплати неправильно обчисленої суми.

Якщо хоча б одна з умов не виконана – відрахування стає незаконним.

Якщо переплата (борг працівника) є наслідком помилки іншого працівника підприємства або пропуску ним строку повернення авансу, роботодавець може стягнути кошти з винної особи – найчастіше, з бухгалтера або табельника.

5. Утримання боргів за відпускними

Такий борг утворюється при звільненні працівника до закінчення того робочого року, в рахунок якого він вже одержав відпустку.

Відрахування із зарплати боргу працівника за невідроблені дні відпустки передбачено п. 2 ч. 2 ст. 127 КЗпП.

Але таке утримання неможливо (п. 2 ч. 2 ст. 127 КЗпП), якщо працівник звільняється у зв'язку з (ч. 2 ст. 22 Закону про відпустки):

1) призовом або прийняттям (вступом) на військову службу, направленням на альтернативну (невійськову) службу;

2) переведенням працівника за його згодою на інше підприємство або переходом на виборну посаду у випадках, передбачених законами України;

3) відмовою від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством, а також відмовою від продовження роботи у зв'язку з істотною зміною умов праці;

4) змінами в організації виробництва та праці, в тому числі ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників;

5) виявленням невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров'я, що перешкоджають продовженню даної роботи;

6) нез'явленням на роботу понад чотири місяці підряд внаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, якщо законодавством не встановлено більш тривалий термін збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні;

7) поновленням на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу;

8) направленням на навчання;

9) виходом на пенсію.

Крім того, згідно ч. 2 ст. 22 Закону про відпустки не провадиться відрахування за невідпрацьовані дні відпустки у разі смерті працівника. 

6. Утримання боргу за шкоду підприємству

Відрахування із зарплати боргу працівника за невідшкодовану шкоду передбачено п. 3 ч. 2 ст. 127 КЗпП.

Таке відрахування згідно чч. 1та 2 ст. 136 КЗпП має особливості:

• розмір відрахування не перевищує середнього місячного заробітку;
• розпорядження роботодавця має бути зроблено не пізніше двох тижнів з дня виявлення шкоди і звернено до виконання не раніше семи днів з дня повідомлення про це працівникові.

У решті випадків для відшкодування шкоди роботодавець повинен подати позову до суду (ч. 3 ст. 136 КЗпП).

7. Дії підприємства у випадку неможливості утримання суми боргу

За наявності підстав утримання боргу та неможливості це зробити із зарплати працівника, можна звернутись до нього з пропозицією добровільно погасити борг.

Таке добровільне погашення може бути здійснено працівником шляхом:

• добровільного внесення суми боргу (неперекритої утриманнями частини) в касу або на рахунок підприємства;
• написання заяви з формулюванням «Прошу утримати з суми остаточного розрахунку при звільненні суму … у розмірі 100% без застосування обмежень, встановлених ст. 128 КЗпП».

У випадку відмови працівника на добровільне погашення боргу, підприємство може звернутися до суду з позовом.

Але під час звернення до суду слід враховувати наступне:

• ВС Постановою від 13.05.2026 у справі № 624/892/23 роз’яснив випадки, коли виплачений працівнику аванс  не підлягає поверненню після звільнення;
• у разі нелічильної помилки стягнення є малоперспективним з підстав ст. 1215 ЦКУ, яка зазначає, що безпідставно отримана зарплата не підлягає поверненню, якщо роботодавець виплатив її добровільно, за відсутності рахункової помилки та недобросовісності працівника;
• строк звернення до суду в питаннях стягнення з працівника матеріальної шкоди, заподіяної підприємству – один рік з дня її виявлення (ч. 3 ст. 233 КЗпП).

У випадку відмови від звернення до суму або неможливості погашення боргу, підприємство обліковує таку заборгованість як безнадійну дебіторську.