«Кадровая азбука»: если в трудовую книжку закралась ошибка

Кто и каким образом исправляет?

Исправлять ошибки в записях в трудовых книжках работников могут только работодатели, которые, собственно, такие неточные записи допустили. Нет работодателя (ликвидирован, «разрегистрировался»)? Тогда «бремя исправления» ложится на плечи правопреемника. Если его нет — вышестоящей организации, если и ее не существует — облархива, госархива.

Новый работодатель обязан лишь поспособствовать работнику решить возникшую проблему.

С «кто исправляет» разобрались. Осталось выяснить, каким образом .

Начнем с основного правила. Ранее внесенные неточные или неправильные записи в разделах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» и «Відомості про заохочення» трудовой книжки зачеркивать запрещено! Способ исправления «зачеркнул — вписал новое» допустимо использовать (при необходимости) только при корректировке сведений, приведенных на титульном листе. А вот для исправления записей во внутреннем блоке трудовой книжки п. 2.10 Инструкции № 58* предусмотрена своя специальная процедура. Рассмотрим ее на конкретных ситуациях.

* Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников от 29.07.1993 г. № 58.

Ошибка в нумерации

Ситуация 1. В графе 1 раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки нарушена нумерация записей. Например, после записи № 8 от 16.01.2017 г. следует другая запись с тем же № 8, но уже от 30.06.2017 г.

Увы, но порядок исправления таких ошибок в Инструкции № 58 не прописан . По нашему мнению, нужно действовать так. Укажите: в графе 1 — следующий порядковый номер (в данной ситуации — «9»); в графе 2 — дату внесения исправлений; в графе 3 — номер записи, которая является недействительной (в данной ситуации — № 8 от 30.06.2017 г., а затем — текст правильной записи); в графе 4 повторите дату и номер приказа (распоряжения) работодателя.

Приведем образец заполнения трудовой книжки в этом случае (см. рис. 1).

Рис. 1. Исправляем ошибку, описанную в ситуации 1

Ошибка в дате

Ситуация 2. В графе 2 раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки проставлена неверная дата приема на работу (перевода, увольнения).

К сожалению, и в этом случае Инструкция № 58 не дает ответа кадровикам, как исправить такую ошибку. По нашему мнению, следует поступать так. Укажите: в графе 1 — очередной номер, следующий по порядку за номером последней записи; в графе 2 — дату внесения исправлений; в графе 3 вначале напишите: «Запис за № таким-то недійсний», а затем повторите запись о приеме на работу с указанием здесь же в тексте правильной даты приема; в графе 4 — дату и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого изначально в трудовой книжке была сделана запись. То есть повторите здесь реквизиты приказа из неверной записи.

Приведем образец заполнения трудовой книжки в этом случае (см. рис. 2).

Рис. 2. Исправляем ошибку, описанную в ситуации 2

В приказе — одно, в «трудовой» — другое

Ситуация 3. В графе 3 раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки запись не соответствует содержанию приказа о приеме на работу (допущена ошибка при внесении записи).

Как исправить? Укажите: в графе 1 — очередной номер, следующий по порядку за номером последней записи; в графе 2 — дату внесения изменений; в графе 3 — номер записи, которая является недействительной, а затем — текст правильной записи (т. е. графу 3 начните фразой: «Запис за № таким-то недійсний», а продолжите корректным вариантом записи: «Прийнятий за такою-то професією (посадою)»); в графе 4 — дату и номер приказа (распоряжения) работодателя о приеме на работу, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

Приведем образец заполнения трудовой книжки в этом случае (см. рис. 3).

Рис. 3. Исправляем ошибку, описанную в ситуации 3

Ошибка в приказе и «трудовой»

Ситуация 4. В приказе о приеме на работу (от 13.04.2017 г. № 25-ос) наименование должности не соответствует штатному расписанию. Ошибка выявлена после внесения сведений о приеме на работу в трудовую книжку работника. Издан приказ (от 10.07.2017 г. № 60-ос) о внесении изменений в пункт приказа, в котором неверно указано название должности работника.

Действуем так: в графе 1 указываем очередной номер, следующий по порядку за номером последней записи; в графе 2 — дату внесения изменений; в графе 3 указывают: «Запис за № таким-то недійсний», а продолжают корректным вариантом записи: «Прийнятий за такою-то професією (посадою)», где и указывают правильное наименование должности; в графе 4 — дату и номер уточняющего приказа (распоряжения) работодателя.

Приведем образец заполнения трудовой книжки в этом случае (см. рис. 4).

Рис. 4. Исправляем ошибку, описанную в ситуации 4

Ошибка в наименовании предприятия

Ситуация 5. В графе 3 раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки наименование предприятия вписано с ошибкой. Вместо «Приватне акціонерне товариство «Мотор» указано «Приватне підприємство «Мотор». Ошибку обнаружили сразу.

Порядок исправления такой ошибки не прописан в Инструкции № 58. На практике исправляют следующим образом. После неправильной записи делают запись в графе 3: «Запис «Приватне підприємство «Мотор» недійсний. Приватне акціонерне товариство «Мотор». Нумеровать эту исправительную запись не нужно.

Приведем образец заполнения трудовой книжки в этом случае (см. рис. 5).

Рис. 5. Исправляем ошибку, описанную в ситуации 5

Ошибка в реквизитах документа

Ситуация 6. В графе 4 раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки указаны неверные реквизиты приказа о приеме на работу (переводе, увольнении).

Считаем, что эту ошибку нужно исправлять так: в графе 1 укажите очередной номер, следующий по порядку за номером последней записи; в графе 2 — дату внесения исправлений; в графе 3 — номер записи, которая является недействительной, затем — текст правильной записи (т. е. в графе 3 напишите: «Запис за № таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)»); в графе 4 — правильные реквизиты приказа. Приведем образец заполнения трудовой книжки в этом случае (см. рис. 6).

Рис. 6. Исправляем ошибку, описанную в ситуации 6

Ошибка обнаружена после увольнения

Ситуация 7. Неверная запись в трудовой книжке, сделанная прежним работодателем, обнаружена после приема на работу к новому работодателю.

Исправительную запись должно будет сделать то предприятие, которое внесло в трудовую книжку работника неверную запись (см. п. 2.6 Инструкции № 58). Поэтому, если на момент ее выявления работник уже трудится у нового работодателя, такая исправительная запись может быть внесена в трудовую книжку работника только после его увольнения от этого работодателя, когда книжка окажется на руках у работника. В этом случае прежний работодатель действует так: (1) снова вписывает в трудовую книжку в виде заголовка наименование предприятия-работодателя; (2) вносит исправляющую запись; (3) заверяет исправляющую запись подписью должным образом (см. рис. 7).

Рис. 7. Исправляем ошибку, описанную в ситуации 7

«Привет» из суда

Ситуация 8. По решению суда работник восстановлен на прежней работе.

В этом случае после записи об увольнении укажите: в графе 1 — порядковый номер записи; в графе 2 — дату внесения записи; в графе 3 — исправительную запись: «Запис за № таким-то є недійсним. Поновлений на попередній роботі»; в графе 4 — реквизиты приказа о восстановлении работника на работе.

Ситуация 9. Суд изменил основание увольнения работника.

Действуйте так: после записи об увольнении в трудовой книжке в графе 1 укажите порядковый номер записи; в графе 2 — дату внесения записи; в графе 3 — «Запис за № таким-то є недійсним. Звільнений…» и приводите новую формулировку; в графе 4 — реквизиты приказа об изменении основания увольнения.

Пример записи в графе 3: «Запис за № 8 є недійсним. Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України, 13.01.2017».