Таблица 5 ЕСВ‑отчета: «трудности перевода» и другие вопросы

Принимаем-увольняем в одном месяце

На такого работника в таблице 5 формируем одну строку, проставляя, среди прочего:

— в графе 11 — дату начала и окончания трудовых отношений;

— в графах 12 — 15 — информацию о его профессиональном названии работы + коды и должность;

— в графе 16 — через запятую реквизиты приказов о приеме на работу и об увольнении;

— в графе 17 — основание увольнения (соответствующую статью КЗоТ).

Переводим-увольняем в одном месяце

Из условий заданного вопроса мы видим, что у работодателя произошло два события в течение одного отчетного месяца: работника перевели на другую должность; с работником расторгнут трудовой договор.

При переводе работника на другую должность и увольнении в течение месяца (как в нашем случае) в таблице 5 ЕСВ-отчета за этот месяц на застрахованное лицо надо сформировать две строки:

1 — со сведениями по должности, с которой переведен работник, и даты окончания работы на этой должности (учтите, что графа 17 в данном случае не заполняется, так как работник не уволен, а переведен на другую должность);

2 — с указанием даты начала работы на «новой» должности и даты увольнения. В ней в обычном порядке показываем дату начала работы и дату увольнения (графа 11), приказ о переводе и приказ на увольнение (графа 16) и основание увольнения (графа 17).

При отражении перевода и увольнения графы 12 — 16 обеих строк должны быть заполнены.

Образец заполнения таблицы 5 ЕСВ-отчета приведем ниже.

Фрагмент заполнения таблицы 5 ЕСВ-отчета за май 2019 года

Принимаем-переводим в одном месяце

Из условий заданного вопроса мы видим, что у работодателя произошло два события в течение одного отчетного месяца: с 02.05.2019 г. с работником заключен трудовой договор (1-е событие), а с 20.05.2019 г. его перевели на другую должность (2-е событие).

Информацию о переводе работника на другую должность или работу у того же страхователя нужно отражать в таблице 5 в том же порядке, как и о принятии на работу (п. 8 разд. IV Порядка № 435*). При этом если перевод на другую должность или работу проводится не с 1-го числа отчетного месяца, в таблице 5 на застрахованное лицо формируем две строки: первую — со сведениями по предыдущей должности и с последним днем работы на ней (графа 11 «дата закінчення»); вторую — с указанием должности, на которую переведен работник, и даты начала работы на этой должности (графа 11 «дата початку»). Учтите: дата окончания работы по «старой» должности и дата начала работы по «новой» должности не могут быть одинаковыми. По обеим строкам обязательно должны быть заполнены графы 12 — 16! В графе 16 «Документ-пiдстава про початок роботи…» и в одной, и во второй строке нужно указывать приказ (номер и дату), на основании которого произошел перевод работника на другую должность.

* Порядок формирования и предоставления страхователями отчета о суммах начисленного ЕСВ, утвержденный приказом Минфина от 14.04.2015 г. № 435.

Обращаем внимание, графу 17 по строкам с информацией о переводе не заполняем. Указывать в ней слово «перевод» не нужно. Таким образом, в отчете за май 2019 года в рассматриваемой ситуации на работника в таблице 5 надо сформировать три строки. Как они будут заполнены, смотрите ниже.

Фрагмент заполнения таблицы 5 ЕСВ-отчета за май 2019 года

Перевод на должность с 1-го числа месяца

Как отражать в таблице 5 ЕСВ-отчета ситуацию, когда работник был переведен на должность с 1-го числа месяца, мы объясняли в статье «Таблица 5 Отчета по ЕСВ: отвечаем на вопросы» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 38). А если вы уже успели ошибиться, о порядке исправления такой ошибки см. в статье «Ошибка в таблице 5 Отчета по ЕСВ: как исправить?» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 3).

Приводим в соответствие с Классификатором

Сведения об изменении наименования должности в связи с приведением ее наименования в соответствие с Классификатором профессий в таблице 5 не отражаем.

Поясним. Если у вас изначально работник был принят на «левую» должность (которой нет в Классификаторе), то вы (1) издаете приказ о внесении изменений в приказ о его приеме на работу, (2) на основании этого приказа в трудовой книжке работника следующим порядковым номером делаете запись: «Запис за № таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)».

Если у вас работник был принят на соответствующую должность, но затем изменилось ее профессиональное наименование в связи с введением изменений (дополнений) в Классификатор, то (1) издаете приказ об изменении наименования должности и (2) отражаете это в трудовой книжке работника.

То есть в обоих случаях у работника изменится только наименование должности без изменения его должностных обязанностей. Вместе с тем согласно постановлению Пленума ВСУ «О практике рассмотрения судами трудовых споров» от 06.11.92 г. № 9 переводом на другую работу считается поручение работнику работы, не соответствующей специальности, квалификации или должности, определенной трудовым договором (см. п. 31). Таким образом, если по работнику, кроме наименования должности, ничего не изменилось, — это не перевод.

Продление отпуска до 6 лет

Отпуск без сохранения зарплаты для ухода за ребенком до 6 лет работодатель может предоставлять только на период действия справки по форме № 080-1/о, утвержденной приказом Минздрава от 11.06.2012 г. № 430. По истечении срока, на который выдана справка, лицо, для того чтобы в дальнейшем находиться в таком отпуске, должно получить новую справку на новый срок. На основании новой справки, а также заявления матери работодатель издает приказ на продление соответствующего отпуска.

В месяце продления отпуска до 6 лет таблицу 5 ЕСВ-отчета заполнять не нужно, поскольку он не прерывается.

Отпуск до 3 лет → ежегодный → до 6 лет

Таблица 5. В данной ситуации в таблице 5 ЕСВ-отчета за май 2019 года на такую работницу заполняете 2 строки, где указываете:

в первой — информацию об окончании отпуска по уходу за ребенком до 3 лет. В данной ситуации в графе 16 нужно указать приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 3 лет;

во второй — информацию о начале отпуска по уходу за ребенком до 6 лет.

Досрочный выход на работу: с прерыванием отпуска до 3 лет и без

В данном случае в таблице 5 заполняем одну строку об окончании отпуска по уходу за ребенком до 3 лет;

В данном случае таблицу 5 не заполняем. При выходе на работу на условиях неполного рабочего времени отпуск до 3 лет не прерывался, т. е. нет факта его окончания.

Увольнение в отпуске до 3 (6) лет

В таблице 5 на работницу формируйте две строки:

1) об окончании отпуска до 3 лет (категория лица — 6). При этом: в графе 11 ставим дату прекращения такого отпуска в связи с увольнением (ставим дату увольнения); а в графе 16 — номер и дату приказа, на основании которого произошло увольнение;

2) об увольнении (категория лица — 1), проставляя, в частности: в графе 11 дату увольнения; в графе 16 повторяем второй раз номер и дату приказа, на основании которого произошло увольнение; в графе 17 — основание увольнения, норму КЗоТ — ст. 38.

Увольнение по окончании отпуска до 3 (6) лет

В таблице 5 на работницу формируйте две строки:

1) об окончании отпуска по уходу за ребенком до 3 лет (категория лица — 6). При этом в графе 16 указываете номер и дату приказа о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 3 лет;

2) об увольнении (категория лица — 1), проставляя в графе 16 номер и дату приказа, на основании которого произошло увольнение, а в графе 17 — основание увольнения (норму КЗоТ — ст. 38).