«Автомобильные» вопросы: форма № 4-мтп и маршрут в путевом листе

Нужен ли маршрут в путевом листе?

Начнем с того, что путевой лист — уже давно не обязательный атрибут первичного учета на предприятии. Но в то же время документальное подтверждение списания горючего, как всегда, необходимо (в том числе, чтобы оградить себя от желания проверяющих признать неправомерными расходы по списанию горючего). Для этих целей многие продолжают использовать старую форму путевого листа (ныне отмененную) либо же разрабатывают на ее основании документ-аналог, «вручную» добавляя или удаляя в/из нее те или иные реквизиты.

И налоговики, и суды указывают на то, что первичный документ — аналог путевого листа должен содержать обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Поэтому если в документе не заполнены некоторые реквизиты, но обязательные реквизиты заполнены, такой первичный документ нельзя признавать недействительным.

При этом, к примеру, такой обязательный реквизит первичного документа, как «содержание и объем хозяйственной операции», а именно то, какую детализацию он должен давать, — это предмет суждений.

Судебная практика свидетельствует о том, что налоговики «критично» относятся к путевым листам, не позволяющим идентифицировать направление использования указанного горючего в хозяйственной деятельности — в которых отсутствуют точные маршруты движения транспортных средств, время работы, показатели спидометров, марки горючего, подписи ответственных лиц и т. д. (см., к примеру, постановление Хмельницкого окружного админсуда от 16.11.2015 г. по делу № 822/6023/15*).

* reyestr.court.gov.ua/Review/53741079.

Следует отметить, что факт «хозяйственности» операции важен и для НДС-учета. Налоговый кредит с приобретенных ГСМ, которые были использованы не в хоздеятельности, нужно будет по правилам компенсировать путем начисления налоговых обязательств по п. 198.5 НКУ. А значит, предприятию нужно иметь доказательства, что поездка была связана с хоздеятельностью. Доказать это как раз и позволяет указание маршрута поездки.

Поможет ли в этом случае приказ, который содержит требование, что автомобиль может использоваться только в хоздеятельности (для исполнения работником своих трудовых обязательств)? На наш взгляд, это не «железное» доказательство «хозяйственного» использования. Ведь наличие такого приказа не гарантирует, что фактически авто не использовалось для каких-то других целей.

Поэтому, по нашему мнению, в путевом листе (в документе — аналоге путевого листа) лучше указывать маршрут поездок. Либо же нужно иметь другие документы, подтверждающие, куда ездил автомобиль, — например, маршрутные листы.

Форма № 4-мтп: быть или…?

Календарем подачи форм государственных статистических наблюдений и финансовой отчетности в 2020 году** предусмотрена подача отчетов по форме № 4-мтп***: (1) годового (не позднее 28 февраля); (2) месячных (в начале каждого месяца).

** www.ukrstat.gov.ua/plan_stat/2019/gr_form_20.htm.

*** Утверждена приказом Госстата 31.08.2016 г. № 162.

Этот отчет — одна из тех форм статотчетности, подача которых возможна и в электронном виде.

Подавать форму обязаны: юрлица, их обособленные подразделения, которые используют и/или имеют в запасах топливо (а именно: уголь каменный, уголь бурый, нефть сырую, включая газовый конденсат, газ природный, бензин моторный, газойли (дизельное топливо), мазуты топливные тяжелые, пропан и бутан сжиженные).

Обратите внимание: перечень видов топлива, отчитываться о движении и остатках которого нужно ежемесячно, значительно уже, чем предусмотрен для годовой отчетности. Выше мы привели исключительный перечень видов топлива, движение или наличие остатков по которому требует подачи месячного отчета по форме № 20-мтп. Перечень видов топлива, данные о котором показывают в годовом отчете, вы можете найти в форме этого отчета.

Алгоритм заполнения отчета приведен в письме Госстата от 10.07.2018 г. № 17.4-12/26 (ср. ).

Многие респонденты (именно ими вы являетесь для органов Госстатистики) игнорируют подачу этих отчетов. Но им мы напоминаем, что непредставление органам Госстатистики данных для проведения государственных статистических наблюдений или представление их недостоверными, не в полном объеме, не по форме, предусмотренной отчетно-статистической документацией, или с опозданием, может повлечь за собой административную ответственность, предусмотренную ст. 186³ КоАП.

Размер штрафа составляет от 10 до 15 нмдг (170 — 255 грн), а за повторное нарушение в течение года после наложения административного взыскания — 15 — 25 нмдг (255 — 425 грн).

Админштраф при этом налагают на должностных лиц. Рассматривают дела о таких админправонарушениях органы Госстатистики. От их имени рассматривать дела и налагать административные взыскания вправе руководитель Госстата, его заместители, а также другие уполномоченные им должностные лица этого органа (согласно ст. 244³ КоАП).