Отключить рекламу

Подпишитесь!


Бухгалтер 911, май, 2017/№21
Печатать

«У нас длинные руки»: вправе ли директор подписывать документы, находясь в отпуске?

Беляева Елена, налоговый эксперт, buhgalter911@mail.ua
Законодательством нечетко урегулирован вопрос исполнения руководителем своих обязанностей, в частности, во время нахождения в отпуске. На практике в таких случаях часто делегируют полномочия по подписанию договоров, отчетных и иных документов другим лицам. Насколько это правильно и может ли повлечь за собой негативные последствия? Давайте разбираться.
оформление документов

Основные риски

Директор — это исполнительный орган предприятия, права/обязанности которого прописаны прежде всего в ГКУ и других актах гражданского законодательства.

При этом в них нет ни слова о приостановлении полномочий директора на время отпуска .

Видимо, это и побудило Госпредпринимательства высказаться, что в данном промежутке времени директор может продолжать выполнять свои обязанности (в том числе и подписывать документы) — кроме случаев, если на это время полномочия передали его заместителю (см. письмо от 17.10.2014 г. № 8361).

На наш взгляд, вывод письма безусловно справедлив только в том случае, если функции по управлению предприятием выполняет лично собственник без оформления трудового договора.

Опять же, вариант это не для активно действующего предприятия*.

* Дополнительную информацию по этой теме вы можете найти в статье «Предприятием управляет лично учредитель/собственник: возможно ли это?» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 10).

Если же трудовой договор (включая трудовой контракт) с директором заключен, то на него, как на наемного работника, распространяются общие положения трудового законодательства.

К последним относится и невозможность выполнения трудовых обязанностей в период нахождения в отпуске — разве что, как исключение, путем отзыва из отпуска. Такой подход поддерживает Минсоцполитики, и оснований для его оспаривания мы не видим.

См. письмо от 17.10.2016 г. № 376/06/186-16.

При этом чиновники справедливо уточнили, что на время отпуска директора его полномочия может выполнять заместитель. Причем заметим: такой заместитель может являться как штатным (должность предусмотрена штатным расписанием), так и временным (в таком случае функции временного заместительства возлагаются приказом по предприятию).

Порядок временного заместительства урегулирован древним, но все еще действующим разъяснением от 29.12.65 г. № 30/39.

Если же этот порядок нарушить, то предприятие столкнется с рядом рисков — налоговых и коммерческих.

Налоговые риски связаны с потенциальными придирками налоговиков к тому, что во время отпуска директор не мог подписать те или иные документы (т. е. по факту их подписало другое лицо) и в итоге снять расходы по операциям, которые ими оформлялись.

Возможно, кому-то это может показаться надуманным, но при проверках контролеры нередко глубоко копают содержание первичных документов и исследуют в том числе и их связь друг с другом. И если проверяющие найдут основания, чтобы признать операцию нереальной, они такую возможность не упустят.

Опять же, умышленное внесение в официальные документы, в том числе и в налоговую отчетность, заведомо ложных данных (в частности, о лице, которое их подписывает) считается служебным подлогом и, в общем-то, уголовным преступлением согласно ст. 366 УКУ.

Что касается коммерческих рисков, то они связаны с потенциальными основаниями для признания сделки недействительной. В отличие от налоговых рисков, они не столь существенны, но списывать их со счетов не нужно.

Назначаем заместителя: пробежка по вариантам

Теперь коснемся процедуры назначения заместителя.

Строго говоря, право директора назначать заместителя (или сразу же лицо, которое будет выполнять данные функции) нужно прописать в учредительных документах — в частности, в уставе.

Это связано с тем, что на время отсутствия директора заместитель по факту выполняет роль исполнительного органа — при этом по закону право назначать и отзывать его принадлежит лишь общему собранию.

Также заметим, что если вопрос с лицом, которое будет выполнять роль заместителя, был решен еще на этапе создания предприятия, сведения о нем стоит внести в ЕГР — как о лице, которое вправе подписывать документы от имени предприятия без доверенности ( п. 13 ч. 2 ст. 9 Закона № 755**).

** Закон Украины «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований» от 15.05.2003 г. № 755-IV.

В теории решение относительно заместителя может быть принято отдельным решением общего собрания. Но учитывая периодичность и сложность их проведения, целесообразнее все же фиксировать этот вопрос в учредительных документах.

Полномочия директора могут быть переданы другому лицу разными способами. Рассмотрим наиболее распространенные из них.

1. Назначить другое лицо исполняющим обязанности директора. Это так называемое временное заместительство.

Данный способ удобен тем, что заместитель автоматически получает все полномочия (и соответственно ответственность) директора предприятия, предоставленные ему уставом или решением высшего органа управления предприятия. Однако таковым можно назначить только штатного работника предприятия.

При данном способе директор предприятия издает соответствующий приказ (если у него есть такое право) либо вышестоящий орган управления предприятия принимает соответствующее решение.

2. Возложить на постоянной основе на определенное должностное лицо выполнение некоторых или всех обязанностей директора во всех случаях его временного отсутствия. Например, на первого заместителя или главного инженера.

В таком случае следует внедрить соответствующую должность в штатное расписание и/или зафиксировать такие функции в должностных инструкциях определенных работников.

3. Возложить выполнение определенных функций директора на конкретное лицо путем заключения договора поручения и/или выдачи доверенности.

Причем такое лицо может и не быть работником предприятия.

Напомним: по договору поручения поверенный обязуется совершить от имени и за счет доверителя определенные юридические действия, которые создают, изменяют, прекращают гражданские права и обязанности доверителя, т. е. предприятия ( ч. 1 ст. 1000 ГКУ).

При этом в таком случае предприятие должно выдать доверенность на совершение юридических действий, предусмотренных договором поручения ( ч. 1 ст. 1007 ГКУ).

Здесь важно понимать, что доверенностью все функции директора переданы быть не могут.

Этот способ передачи полномочий может использоваться для представительства перед третьими лицами (в частности, при подписании договоров). Но такое лицо, к примеру, не сможет заменить директора в рамках трудовых отношений с работниками и для решения других внутренних вопросов предприятия.

Подписание налоговой отчетности

И в заключение пару слов о подписании налоговой отчетности в период временного отсутствия руководителя.

Как разъясняют налоговики (см. категории 135.02, 135.03 ЗІР, письмо МГУ ГФС — Центральный офис по обслуживанию крупных плательщиков от 12.11.2015 г. № 25302/10/28-10-06-11), в случае отсутствия руководителя по уважительной причине «бумажная» декларация может быть подписана другим уполномоченным лицом.

При этом вместе с декларацией необходимо подать документы, подтверждающие полномочия такого лица (учредительные документы, приказы, распоряжения и т. д.).

Если вы подаете отчетность в электронном виде, то на заместителя нужно получить ЭЦП.

Что подтверждается, в частности, в разделе 135.03 ЗІР.

О получении ЭЦП лицом, временно заменяющим руководителя, нужно уведомить налоговиков. Для этого руководитель заранее должен направить через электронный сервис уведомление (код формы J(F)1391102) с информацией о новом сертификате. К уведомлению прилагают сертификаты ответственных лиц, указанных в уведомлении. Уведомление подписывается ЭЦП этих ответственных лиц. Также сформированное уведомление обязательно подписывается ЭЦП руководителя, сертификат которого на момент получения уведомления уже значится в системе подачи электронных документов как действующий сертификат руководителя предприятия.

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться