Уж замуж невтерпеж, или Смена фамилии предпринимателем

Шаг 1. Меняем паспорт. Заявление об изменении фамилии вы заполняете в загсе (по месту жительства). К нему прилагаете свидетельство о рождении, о браке, свою фотографию и квитанцию об уплате госпошлины ( п. 4 гл. 4 разд. ІІІ Правил № 52/5¹). Кстати, при смене фамилии в связи с браком госпошлина не взимается — п.п. «в» п. 5 ст. 3 Декрета № 7-93².

¹ Правила государственной регистрации актов гражданского состояния в Украине, утвержденные приказом Минюста от 18.10.2000 г. № 52/5.

² Декрет КМУ «О государственной пошлине» от 21.01.93 г. № 7-93.

Ну и собственно, после свадьбы вы меняете паспорт. Для этого посещаете свой паспортный стол и приносите туда пакет документов: заявление об обмене паспорта, сам паспорт, свидетельство о браке и две фотографии 35х45 мм ( пп. 4.1 и 4.2 Порядка № 320³). Обмен в связи с изменением фамилии — бесплатен.

³ Порядок оформления и выдачи паспорта гражданина Украины, утвержденный приказом МВД от 13.04.2012 г. № 320.

Заменить паспорт нужно в течение месяца после свадьбы ( п. 18 Положения № 2503⁴). Если не успеете, вам могут вынести предупреждение, а в случае повторного привлечения в течение года — даже оштрафовать на сумму 17 — 51 грн. ( ст. 197 КУоАП⁵).

⁴ Положение о паспорте гражданина Украины, утвержденное постановлением ВРУ от 26.06.92 г. № 2503-XII.

⁵ Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.

Шаг 2. Получаем новую справку с кодом. Параллельно с заменой паспорта вам также нужно поменять идентификационный код. Его номер, по сути, останется прежним, но вам нужно будет получить новую справку — на вашу новую фамилию. Это удовольствие бесплатное.

Но опять же — в течение месяца после свадьбы нужно посетить свою налоговую и подать заявление о внесении изменений в учетную карточку ( п. 1 разд. VI Положения № 779⁶). Обычно заполняется форма № 5ДР, но те, у кого вместо кода — отметка в паспорте, заполняют форму № 5ДРП (кстати, в новый паспорт им внесут новую отметку).

⁶ Положение о регистрации физических лиц в Государственном реестре физических лиц — плательщиков налогов, утвержденное приказом Миндоходов от 10.12.2013 г. № 779.

Строго говоря, за опоздание при замене кода предусмотрен штраф — 85 грн. ( п. 119.1 НКУ). Правда, его реализация на практике, учитывая разъяснения ГФСУ, под вопросом (категория 119.12 ЗІР).

Шаг 3. Вносим новую фамилию в Госреестр. Как только вы получили на руки новый паспорт и новую справку с кодом, обновляйте данные в Госреестре. Для этого можно по старинке устремиться к госрегистратору, а можно и по-новому — к нотариусу (в том числе и частному). Кого бы вы не выбрали, ему нужно подать заявление о госрегистрации изменения сведений о предпринимателе. Форма заявления утверждена приказом № 15/5⁷. Заполнить ее не составит труда: в шапке указываете свою старую фамилию, имя и отчество, а в разделе 1 — только новую фамилию (имя и отчество указывать не нужно). Ну и заполняете иные необходимые реквизиты (код, адрес, дату, подпись и др.).

⁷ Приказ Минюста «Об утверждении форм заявлений в сфере государственной регистрации юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований» от 06.01.2016 г. № 15/5.

В стандартном режиме заявление рассматривается в течение суток, но если вы хотите ускорить процесс, поставьте галочку возле поля «рассмотреть за 2 часа» или «за 6 часов». Правда, ускоренная процедура стоит дороже: 280 грн. (6 часов) и 700 грн. (2 часа), а вот стандарт обойдется всего в 140 грн. (24 часа).

Если вы отказались от кода и у вас об этом есть отметка в паспорте, вам придется заполнить помимо раздела 1 еще и раздел 3 (в нем укажите серию и номер нового паспорта), а также приложить к заявлению копию первой страницы паспорта (а также страницы с отметкой о наличии права осуществлять любые платежи по серии/номеру паспорта). Соответственно в шапке заявления галочки поставьте возле полей 1 и 3 (изменение фамилии и паспортных данных).

Но в какой срок нужно внести новую фамилию в Госреестр? На сегодняшний день никаких сроков для этого в законодательстве нет, а значит, нет и ответственности за опоздание. Но мы бы не советовали затягивать, поскольку в дальнейшем из-за старой фамилии у вас могут возникнуть споры с проверяющими или партнерами.

Штраф по ст. 164 КУоАП за деятельность без госрегистрации в данном случае неприменим, поскольку невнесение изменений в сведения о ФЛП не означает, что он работает без госрегистрации. Но не исключено, что проверяющие могут считать иначе.

Итак, посетив госрегистратора (или нотариуса) и внеся новую фамилию в Госреестр, вы получите новую выписку из Госреестра. Кроме того, информация о новой фамилии автоматически попадет налоговикам и органам статистики. Но несмотря на это, некоторые документы придется обновлять «вручную».

Шаг 4. Перерегистрируем РРО. Если на момент смены фамилии у вас уже был РРО, то и его, и Книгу учета расчетных операций, зарегистрированную на него, нужно перерегистрировать.

На это у вас всего ничего: 5 рабочих дней после внесения изменений в Госреестр. В течение этого времени нужно подать налоговикам по месту регистрации РРО: заявления по форме № 1-РРО и № 1-КОРО с новой фамилией и пометкой «перерегистрация в связи со сменой фамилии», а также регистрационное удостоверение на РРО.

Перерегистрируют аппарат и Книгу в течение двух рабочих дней.

Шаг 5. Лицензии и другие разрешительные документы. Если вы занимаетесь лицензируемой деятельностью, то нужно в течение месяца переоформить лицензию. Иначе она потеряет силу (будет аннулирована), а за работу без лицензии в общем случае грозит админштраф от 17000 до 34000 грн. ( ст. 164 КУоАП)!

Для переоформления «алкогольной» лицензии дается всего 15 дней после внесения изменений в Госреестр.

Если же у вас есть другие разрешительные документы (например, разрешение на спецводопользование, разрешение от СЭС, пожарных и др.), то их тоже нужно переоформить. И на все это отведено всего 5 рабочих дней после внесения изменений в Госреестр, по истечении которых непереоформленные документы станут недействительными!

Чтобы не «попасться» за работу без разрешительных документов, поторопитесь и подайте в каждый из органов заявление о переоформлении разрешения (в связи со сменой фамилии), а также само разрешение ( ч. 8 ст. 4.1 Закона № 2806⁸). Переоформленный документ вы получите в течение 2 рабочих дней.

⁸ Закон Украины «О разрешительной системе в сфере хозяйственной деятельности» от 06.09.2005 г. № 2806-IV.

Шаг 6. НДС-перерегистрация. Разобравшись с разрешительными документами, сразу же принимайтесь за НДС. Тут нужно успеть перерегистрироваться в течение 10 рабочих дней с момента внесения изменений в Госреестр ( п. 4.1 Положения № 1130⁹).

⁹ Положения о регистрации плательщиков налога на добавленную стоимость, утвержденное приказом Минфина от 14.11.2014 г. № 1130.

Итак, подайте налоговикам заявление по форме № 1-ПДВ с отметкой «перерегистрация в связи со сменой фамилии». В нем укажите новую фамилию, а также заполните все разделы данными по состоянию на дату подачи заявления. В течение 3 рабочих дней вам проведут перерегистрацию.

Разумеется: если вы неплательщик НДС, этот шаг пропускаете.

В период перерегистрации в налоговых накладных (или корректировках) вы должны указывать обе свои фамилии: старую и новую. Реквизиты же плательщика НДС можете использовать старые ( п. 4.3 Положения № 1130).

Шаг 7. Изменяем электронную подпись (ЭЦП). Если у вас есть электронная цифровая подпись (на старую фамилию) и договор с налоговиками о признании электронных документов, то вам обязательно нужно оформить новую подпись (на новую фамилию) и перезаключить договор с налоговиками (категория 135.03 ЗІР). Плательщикам НДС имеет смысл с этим поторопиться.

Шаг 8. Если предприниматель на едином налоге… Предпринимателю нужно позаботиться о внесении новой фамилии в Реестр плательщиков единого налога. В течение месяца после внесения новой фамилии в Госреестр подайте налоговикам заявление о применении упрощенки в связи с изменением фамилии ( п. 298.4 НКУ). Опоздание чревато штрафом в размере 170 грн. ( п. 117.1 НКУ).

Бланк этого заявления утвержден приказом № 1675¹⁰. В нем делаете пометку в первой ячейке поля 5.3, а в поле 3 указываете свою новую фамилию.

¹⁰ Приказ Минфина «Об утверждении формы свидетельства плательщика единого налога и порядка выдачи свидетельства, формы и порядка представления заявления о применении упрощенной системы налогообложения и формы расчета дохода за предыдущий календарный год» от 20.12.2011 г. № 1675.

Шаг 9. Если предприниматель-общесистемщик… В отличие от единоналожников, общесистемщики никаких дополнительных заявлений не подают. Данные о них госрегистратор передает налоговикам, и они автоматически вносятся в базу.

Кстати, если у вас раньше была справка № 4-ОПП, то переоформлять ее уже не нужно. Сейчас факт постановки на учет в налоговой подтверждает не она, а выписка из Госреестра, которую вы получите у госрегистратора (категория 119.01 ЗІР).

Шаг 10. Меняем фамилию в Книге учета доходов (и расходов). В связи со сменой фамилии встает вопрос о замене Книги. К сожалению, в нормативке об этом ни слова. На сайте ГФСУ подобной консультации тоже нет.

На наш взгляд, регистрировать новую Книгу только из-за того, что предприниматель изменил фамилию, необязательно. Можно просто зачеркнуть старую фамилию, надписать новую, а рядом сделать пометку «исправленному верить», указать данные новой выписки из Госреестра и поставить подпись предпринимателя.

Впрочем, этот момент лучше уточнить в своей налоговой. Возможно, ваш инспектор пожелает сам внести исправления в Книгу, а быть может, и вовсе посоветует зарегистрировать новую. В последнем случае помните, что в новой Книге записи следует продолжать нарастающим итогом с начала года.

Шаг 11. Открываем новый счет в банке. При изменении фамилии старый счет закрывают и открывают новый — на новую фамилию ( п. 20.2 Инструкции № 492¹¹). Соответственно, придется потратиться на комиссию в связи с открытием счета.

¹¹ Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденная постановлением НБУ от 12.11.2003 г. № 492.

Шаг 12. Обновляем Ф. И. О. в договорах. Поскольку предприниматель изменил фамилию, ему нужно привести в порядок все договоры, которые были заключены на старую фамилию и еще продолжают действовать.

Для этого есть три способа:

1) письменно (с уведомлением о вручении) уведомить вторую сторону о том, что фамилия и реквизиты предпринимателя изменились, и приложить новую выписку из Госреестра (этот вариант подойдет, если такая процедура при смене наименования прямо прописана в договоре);

2) заключить допсоглашение к договору, в котором указать, что в связи со сменой фамилии предпринимателя стороны пришли к согласию внести изменения в Договор, заменив:

— по тексту Договора слова «ФЛП Синица Н. В.» на «ФЛП Грузь Н. В.»;

— банковские реквизиты сторон, изложив их в новой редакции (указываете реквизиты нового текущего счета).

И не забудьте упомянуть, что допсоглашение является неотъемлемой частью договора. Составляется оно в двух экземплярах: по одному для каждой стороны. Правда, некоторые сомневаются, что такое допсоглашение будет эффективным доказательством в суде в случае возникновения споров между партнерами. На наш взгляд, сомневаться не стоит.

Кстати, с помощью допсоглашений вы можете «исправить» и трудовые договоры с работниками. Уведомлять об этом налоговиков не нужно.

Если вы заключали трудовые договоры еще до 2015 года (т. е. они зарегистрированы в центре занятости), лучше составить не 2, а 3 экземпляра допсоглашения (третий подать в центр занятости).

Кстати, если речь идет о работниках, то помимо допсоглашения, нужно также внести изменения и в их трудовые книжки. На наш взгляд, для этих целей по аналогии можно руководствоваться п. 2.15 Инструкции № 58¹²: в графе 3 трудовой книжки указать «ФЛП Синица Н. В. с (дата) изменила фамилию на ФЛП Грузь Н. В.», в графе 4 — дату и номер приказа о смене фамилии (предприниматель может издать такой приказ в произвольной форме);

¹² Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минюста, Минтруда, Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58.

3) и наконец самый радикальный метод — расторгнуть существующие договоры и перезаключить новые — с новой фамилией и реквизитами предпринимателя. Если предприниматель и его партнеры согласны на такой шаг — пожалуйста. Конечно, это самый безупречный вариант в случае возникновения споров между сторонами. Но все-таки действующее законодательство не требует перезаключать договоры при смене наименования/фамилии предпринимателя или юрлица, а значит, такие договоры не теряют силу.

Кроме того, изменение фамилии не является существенным изменением обстоятельств, которое требует изменения договора ( ст. 652 ГКУ¹³). Тем более что предприниматель, с которым был заключен договор, никуда не делся, он остался прежним физлицом, о чем свидетельствует все тот же идентификационный код.

¹³ Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

Таким образом, перезаключение договоров при смене фамилии — это право сторон (добровольное), а не обязанность.