Пенсионная и ЕСВ-отчетность: исправляем ошибки в персональных данных

Условно все ошибки в пенсионной и ЕСВ-отчетности работодателей можно разделить на два вида: несуммовые ошибки (корректировки персональных данных или их дополнения) и ошибки в суммовых показателях (база начисления ЕСВ, сумма ЕСВ).

Цель сегодняшней статьи — научиться исправлять ошибки, допущенные в пенсионной или ЕСВ-отчетности при внесении персональных данных застрахованных лиц.

Перечислим реквизиты, при заполнении которых страхователи чаще всего допускают несуммовые ошибки:

— гражданство лица (реквизит «Громадянин України»);

— код категории застрахованного лица (реквизит «Код категорії ЗО»);

— регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов или серия и номер паспорта (для физических лиц, имеющих отметку в паспорте о праве осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта) (реквизит «Податковий номер або серія та номер паспорта»);

— Ф. И. О. застрахованного лица (реквизит «Прізвище, ім’я, по батькові ЗО»);

— количество календарных дней пребывания в трудовых/гражданско-правовых отношениях (дата начала/окончания трудовых/гражданско-правовых отношений), временной нетрудоспособности, отпусков без сохранения зарплаты и в связи с беременностью и родами;

— код основания для исчисления стажа отдельным категориям лиц в соответствии с законодательством (специальный стаж) (реквизит «Код підстави для обліку спецстажу») и т. п.

Важно! Порядок исправления ошибки в персональных данных зависит от периода, в котором она была допущена.

Дело в том, что учет застрахованных лиц и персонифицированный учет сведений о суммах заработной платы (дохода) и страховых взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование за период до 1 января 2010 года ведется согласно Порядку № 7-6*. Вопросы о предоставлении отчета в органы ПФУ за отчетный период с 1 января 2010 года до 1 января 2011 года и об исправлении ошибок в этих периодах регулирует Порядок № 26-1**. А на сегодняшний день формирование и предоставление страхователями отчета о суммах начисленного ЕСВ осуществляются согласно Порядку № 435***.

* Утвержден постановлением правления ПФУ от 10.06.2004 г. № 7-6.

** Утвержден постановлением правления ПФУ от 05.11.2009 г. № 26-1.

*** Утвержден приказом Минфина от 14.04.2015 г. № 435.

Что ж, давайте рассмотрим, как действовать бухгалтеру, если он выявил ошибку, которая была допущена в прошлых отчетных периодах.

Ошибка допущена в отчетных периодах до 2010 года

При исправлении несуммовой ошибки в пенсионной отчетности, поданной за отчетные периоды до 2010 года, руководствуемся Порядком № 7-6.

Несмотря на то, что этот документ отменен, его используют при исправлении ошибок, допущенных за периоды до 2010 года (см. п. 2 постановления № 25-2****).

**** Постановление правления ПФУ от 03.12.2013 г. № 25-2.

Чтобы исправить несуммовую ошибку (ошибку в Ф. И. О. застрахованного лица, регистрационном номере учетной карточки налогоплательщика (идентификационном номере)), работодатель:

во-первых, подает в соответствующий территориальный орган ПФУ заявление в произвольной форме с просьбой провести проверку в связи с обнаруженной ошибкой в персональных данных работника за периоды до 2010 года;

во-вторых, по результатам проведенной проверки заполняет необходимые корректирующие и/или отменяющие документы по обнаруженным недостоверным данным о застрахованном лице.

Учтите, что на основании:

— формы ІНДАНІ с отметкой «коригуюча» в системе персонифицированного учета происходит технологическая замена предварительно накопленных сведений в учетной карточке лица на актуальные сведения;

— формы ІНДАНІ с отметкой «скасовуюча» недостоверные сведения учетной карточки исключаются из перечня актуальных для использования, но остаются в электронном архиве для сохранения истории отчетности.

Важно! Если некорректными оказались такие ключевые реквизиты первичного отчета, как код страхователя, отчетный год, номер учетной карточки застрахованного лица, код категории застрахованного лица, код основания для специального стажа, то страхователь одновременно подает «скасовуючу» (полностью повторяет все ранее отраженные сведения относительно застрахованного лица) и «коригуючу» (указывает правильные сведения о застрахованном лице) формы ІНДАНІ;

в-третьих, заполненные формы ІНДАНІ сопровождает Ярлыком-распиской и подает в соответствующий территориальный орган ПФУ.

Ошибка допущена в отчетных месяцах 2010 года

Ошибки, допущенные в персональных данных работника за месяцы 2010 года, исправляем в соответствии с Порядком № 26-1, заполняя форму отчета, действовавшую в 2010 году.

Важно! Если страхователем была допущена ошибка в Ф. И. О. застрахованного лица, данных о начале или прекращении трудовых отношений, он действует таким образом:

во-первых, сообщает в орган ПФУ об ошибке, подав заявление с просьбой провести проверку периода, в котором была обнаружена ошибка (абзац третий п. 2 постановления № 25-2);

во-вторых, по результатам проведенной проверки формирует таблицу 5 приложения 4 к Порядку № 26-1 с отметкой «коригуюча» за тот месяц 2010 года, в котором была допущена ошибка, с правильными данными о застрахованном лице (в таблицу вносятся все реквизиты, а не только откорректированные).

Отметим, что на основании поданной таблицы 5 приложения 4 к Порядку № 26-1 с отметкой «коригуюча» будет проведена технологическая замена предварительно накопленных данных в учетной карточке лица на актуальные данные.

Обращаем внимание: даже если ошибка в Ф. И. О. работника продублирована в других таблицах (6, 7 или 8) отчета, отдельно исправлять их не нужно;

в-третьих, сопровождает заполненную таблицу 5 с отметкой «коригуюча» Перечнем таблиц отчета и подает в ПФУ.

Теперь рассмотрим, как действовать страхователю в ситуации, когда была допущена ошибка в коде страхователя, отчетном месяце, номере учетной карточки застрахованного лица (идентификационном номере), коде основания для исчисления спецстажа. Чтобы исправить такую ошибку, страхователь:

во-первых, информирует орган ПФУ об обнаруженной ошибке и подает заявление с просьбой провести проверку периода, в котором была обнаружена ошибка;

во-вторых, формирует соответствующую таблицу (5, 6, 7 или 8) приложения 4 к Порядку № 26-1 с отметкой «скасовуюча» за тот отчетный период 2010 года, в котором была допущена ошибка в указанных выше реквизитах, повторяя неправильные реквизиты. На основании поданных документов с отметкой «скасовуюча» недостоверные данные учетной карточки исключаются из перечня действующих для использования, но остаются в электронном архиве для сохранения отчетности;

в-третьих, формирует соответствующую таблицу со статусом «початкова» с правильными реквизитами;

в-четвертых, составляет и прилагает к таблицам Перечень таблиц отчета, отметив в реквизите «Звіт за місяць» тот месяц, в отчете за который допущена ошибка.

Готовый отменяющий отчет работодатель подает в управление ПФУ. Теперь осталось разобраться с ошибками в персональных данных, допущенных в ЕСВ-отчетности.

Ошибка допущена в отчетных месяцах начиная с января 2011 года

Несуммовые ошибки, допущенные в ЕСВ-отчетности, исправляем согласно Порядку № 435. Исправление отражаем в действующей на сегодня форме № Д4. Однако при оценке правильности заполнения отчетов по ЕСВ, поданных в период:

— с 01.01.2011 г. по 30.09.2013 г., используем Порядок, утвержденный постановлением правления ПФУ от 08.10.2010 г. № 22-2;

— с 01.10.2014 г. по 30.04.2015 г. — Порядок, утвержденный приказом Миндоходов от 09.09.2013 г. № 454;

— с 01.05.2015 г. по настоящее время — Порядок № 435.

В общем случае ошибки в персональных данных работника исправляем, руководствуясь пп. 2 и 6 разд. V Порядка № 435, через «скасовуючу» и «початкову» таблицы. То есть работодатель, который обнаружил ошибку в персональных данных застрахованного лица:

во-первых, формирует отменяющий отчет по форме № Д4 за тот отчетный период, в котором была допущена ошибка. Этот отчет должен содержать (1) Перечень таблиц отчета, (2) соответствующую таблицу со статусом «скасовуюча» с ошибочными сведениями на застрахованное лицо и (3) соответствующую таблицу со статусом «початкова» с правильными сведениями на это лицо;

во-вторых, подает готовый отчет в ГНИ по месту учета.

Исключение из этого правила — исправление ошибки в Ф. И. О. застрахованного лица. В этом случае следует учесть, что ПФУ берет данные о физическом лице из последнего поданного отчета. Поэтому, если работник, в Ф. И. О. которого была допущена ошибка:

— продолжает работать на предприятии, то работодатель в таблице 6 формы № Д4 в отчетном месяце, в котором обнаружили ошибку, показывает работника с правильными (новыми) Ф. И. О.;

— уволился в связи с выходом на пенсию (в том числе по инвалидности), то работодатель действует так. Формирует на этого работника таблицы 5, 6 и 7 (если заполняли) со статусами «скасовуюча» с ошибочными данными и «початкова» с правильными Ф. И. О. за последний отчетный месяц, в котором были начисления бывшему работнику, и перечень таблиц к ним.

Отчеты несите в ГНИ;

— уволился по другим причинам, например, решил изменить место работы, то ничего делать не нужно. В месяце приема на другую работу его новый работодатель заполнит на этого работника строки в форме № Д4 с правильными Ф. И. О., но с тем же налоговым номером. И дальше он будет значиться в базе под правильными Ф. И. О.

Как видите, исправить ошибки в персональных данных работников очень просто. Поэтому не накапливайте их! Ведь такие ошибки могут повлиять на правильность исчисления страхового, пенсионного стажа работников и размер их пенсии.

Кроме того, исправленная несуммовая ошибка может спасти должностных лиц работодателя (физическое лицо — предпринимателя) от админштрафа по ст. 165¹ КУоАП.