Электронный больничный не сформировался: ищем причину
Увидеть сформированный е-больничный работодатель может в электронном кабинете страхователя на портале Пенсионного фонда (portal.pfu.gov.ua).
А что делать, если работник уведомил работодателя, что он болеет, а е-больничный в кабинете страхователя на сайте ПФУ отсутствует? Кто должен его искать? С чего начать? Эти и другие вопросы сразу возникают в данной непростой ситуации.
Для работников, которые являются застрахованными лицами, е‑больничный формируется автоматически на основании медицинского заключения о временной нетрудоспособности. Его формирует лечащий или семейный врач после осмотра больного. Чтобы разобраться, почему не сформировался е-больничный, начинать надо с медзаключения.
Проверяем медзаключение
Сразу скажем, что проверить, сформировалось ли медзаключение, может только сам заболевший работник. Ни бухгалтер, ни кадровик такую информацию проверить не смогут. Напомним, что при обращении к лечащему или семейному врачу за медицинской помощью пациенту (вашему работнику) в случае признания его нетрудоспособным лицом в Реестре медзаключений формируется электронное медицинское заключение о временной нетрудоспособности, которое удостоверяется электронной подписью врача.
При заключении декларации с семейным врачом пациент может указать свой контактный номер. Именно на него ему должно прийти уведомление (sms на мобильный телефон) от e-Health (электронной системы здравоохранения).
Уведомление будет следующего содержания: «Створено медичний висновок про непрацездатність: 58Н2-2М38-6ННЕ-ХМН8».
Если sms не придет, то стоит забеспокоиться. Некоторые врачи уже знают об этом и на этапе приема спрашивают у пациента о том, пришло сообщение на его мобильный телефон о формировании медицинского заключения или нет. В этом случае можно сразу на месте устранить ошибки в персональных данных пациента, которые не дают медицинскому заключению правильно сформироваться.
Другими словами, необходимо перепроверить все персональные данные, которые занесены в Реестр пациентов. Скорее всего, в его личных данных закрались ошибки.
Самой частой ошибкой, которая не дает возможности сформировать медзаключение, является путаница с номерами телефонов. Нередко при подписании декларации с семейным врачом пациент указал один номер телефона, а в настоящее время он пользуется другим.
Либо в декларации с семейным врачом пациент указал один номер, а при регистрации в системе e-Health он указал другой имеющийся у него номер телефона.
Заметьте, что регистрация самого пациента в системе e-Health дает ему возможность в электронной форме записываться к врачу, видеть свои посещения врачей, сертификат о вакцинации и другие медицинские сведения о себе.
Возможны и другие ошибки. Например, в персональных данных пациента не занесен идентификационный номер налогоплательщика или в нем допущена ошибка. Могут быть указаны неправильные паспортные данные пациента или не обновлены данные паспорта при смене его с бумажного вида на ID-карту.
Поэтому своим работникам вы можете посоветовать в обязательном порядке во время приема у врача сразу проверять, сформировалось медицинское заключение или нет. И тут же устранять ошибки в персональных данных, как говорится, «не отходя от кассы».
Медзаключение сформировано? Отлично! Второй необходимый этап, который нужно пройти, — проверить формирование е-больничного.
Медзаключение есть, а е-больничного нет
Как сам работник может проверить, сформировался у него е-больничный или нет? Существует два способа.
Первый способ. Для «продвинутых». Работник может сам в этом удостовериться, авторизовавшись на веб-портале ПФУ при помощи электронной подписи или BankID. Авторизовавшись на веб-портале ПФУ при помощи электронной подписи, он получает возможность в настройках установить согласие на дистанционное информирование о формировании е-больничных на мобильный телефон или электронную почту, а можно и на телефон, и на почту.
Тогда на мобильный телефон и/или на электронную почту работнику будет приходить информация о формировании е-больничного и периоде его действия.
Второй способ. Работник может позвонить на горячую линию ПФУ по телефону 0-800-503-753 и спросить о формировании е-больничного, озвучив номер медзаключения. В случае если е-больничный не сформирован, работник сможет указать ПФУ на ошибку, которая помешала сформировать больничный.
Вот тут понадобится помощь бухгалтера. Потому что на этом этапе могут «вылезти» ошибки, связанные с заполнением неправильных данных в Объединенном отчете в отношении больного работника.
Может быть неправильно указан ИНН работника, новая фамилия (после ее смены) в персональных данных Реестра пациента отражена, а в Объединенной отчете еще нет, и т. п.
После устранения таких ошибок е-больничный должен сформироваться.
Как видите, для успешного формирования электронного больничного нужно, чтобы в обоих реестрах (Реестре пациентов и Реестре застрахованных лиц) были правильные персональные данные вашего работника.
Поэтому сам работник должен позаботиться о правильности своих данных в Реестре пациентов. Для этого лучше всего обновить свои данные у семейного врача, причем, желательно, не дожидаясь болезни.
А вот бухгалтер со своей стороны должен правильно подавать данные работника при приеме на работу (уведомление о приеме на работу), верно заполнять данные в Объединенном отчете и исправлять его в случае необходимости.
Слаженная и совместная работа работника и бухгалтера позволит без нервов оформить е-больничный и затем оплатить его.
Блоги 
