Сайт для бухгалтеров №1 в Украине

Получайте
новости почтой!


Бухгалтер 911, декабрь, 2021/№50
Печатать

Вольному — воля, а командированному — суточные

Беляева Елена, эксперт по вопросам оплаты труда
Как определить размер суточных? Может ли он колебаться в зависимости от должности работника или региона, в который его направляют? Освежим в памяти и другие «суточные» вопросы.

«Нормирование» суточных

Самый оптимальный вариант для хозрасчетников — разработать, согласовать с трудовым коллективом (профсоюзом) и утвердить внутреннее Положение о командировках. В нем следует оговорить все наиболее существенные вопросы, возникающие при направлении сотрудников в служебные поездки. Один из разделов такого Положения как раз может быть посвящен суточным.

Не знаете, что прописать в Положении? Тут вам ориентиром могут стать бюджетные Инструкция № 59* и постановление № 98**.

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59.

** Постановление КМУ «О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц…» от 02.02.2011 № 98.

Есть ли предел суточных?

Для хозрасчетников размер суточных на нормативном уровне не установлен. Они определяют размер суточных во внутреннем Положении о командировках (см. выше), в отдельном приказе или приказе о направлении работника в командировку. Но! Если говорим о нижнем пределе, то совет: не опускайтесь ниже норм для бюджетников из постановления № 98.

С учетом позиции того же Минсоца (письмо Минсоцполитики от 21.12.2016 № 1732/0/101-16/28).

Для командировок в пределах Украины это 60 грн. «Заграничные» суточные дифференцированы в зависимости от страны командирования.

А что с верхним пределом? Для хозрасчетников он, опять-таки, не очерчен. Платить можно сколько угодно. Но! Выплачивая работнику суточные, учтите: только определенную законодательством сумму не облагают НДФЛ и ВС (абз. 5 п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ). Что это за сумма? Это:

0,1 размера минзарплаты на начало года (в 2021 году — не более 600 грн, в 2022 году — не более 650 грн) в расчете на каждый календарный день командировки по Украине;

80 евро в расчете на каждый календарный день загранкомандировки. По официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ.

При этом чтобы избежать возникновения налогооблагаемого дохода из-за колебания курса, целесообразно устанавливать предельный размер загранкомандировочных суточных в сумме немного меньше чем 80 евро (а не ровно 80 евро).

Все, что будет превышать указанные выше суммы, придется обложить НДФЛ и ВС как допблаго (см. категорию 103.02 ЗІР).

Чтобы «накрутить» НДФЛ и ВС на облагаемую часть (облагаемый «вершок») суточных, нужно использовать коэффициент (К), рассчитанный по формуле:

К = 100 : (100 - Сндфл - Свс),

где Сндфл — ставка НДФЛ (18 %);

Свс — ставка ВС (1,5 %).

При указанных ставках НДФЛ и ВС получим коэффициент 1,242236. Применив его к сумме налогооблагаемых суточных (к облагаемому «вершку»), вы получите сумму дохода в виде допблага, подлежащую начислению и налогообложению.

Касательно отчетности. На наш взгляд, в приложении 4ДФ Объединенного расчета налогооблагаемую сумму суточных логично отражать с признаком дохода «126» (как допблаго). Но не так просты наши налоговики. Да, облагаемый «вершок» они называют допблагом. Но почему-то видят его в приложении 4ДФ с признаком «118», предусмотренным для отражения излишне выданных и своевременно не возвращенных средств (см. разъяснение из категории 103.02 ЗІР).

Под ЕСВ суточные не подпадают независимо от их размера!

Если в счет включено…

Нужно ли уменьшать размер суточных, если в счета на проживание включено питание? Нет, поскольку такое уменьшение не предусмотрено п.п. 170.9.1 НКУ (ср. USER_SHOW_ID). В то же время ничто не мешает предприятию по своему усмотрению оговорить такое условие в Положении о командировках. Например, можно прописать, что размер суточных уменьшается до 80 % при одноразовом питании, до 55 % при двухразовом и до 35 % — при трехразовом питании. Или можно оговорить, что в случае, когда стоимость питания включена в счет гостиницы или проездные документы, суточные уменьшаются на эту сумму.

Считаем дни

Суточные рассчитывайте отдельно за каждый день командировки, включая дни приезда и отъезда, выходные, праздничные и нерабочие дни и время пребывания в дороге.

Дни выбытия в командировку и прибытия к месту постоянной работы засчитывают как 2 дня.

При этом в Положении о командировках могут быть прописаны нюансы по части размера оплаты таких «неполных» дней.

Если день прибытия из предыдущей командировки и день выбытия в следующую командировку совпадают, суточные выплачивайте за 1 день. По какой из командировок (первой или второй) отразить возмещение суточных, предприятие решает самостоятельно.

Важный вопрос: что считать днем выбытия/прибытия? Отвечаем. Днем выбытия в командировку следует считать день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства с места постоянной работы командированного работника. В свою очередь, день прибытия из командировки определен как день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы командированного работника (п. 7 разд. І Инструкции № 59). Обратите внимание: при отправлении транспортного средства до 24 часов днем выбытия в командировку считают текущие сутки, а с 0 часов и позднее — следующие сутки.

Если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, где работает командированный, в срок командировки засчитывают время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяют день прибытия командированного работника к месту постоянной работы.

Заметьте: дата на транспортном билете и дата выбытия (возвращения) работника согласно приказу о направлении в командировку должны совпадать (абзац второй п. 7 разд. І Инструкции № 59).

Исключение разрешается делать только для случаев, когда работник задержался в командировке на выходные или праздничные и нерабочие дни. Однако и тогда Инструкция № 59 запрещает возмещать работнику суточные.

В то же время на практике могут возникать ситуации, когда из-за расписания движения общественного транспорта или по причине отсутствия билетов на нужный рейс выехать в командировку приходится заранее либо же возвращаться немного позже запланированного. Как быть в таком случае?

Прежде всего эту ситуацию следует оговорить в Положении о командировках. В нем укажите, что задержка работника в командировке без уважительных причин лишает его права на компенсацию суточных за эти дни. Но если работник аргументирует свое отсутствие по месту работы в установленное приказом время (т. е. руководитель расценит причины отсутствия как уважительные), предприятие обязано выплатить суточные за дополнительные дни командировки.

Документальное подтверждение

Суточные расходы — это расходы на питание и другие личные потребности работника в командировке, которые не нужно документально подтверждать. Но не так все просто.

Положения того же п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ сумму суточных требуют определять в случае командировки:

— в пределах Украины и в страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;

— в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок погранслужб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или других документов, подтверждающих пребывание лица в командировке).

Обращаем внимание: на сегодняшний день даже при служебных поездках в визовые страны отметки о пересечении границы в загранпаспорте не обязательны. Разумеется, при условии, что есть другие документы, подтверждающие факт пребывания работника за границей (транспортные билеты, счета гостиниц и т. д.).

Если же таких документов нет, то отметки в загранпаспорте могут стать для вас спасительной палочкой-выручалочкой.

К Отчету работник прилагает ксерокопии страниц паспорта (или заменяющего его документа) с фамилией и отметками о пересечении границы. Эти копии заверяет отдел кадров или главбух предприятия.

Также можно приложить к Отчету справку Главного центра обработки специальной информации Госпогранслужбы Украины, в которой должны быть указаны пункт пропуска, дата и время пересечения границы командированным работником, серия, номер, тип и название паспортного документа (п. 17 разд. ІІІ Инструкции № 59). Полагаем, что такая справка подойдет не только бюджетным, но и хозрасчетным предприятиям.

Если же необходимые подтверждающие документы отсутствуют, суточные попадают под налогооблагаемый прицел.

Хотим подчеркнуть, что главным документом для подтверждения размера суточных является приказ о направлении работника в командировку. Причем его наличие обязательно как для внутренних, так и для загранкомандировок. В приказе должны быть четко указаны даты выбытия в командировку и прибытия к месту постоянной работы. По ним определяют общую продолжительность командировки и, соответственно, сумму суточных.

Также вам понадобятся первичные документы, подтверждающие факт пребывания работника в месте командировки, а именно: транспортные билеты, счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию командированного работника, и т. п.

А как быть, если работник во внутриукраинской командировке не осуществлял никаких командировочных расходов и, как следствие, у него нет перечисленных документов?

Минфин считает, что в этом случае сумму суточных можно определить только на основании приказа (см. письмо Минфина от 04.05.2011 № 31-07230-16-25/11433). А вот налоговикам этого недостаточно. В такой ситуации они хотят видеть еще и первичные документы, удостоверяющие намерения и фактичность осуществления командировки (см. письмо ГНСУ от 18.06.2011 № 11327/6/15-0516). Для этого подойдут любые документы, подтверждающие связь служебной поездки с хоздеятельностью предприятия. Например, п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ к таким документам относит:

— приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия, направляющего в командировку;

— заключенный договор или контракт;

— другие документы, устанавливающие или удостоверяющие желание установить гражданско-правовые отношения;

— документы, удостоверяющие участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью предприятия, командирующего работника.

Отметим: данный перечень не является исчерпывающим, а значит, может быть дополнен другими подтверждающими документами.

«Забугорные» нюансы

По общему правилу (см. категорию 103.17 ЗІР) суточные возмещают:

— по «украинским» нормам — за время проезда по территории Украины;

— по «заграничным» нормам — за время проезда и пребывания на территории другой страны.

Аванс на загранкомандировку работнику выдают в валюте страны командирования или свободно конвертируемой валюте. Поэтому суточные за «заграничные» дни командировки пересчитайте в валюту, в которой выдаете аванс. При этом если нормы загрансуточных установлены:

— в гривнях, определите установленный НБУ курс гривни к требуемой валюте на дату выплаты аванса. Затем норму суточных в гривнях делите на курс и умножайте на количество дней загранкомандировки;

— в одной валюте, допустим, в евро, а аванс нужно выдать в другой валюте, действуйте так. На дату выплаты аванса определите кросс-курс валют: для этого установленный на эту дату курс гривни к евро поделите на курс гривни к требуемой валюте. Далее норму суточных расходов в евро умножайте на рассчитанный кросс-курс и на количество дней загранкомандировки.

фото автора В фокусе
Ігор Хмелевський Торгуєте алкоголем (у т.ч. пивом)? Викиньте свої РРО і купіть нові!...
4272 7
Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше
Для того, чтоб распечатать текст необходимо оформить подписку
copy-print__image
Данная функция доступна только
авторизованным пользователям