Резерв відпусток: як правильно відобразити проводки по 471 рахунку?

Відпускний резерв — бухобліковий інструмент, який дозволяє рівномірно розподілити витрати на оплату відпусток працівників між періодами протягом звітного року. Рахунок 471 «Забезпечення виплат відпусток» призначений для обліку коштів, які підприємство резервує для майбутньої оплати відпусток працівникам. Створення такого резерву є обов’язковим для більшості підприємств, за винятком мікропідприємств, непідприємницьких товариств та платників єдиного податку 3-ї групи, які мають право визнавати витрати на відпустки безпосередньо в момент їх нарахування.

Основні бухгалтерські проводки за рахунком 471:

Нарахування (створення) резерву

Резерв нараховується щомісяця. Сума нарахування включає самі відпускні та суму ЄСВ, що на них нараховується. Суму створеного резерву на оплату відпусток у бухобліку визнають витратами (п. 12 НП(С)БО 11). Йдеться, звичайно ж, про операційні витрати. Витрати на створення резерву визнаються в тому ж періоді, що й витрати на оплату праці відповідних категорій персоналу.

Використання резерву

Коли працівник фактично йде у відпустку або звільняється з виплатою компенсації, нарахування цих сум відбувається за рахунок раніше створеного резерву без повторного відображення у витратах періоду.

Інвентаризація та коригування

Про необхідність щорічного проведення інвентаризації забезпечення на оплату відпусток станом на кінець звітного року говорить п.п. 8.2 розд. ІІІ Положення № 879*.

* Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

Визначають залишок забезпечення на оплату відпусток, включаючи відрахування ЄСВ із цих сум, станом на кінець звітного року розрахунковим шляхом. А саме — виходячи з кількості днів відпустки, невикористаної працівниками на кінець року, та їх середньоденної заробітної плати. Останню визначають так само, як і для обчислення суми відпускних, — згідно з Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.95 № 100.

Відтак, для визначення залишку суми резерву відпусток щодо кожного працівника застосовують таку формулу:

РВ_зал = З : (К - С - К_пов) х Д_відп х К_ЄСВ,

З — заробіток, нарахований у розрахунковому періоді, грн;

К — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді. При цьому розрахунковим періодом є останні 12 календарних місяців перед наданням відпустки або менший фактично відпрацьований період (з 1-го до 1-го числа), якщо працівник пропрацював менше року;

С — кількість святкових та неробочих днів згідно зі ст. 73 КЗпП, що припадають на розрахунковий період. 

К_пов — кількість календарних днів, які не були відпрацьовані працівником у розрахунковому періоді згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин та протягом яких за ним не зберігався заробіток або зберігався частково. Також із розрахункового періоду виключають час, за який відсутні дані про нараховану заробітну плату працівника внаслідок проведення бойових дій під час ВС;

Д_відп — кількість невикористаних днів відпустки на дату балансу (31.12);

К_ЄСВ — коефіцієнт, який збільшує резерв відпусток на суму нарахованого ЄСВ. Для звичайних працівників такий коефіцієнт становить 1,22, а для працівників з інвалідністю — 1,0841.

На дату балансу проводиться інвентаризація резерву. За її результатами сума забезпечення може бути донарахована або зменшена.

Важливі аспекти обліку:

• ЄСВ: Резерв обов'язково створюється з урахуванням нарахувань ЄСВ. При розрахунку суми щомісячного відрахування використовується коефіцієнт, що враховує ставку ЄСВ (наприклад, 1,22 для ставки 22%).
• Перевищення: Якщо суми створеного резерву не вистачає для покриття відпускних, сума перевищення списується безпосередньо на витрати періоду: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 661, 651.

Додаткові матеріали:
Резерв відпусток: якщо на дату балансу вийшов з мінусом
Резерв відпусток
З мікро- в мале: чи обов’язково тепер створювати бухрезерви?