Сайт для бухгалтеров №1 в Украине

Получайте
новости почтой!


Бухгалтер 911, март, 2021/№12
Печатать

Документы на товар у ФЛП: какие нужны?

Мирошниченко Виталина, налоговый эксперт
Мы уже не раз говорили о том, что за отсутствие документов на товар ФЛП могут оштрафовать1. Потому для любого ФЛП крайне важно понимать, какие именно документы на товар надо просить у поставщика, чтобы избежать штрафов.

1 Вам может быть интересна статья «Документы на товар у ФЛП: новые правила с 1 августа» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 31).

Какие документы на товар нужны ФЛП

Ни в НКУ, ни в другой нормативке нет какого-то специального перечня приходных документов на товар у ФЛП . Поэтому «на безрыбье» мы через ст. 51 ГКУ выходим на правила, применяемые юрлицами.

«К предпринимательской деятельности физических лиц применяются нормативно-правовые акты, регулирующие предпринимательскую деятельность юридических лиц, если иное не установлено законом или не следует из сути отношений» (ст. 51 ГКУ).

Собственно, и на практике налоговики обычно не видят разницы между ФЛП и юрлицами. Потому чаще всего они требуют от ФЛП «входящую» первичку на товар, составленную по «классическим» правилам для юрлиц.

А пока мы не стали «углубляться глубже» , заметим следующий момент. Певичка составляется на хозяйственные операции. То есть она составляется, грубо говоря, и на движение денег, и на движение товаров (предоставление работ/услуг).

Если мы возьмем того же ФЛП-общесистемщика:

— для того чтобы отразить в учете (учесть при исчислении чистого дохода) расходы, ему нужна именно первичка, подтверждающая факт уплаты средств (движение денег). Если это, конечно, не бартер. Собственно, это то документальное подтверждение, о котором говорится в пп. 177.2 и 177.4.5 НКУ;

— для того чтобы выполнить требования ст. 177.10 НКУ и п. 12 ст. 3 Закона об РРО, ему нужна первичка именно о происхождении товаров (движении товаров);

— на полученный доход также нужна первичка (поскольку учет ведется на основании первичных документов).

Для единоналожника остро проблема с подтверждением расходов не стоит (разве что для группы 3 с НДС), зато часто остро стоит проблема с документами о происхождении товаров (в контексте выполнения той же обязанности из п. 12 ст. 3 Закона об РРО).

Сейчас еще добавилась проблема с первичкой на отраженный в произвольном учетном регистре доход2. Но об этом в статье говорить не будем.

2 Подробнее о чем вы можете узнать, в частности, из статьи «Обсуждаем регистр учета доходов (и расходов) ФЛП» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 8).

Так вот, дальше мы будем говорить именно о документах о происхождении товара!

Что же это за документы? Это первичные документы в понимании Закона о бухучете3, подтверждающие такую хозяйственную операцию, как получение вами товара.

3 Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.

Кто-то скажет, но ведь ФЛП не ведут бухучет, как это делают юрлица. Первичка служит основанием для бухучета, которого у ФЛП нет. Причем здесь тогда Закон о бухучете?

Снова отметим — другого ничего нет. И через ст. 51 ГКУ мы неминуемо придем к правилам для юрлиц. Поэтому однозначно интересующий нас документ — это не лист бумаги, где от руки набросали пару слов о товаре. Это первичный документ в понимании «бухучетного» законодательства: Закона о бухучете, Положения № 884.

4 Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

И говорят эти документы о следующем.

1. Первичный документ — это документ, созданный в письменной или электронной форме, который содержит сведения о хозяйственной операции (о фактах предпринимательской и другой деятельности).

2. Первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм.

То есть первичный документ может быть или по утвержденной органом государственной власти типовой/специализированной форме (в том числе на изготовленном самостоятельно бланке), или по произвольной форме, но со всеми обязательными реквизитами первичного документа.

3. Первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ, название документа (формы), дату составления, содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции (в натуральном и/или стоимостном выражении), должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления, личную подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, которое участвовало в осуществлении хозяйственной операции.

4. Все первичные документы должны составляться на украинском языке (есть альтернатива с возможностью использования других языков, но вопрос этот достаточно запутанный).

Документы, которые составлены на иностранном языке, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод (см. 102.18 ЗІР). При этом аутентичный перевод должен быть осуществлен именно на украинский язык.

Письмо Минфина от 24.10.2011 г. № 31-08410-07-29/26066.

5. Несущественные недостатки в документах, которые содержат сведения о хозяйственной операции, не являются основанием для непризнания хозяйственной операции, при условии, что такие недостатки не препятствуют возможности идентифицировать лицо, которое участвовало в осуществлении хозяйственной операции, и содержат сведения о дате составления документа, названии предприятия, от имени которого составлен документ, содержании и объеме хозяйственной операции и т. п.

6. Степень детализации описания хозоперации в первичном документе определяют лица, ответственные за ее проведение и правильность оформления. При этом она должна обеспечить (см. письмо Минфина от 06.12.2013 г. № 31-08410-07-27/35654):

— раскрытие содержания хозоперации и

— идентификацию связанных с ней активов, обязательств, доходов или расходов.

Однако недостаточная детализация может привести к непризнанию контролерами документа в качестве первичного. Благо суды встают на сторону плательщиков и отмечают, что в первичных документах не обязательно максимально детализировать операцию. Главное, чтобы ее можно было идентифицировать.

См. определение ВАСУ от 12.06.2016 г. № К/800/13578/16 // reyestr.court.gov.ua/Review/59137755.

Далее перейдем к конкретным документам.

Документы на товар, который вы купили у ФЛП или юрлица

Договор поставки. Если помните, мы условились обсуждать первичные документы, подтверждающие происхождение у ФЛП товара. То есть составленные по факту передачи ФЛП товаров и содержащие информацию об операции по передаче ФПЛ товаров.

Договор поставки может считаться таким документом? Смотрите.

Согласно ч. 1 ст. 626 ГКУ договором является договоренность двух или более сторон, направленная на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. То есть, по сути, договор фиксирует не факт осуществления хозяйственной операции, а лишь непосредственно порядок действий сторон при ее осуществлении. Заключение договора не вызывает изменений в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия.

На этом основании можно сделать вывод, что договор не является первичным документом.

Но! В жизни бывает по-разному. Если договор фактически фиксирует уже осуществленную операцию поставки (например, в нем фигурирует формулировка: «Одна сторона передала имущество в собственность другой стороны, а другая сторона приняла имущество»), то его можно классифицировать как первичный документ.

Счет, счет-фактура. Если речь идет просто о счете «на предоплату», который содержит предложение оплатить товар, то его нельзя признавать первичным документом. Ведь никакой хозяйственной операции пока не произошло. Последующая его оплата ничего не меняет (в интересующей нас части — в части поставки товара).

Теперь по поводу счета-фактуры. Минфин подчеркивает, что оплаченный счет-фактура может заменить акт приемки-передачи. Но актом обычно оформляют только факт выполнения работ / передачу результатов услуг, а вот поступление товаров оформляется другими первичными документами (товарно-транспортными накладными, расходными накладными и т. п.). Поэтому использовать счет-фактуру в качестве первички рекомендуем только при оформлении операций по предоставлению услуг (это не наш случай). Тем более что позиция налоговиков по этому поводу противоречивая5.

5 Детали найдете в статье «Счет-фактура — первичка: ГФСУ против?» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 4).

В судебной практике тоже не все гладко. Суды считают, что счет на оплату товара/услуг по своей природе все-таки не является первичным документом. Это документ, который носит информационный характер и содержит необходимые платежные реквизиты (постановление ВСУ от 29.04.2020 г. по делу № 915/641/19).

ТТН. Этот документ, считаем, вполне подойдет для интересующих нас целей6! Ведь ТТН «…является одним из документов, который может использоваться для списания товарно-материальных ценностей, оприходования, складского, оперативного и бухгалтерского учета…» (абз. 27 гл. 1 Правила № 3637).

6 Обязательно ознакомьтесь со статьей «Подтверждает ли ТТН отгрузку/оприходование товаров?» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 34).

7 Правила перевозки грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденные приказом Минтранса от 14.10.97 г. № 363.

Поэтому хорошо, если поставщик выпишет вам ТТН. А если доставку товара заказываете вы как покупатель, то ТТН выписываете сами (п. 11.3 Правил № 363).

Бланк ТТН вы найдете в приложении 7 к Правилам № 363. Его можно изменять , это уже давно не строгий бланк. Главное, сохранить в нем все обязательные реквизиты, указанные в п. 11.1 Правил № 363, в частности — указать номенклатуру всех отгруженных товаров!

Если в ТТН нет возможности перечислить наименования всех товаров, то к ней составляют документ произвольной формы, в котором указывают все данные о грузе (графы 1 — 9 ТТН). А в самой ТТН при этом делают отметку, что к ней прилагается как товарный раздел документ, без которого она недействительна (п. 11.6 Правил № 363).

И все же, если поставщик откажется выписывать ТТН, не огорчайтесь. Суды согласны с тем, что ТТН не подтверждает обстоятельства приобретения и продажи ТМЦ. Поэтому если у вас нет ТТН, но есть другая первичка, все в порядке (постановления ВС от 23.04.2019 г. по делу № 820/10480/15 и от 26.06.2019 г. по делу № 814/4633/13-а8).

8 reyestr.court.gov.ua/Review/81366397, reyestr.court.gov.ua/Review/82758717

То же самое, если товар вы забирали сами и по этой причине ТТН нет.

Опять же специально под это дело еще в 2019 году изменили определение ТТН9.

9 Детали найдете в статье «ТТН-новшества: обновленная форма и возможность составлять в электронной форме» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 28).

Накладная на отгрузку товара/расходная накладная, выписанная поставщиком (важнее, чем ТТН). Если ТТН у вас нет, расходная накладная обязательно должна быть. Но даже если ТТН есть, все равно лучше постараться получить и расходную накладную. Ведь это основной первичный документ для списания и оприходования товаров.

Накладную подписывают поставщик и получатель при отгрузке товара. Печать на ней необязательна.

Поставщик может составить накладную на типовом бланке № М-11 (его можно найти в приказе № 19310), а может и в произвольной форме (что на практике встречается чаще). Главное, чтобы расходная накладная содержала все обязательные реквизиты первичного документа (мы их перечисляли выше).

10 Приказ Минстата «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов» от 21.06.96 г. № 193.

Обратите внимание: нельзя выписать самому себе накладную или «самоакт» (форма № М-7 из приказа № 193) на товары, полученные без документов. Такие «внутренние» документы не устроят налоговиков. Их устроят только «внешние» документы от поставщиков! Но что же делать, если поставщики не дают документов?

По правилам — не покупать товар у таких поставщиков (именно этого и добиваются законодатели). На практике — есть немало способов выкрутиться от рисковых до более-менее правдоподобных. Но об этом — в отдельной статье .

Чек РРО, расчетная квитанция, товарный чек. Фискальный чек РРО, расчетная квитанция из зарегистрированной у налоговиков расчетной книжки (составленные с соблюдением правил действующего законодательства) являются документами, подтверждающим происхождение товаров. Товарный чек также является, но по нему должно быть выполнено условие — наличие всех обязательных реквизитов первичного документа.

Если закупками за наличные у ФЛП занимается наемный работник, то также нужны авансовые отчеты (Отчеты об использовании средств, выданных на командировку или под отчет) с подписью работника.

Сам по себе ФЛП «авансовые отчеты» не составляет11.

11 См., в частности, статью «Карта «ключ к счету» VS авансовый отчет» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 22).

Документы на товар, который вы купили у гражданина

Если ФЛП закупает товар у граждан (например, на рынке), то понятно, что никакого «внешнего» документа физлицо ему не выдаст. В этом случае налоговиков устроит закупочный акт, который составляет сам ФЛП-покупатель. Форму такого акта можно взять из приложения 5 к Методрекомендациям № 15712.

12 Методические рекомендации по внедрению национальных положений (стандартов) бухгалтерского учета в сфере общественного питания и бытовых услуг, гармонизированных с международными стандартами, утвержденные приказом Минэкономики от 17.06.2003 г. № 157.

Разумеется, бланк можно доработать «под себя», но так, чтобы в нем были все обязательные реквизиты первичного документа.

Правда, если вы каждый день закупаете товары (продукцию) у многих физлиц, тогда вместо акта удобнее использовать закупочную ведомость. Ее форма не утверждена, поэтому вы можете разработать ее на свое усмотрение.

Фискалы отмечают, что в форме как закупочного акта, так и ведомости нужно указывать:

— данные о месте заключения соглашения, т. е. закупки продукции;

— фамилию, имя, отчество продавца;

— наименование продукции;

— цену единицы продукции;

— объем проданной продукции;

— сумму выплаченных средств;

— подпись продавца о получении средств;

— регистрационный номер продавца сельхозпродукции или серию и номер паспорта (если он из-за религиозных убеждений отказался от принятия регистрационного номера, сообщил об этом налоговикам и имеет отметку в паспорте);

— реквизиты Справки о наличии у физического лица земельных участков (при ее наличии);

Форма № 3ДФ, утвержденная приказом Миндоходов от 17.01.2014 г. № 32.

— общую сумму начисленного дохода и сумму удержанного при выплате средств НДФЛ (если он удерживался).

Кроме того, фискалы рекомендуют как прототип для разработки закупочной ведомости брать ведомость для выплаты наличности, приведенную в приложении 1 к кассовому Положению № 14813, и в ней указывать все вышеназванные реквизиты.

13 Утверждено постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

На этом сегодня ставим точку. Продолжение — в следующих номерах.

фото автора В фокусе
Виталина Мирошниченко Отчет по ЕСВ ФЛП за 2021 год: примеры заполнения ...
80466 115
Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше
Для того, чтоб распечатать текст необходимо оформить подписку
copy-print__image
Данная функция доступна только
авторизованным пользователям