Отключить рекламу

Подпишитесь!


Бухгалтер 911, апрель, 2017/№17
Печатать

Ежегодный основной отпуск: предоставляем и оформляем

Ушакова Лилия, эксперт по вопросам оплаты труда, buhgalter911@mail.ua
Уже традиционно сезон отпусков открывают майские праздники. Поэтому предлагаем вам вспомнить азы предоставления и документального оформления ежегодных отпусков.
продолжительность отпуска, график отпусков, уведомление, изменения в график, перенос

Отпускная теория

Право на ежегодный основной отпуск имеют все работники, которые трудятся у вас на основании заключенного трудового договора, в том числе совместители (как внешние, так и внутренние), временные и сезонные работники.

Минимальная продолжительность ежегодного основного отпуска за отработанный рабочий год:

— для любого работника — 24 календарных дня;

— для работника — инвалида III группы — 26 календарных дней;

— для работника — инвалида I или II группы — 30 календарных дней;

— для работника младше 18 лет — 31 календарный день.

Продолжительность отработанного рабочего года исчисляют со дня заключения трудового договора.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной отпуск, включают:

1) время фактической работы (в том числе на условиях неполного рабочего времени) в течение рабочего года, за который предоставляется отпуск;

2) время, когда работник фактически не работал, но за ним согласно законодательству сохранялись место работы (должность) и зарплата полностью или частично (в том числе время оплаченного вынужденного прогула в связи с незаконным увольнением или переводом на другую работу);

3) время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) и ему выплачивалось пособие по государственному социальному страхованию;

На этом основании в «отпускной» стаж включают периоды отпуска в связи с беременностью и родами и временной нетрудоспособности.

4) время отпусков без сохранения зарплаты, предоставленных согласно ст. 25 и 26 Закона об отпусках. Исключение — период отпуска без сохранения заработной платы для ухода за ребенком от 3 до 6 (16, 18) лет;

5) время, за которое работники, принятые по переводу с другого предприятия, не использовали ежегодные отпуска на предыдущем месте работы и не получили за них денежную компенсацию;

6) время обучения с отрывом от производства продолжительностью менее 10 месяцев на дневных отделениях профессионально-технических учебных заведений, а также время обучения новым профессиям (специальностям) лиц, уволенных на основании п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗоТ;

7) другие периоды работы, предусмотренные законодательством.

Заметьте: отпуск для ухода за ребенком до 3 лет в «отпускной» стаж не учитывается.

Важно! По просьбе работника работодатель может (но не обязан) разделить ежегодный отпуск на части. При этом основная непрерывная часть такого отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней.

Неиспользованная часть (или несколько частей, если, например, работник разделил отпуск на три части: 14, 5 и 5 к. дн.) должна быть предоставлена работнику:

— до конца рабочего года, но не позже 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск;

— с любого дня недели, не зависимо от того, в какой из дней недели окончилась предыдущая неиспользованная его часть.

Очередность предоставления отпусков устанавливается графиком предоставления отпусков.

О дате начала отпуска работодатель обязан письменно предупредить работника не позднее чем за две недели до установленного графиком срока ухода в отпуск.

Важно! Отсутствие графика отпусков и уведомлений о дате начала отпуска грозит работодателю штрафом в размере 3200 грн. на основании абз. 8 ч. 2 ст. 265 КзоТ*.

* В развитие темы прочитайте статью «Отсутствие графика отпусков и уведомлений о начале отпуска: хождение по лезвию бритвы» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 15).

Так что все внимание на документальное оформление отпусков!

Документальное оформление

Процедура оформления отпусков начинается с составления графика предоставления отпусков. Форма — произвольная.

В идеале при составлении графика должны быть учтены как интересы работодателя, так и личные интересы работников и возможности их отдыха. Составляя график отпусков, помните о работниках, которым вы обязаны предоставить отпуск в любое удобное для них время (см. ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках, другие законы, коллективный или трудовой договор).

В график включите не только ежегодные основные отпуска текущего года, но и:

— ежегодные дополнительные отпуска и дополнительные отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — инвалида с детства подгруппы А I группы ( ст. 19 Закона об отпусках);

— ежегодные отпуска и отпуска на детей, не использованные в прошлом году.

Как правило, в графике не указывают конкретную дату ухода работника в отпуск, а устанавливают месяцы начала и окончания отпуска.

Хотя при желании в графике вполне могут быть проставлены точные «отпускные» даты.

Важно! Если отпуск делится на части, это также указывают в графике.

Составленный график согласуют с профкомом, действующим на предприятии, или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом. После этого его утверждает руководитель предприятия.

Утвержденный график доводят до сведения всех работников, лучше под подпись (для этого в нем, например, можно предусмотреть отдельную графу «Подпись работника»).

Приведем фрагмент такого графика. Ведь лучше один раз увидеть !

О конкретной дате начала ежегодного отпуска (в пределах месяцев, указанных в графике) работодатель обязан предупредить работника не позднее чем за две недели до установленного графиком срока. Сделать это можно двумя способами: 1) составив и вручив работнику уведомление о дате начала отпуска; 2) ознакомив работника с приказом о предоставлении ему отпуска.

Уведомление о начале отпуска составляют в произвольной форме. Например, оно может выглядеть вот так:

Следующий этап документального оформления предоставления отпусков — составление приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска. Его типовая форма № П-3 утверждена приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489 (ср. 025069200). Основанием для составления такого приказа (распоряжения) является утвержденный график отпусков на соответствующий год. Требовать от работников заявления о предоставлении отпуска не нужно.

И не забудьте информацию о предоставлении отпуска отразить в разделе IV «Отпуска» личной карточки работника.

Имейте в виду! Утвержденный график отпусков обязателен как для работников, так и для их работодателя. Внесение изменений в график возможно исключительно после согласования таких изменений всеми заинтересованными сторонами. То есть, например, если работник желает по каким-либо причинам изменить период ухода в отпуск, утвержденный в графике отпусков, то он должен в заявлении на имя руководителя предприятия указать такие причины и желаемый период ухода в отпуск.

После согласования желаемого периода отпуска издается приказ о внесении изменений в график отпусков. Дальше все зависит от формы графика предоставления отпусков, который используется на предприятии. Если она похожа на приведенную выше, то информацию о переносе отпуска (дату и номер приказа) можно указать в графе «Примечание».

Также изначально при составлении графика отпусков можно предусмотреть в нем графу «Перенос отпуска».

И в заключение еще один важный момент. Ежегодный отпуск по инициативе работодателя может быть перенесен на другой период только в случае, когда его предоставление в ранее оговоренный срок может неблагоприятно сказаться на нормальной работе предприятия. При этом обязательно должны быть соблюдены следующие условия: 1) работник должен дать письменное согласие на перенос отпуска; 2) перенос должен быть согласован с профкомом, действующим на предприятии, или другим уполномоченным представителем трудового коллектива; 3) часть отпуска продолжительностью не менее 24 календарных дней должна быть предоставлена в текущем рабочем году.

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться