Сайт для бухгалтеров №1 в Украине

Получайте
новости почтой!


18.06.20
23362 14 Печатать

Электронная трудовая книжка вместо бумажной: главные плюсы и минусы новшества

Анастасия Ищенко, Сегодня.

Переводить бумажные трудовые книги в электронные в Украине будут на протяжении пяти лет.

В начале лета Кабинет министров одобрил законопроект о введении электронной трудовой книжки. Теперь документ должен принять парламент, после чего в Украине будут постепенно исчезать бумажные трудовые книжки. Сайт "Сегодня" рассказывает, что изменится для украинцев с внедрением электронного документа.

3 июня Кабинет министров Украины утвердил законопроект об электронной трудовой книжке и предложил его на рассмотрение парламенту.

"Фактически мы идем по пути отказа от бумажных трудовых книжек. Мы определяем законодательные основания для автоматического назначения пенсий по возрасту через личный электронный кабинет лица на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины", — отметила Марина Лазебная, министр социальной политики.

О том, чтобы внедрить в Украине электронные трудовые книжки вместо бумажных, разговоры ходят давно. К примеру, с такой же инициативой выступало предыдущее правительство. Власть планирует, что бумажные трудовые книжки останутся на руках у самих людей, а весь учет трудовой деятельности будет вестись в электронном формате. Если же работник захочет, чтобы все ведомости были также в его бумажной трудовой, отдел кадров обязан будет вносить в книжку все записи.

Благодаря электронному учету трудовой деятельности, пенсии по возрасту украинцам также хотят начислять автоматически, а если у работника будут какие-то уточнения, он сможет внести их в любой момент. В Минсоцполитики сообщили, что наполнить этот реестр планируют в течении последующих пяти лет.

Денис Соловей, юрист Gracers Law Firm, говорит, что в электронной трудовой книжке можно посмотреть информацию про трудовые отношения работника и работодателя, начиная с 1998 года. Информацию про трудовую деятельность до 1998 года можно будет подать в виде сканированных копий, заверенных электронной подписью.

"Таким образом, даже потеряв бумажную трудовую книжку, вся информация будет доступна в онлайн сервисе. На данный момент бумажные трудовые книжки остаются действующими, однако в будущем планируется оформление бумажных трудовых книжек лишь по желанию работника", — отметил Соловей.

Олег Горецкий, управляющий партнер ЮФ "Горецкий и Партнеры", рассказывает, что на каждое застрахованное лицо будет заводиться персональная электронная учетная карточка. Эти данные будут храниться еще 75 лет после смерти человека.

"Электронная трудовая книжка будет разделена на пять частей. Первая часть будет состоять из номера удостоверения застрахованного лица, ФИО, даты рождения, пола, гражданства, оцифрованной подписи и фото, а также места проживания, номера телефона и адреса электронной почты. Позже будут внесены сведения о смерти. Вторая часть – информация о страховом стаже, заработной плате, уплаченной сумме ЕСВ. Третья часть будет указывать особый статус гражданина. Четвертая часть отобразит выплаты по отдельным видам общеобязательного государственного соцстрахования. Пятая часть отобразит общий страховой стаж украинца", — говорит Горецкий.

Чем хороши электронные трудовые книги

Уже сейчас каждый украинец может проверить информацию о записях в своей трудовой книжке, начиная с 2000 года, в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда. Правда, для того, чтобы войти в кабинет, понадобится личный ключ электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Но электронные книги просто сканируют и таким образом вносят данные в единую базу, поэтому в правительстве хотят сделать этот процесс более современным и упрощенным.

Филипп Орлов, руководитель и управляющий партнер юридической компании "Наказ", отметил, что безусловным плюсом является то, что информация, которая есть в электронной трудовой книжке, уже подтверждена и в будущем не возникнет проблем с неправильным заполнением и признанием недействительными записей или ситуацией, когда запись в книжке вносилась фиктивно, без начисления налогов и подачи соответствующих отчетов.

"Отпадет вопрос о хранении и пересылке трудовых книжек и ситуаций, в которых производились разного рода манипуляции с удерживанием трудовых книжек. Бумажные трудовые книжки до включения всех недостающих данных будут и дальше использоваться с целью получения данных о трудовой деятельности работников (по периодам, которых нет в реестре)", — поясняет Орлов.

Зореслава Кудыба, член Ассоциации юристов Украины, говорит, что возникает множество судебных споров из-за того, что трудовую книжку не выдают в момент увольнения, а как раз электронные трудовые книжки могли бы решить эту проблему.

"После введения электронной трудовой книжки у работодателя должна исчезнуть обязанность вручать уволенному работнику его трудовую книжку, а затем должны прекратиться случаи уклонения недобросовестными работниками от ее получения для заделки в будущем судебного спора. Кроме того, существуют отдельные случаи отказа работодателя в возвращении трудовой книжки или угроз ее уничтожения, в частности, для давления на работника, подписания им определенных заявлений и тому подобное. Думаю, такие инциденты также должны исчезнуть в будущем", — говорит Кудыба.

Владислав Волынец, д.ю.н., управляющий партнер INPRAXI LAW, отметил, что в том виде, в котором сейчас существует трудовая книжка, она себя исчерпала. Должны уйти в прошлое выписки из трудовых книжек, журналы учета их движения, проверки ведения и любая другая бюрократия.

"Идея отмены трудовых книжек в том виде, в котором они сейчас существуют, не нова и обсуждается давно. Эта идея отлично вписывается в общий тренд дерегуляции и современные способы хранения информации и получения доступа к такой информации. Такая отмена должна позволить бизнесу и государству не тратить дополнительное время и ресурсы на администрирование трудовых книжек, в том числе не нанимать соответствующих специалистов", — говорит Волынец и добавляет, что для внедрения электронных трудовых книжек обязательно нужно вносить изменения в Трудовой кодекс.

Несмотря на то, что такая процедура должна упростить жизнь как простым украинцам, так и кадровикам, у затеи все же есть и ряд минусов.

Минусы введения электронных трудовых книжек

Андрей Шульгин, юрист ЮК Kachura Lawyers, отмечает, что обязательным ведение электронных трудовых книг станет только после принятия законопроекта, который вносит изменения в ряд нормативных актов.

"Среди негативных моментов – тот, что в дальнейшем будет большое количество исков и жалоб о несоответствии электронной информации фактической. Это может касаться причин увольнения или другой информации, которая вносится в реестр. Поэтому могу посоветовать всем проверять данные о себе, которые вносятся работодателем, поскольку чем быстрее будет обнаружено несоответствие, тем быстрее оно будет преодолено", — говорит Шульгин.

К тому же, в день увольнения сотрудник не сможет проверить корректность записи в трудовой.

"Если работодатель подаст отчеты неправильно или вообще их не подаст, записи об увольнении в трудовой не будет. На данный момент, даже копия бумажной трудовой книжки и приказа об увольнении не решают сложившуюся ситуацию. Пенсионный фонд может только отправить запрос работодателю с просьбой подать соответствующие отчеты", — говорит Орлов.

Он добавил, что есть еще один неожиданный нюанс — название компании подтягивается в пенсионный фонд по коду ЕГРПОУ. А если название компании изменится, то в вашей истории работы будет уже новое название. Например, если у вас опыт работы в строительной сфере и компания называлась "строитель 6", а потом она перепрофилировалась и изменила название на "автоломбард 2", то у вас в пенсионном кабинете будет "автоломбард 2", что будет выглядеть немного странно.

Зореслава Кудыба добавила, что многие не доверяют этой инициативе вовсе, а государству нужно будет сосредоточиться на максимальной защите данных украинцев.

"С целью эксперимента я лично решила протестировать нововведенную систему "Электронная трудовая книжка". И была немного разочарована. В электронной версии моей трудовой книжки содержатся непонятные записи об увольнении меня с работы, которых в действительности не было. Если в информации о страховом стаже есть сведения о стаже работы на двух предприятиях за этот период, то в электронной трудовой книжке занесены записи о нескольких увольнениях за этот период и повторные принятия на работу.

Поэтому у меня вопрос: каким образом эти сведения появились, и кто теперь будет это исправлять? А для лиц, которые обнаружат это позже? Когда так называемый пробный период завершится, будет ли потребность в получении выписки о стаже?", — говорит Кудыба.

Денис Соловей добавляет, что все перенесенные данные с бумажной версии в электронную необходимо тщательно проверить, так как существует вероятность отображения некорректной информации.

"Ответственность за сохранность данных в электронном виде лежит на государстве, однако в случае повреждения данных или резервных копий, возможны проблемы с подтверждением стажа, поэтому лучше сохранить бумажную версию трудовой книжки. Еще одной сложностью является перенос данных о трудовом стаже до 1998 года. Если же ведомости за этот период не точные или вообще отсутствуют, то для многих будет проблемой отыскать документы за тот период", — подытожил Соловей.

Бухгалтер 911 подчеркивает: содержание авторских материалов может не совпадать с политикой и точкой зрения редакции. Среди авторов материалов, которые публикуются, есть не только представители редакционной команды.

Информация, представленная в конкретной публикации, отражает позицию автора. Редакция не вмешивается в авторские материалы, не редактирует тексты и, следовательно, не несет ответственности за их содержание.

Комментарии
  • Ева
18.06.20 08:03

Даже не хочу читать статью. У вас сервер не выдержал пробного школьного тестирования! А тут вся трудовая жизнь человека в электронном виде...

Ответить
  • Татьяна
18.06.20 09:19

Интересно! Для кого это будет облегчение?
У меня один вопрос.
У нас в Украине (по крайней мере до карантина) основная масса -это малый бизнес. В основном штат  от 10 до 30 чел. Как обычно администрация -директор, бухгалтер (2чел), снабженец и остальные сотрудники(рабочие). Неужели  наши ГОСДЕЯТЕЛИ  до сих пор не могут понять, что такой кадровый объем  делопроизводства возможен только на крупном предприятии, пр наличии кадровой службы.
Это не только  заполнение разных форм, бланков, приказов, анкет- но еще и знание  Закона о труде и т.п.  Это большая ответственность, внимательность - это можно сказать ведение трудовой жизни человека до выхода на пенсию. 
для малых предприятий можно было как то и упростить  эту кадровую  галиматью, , потому что в малому бизнесу ведение всего это не под силу. (А в США тоже такой документооборот у предпренимателя?)
**** Пришел Спецвыпуск журнала Налоги и учет №49 "Трудовые документы". Показала директору и сказала, что это необходимо вести на предприятии. Угадайте какой получила ответ?

Ответить
  • Влад
18.06.20 10:47

Татьяна, у меня при приеме одного только человека уходит 50 листов бумаги. Это только прием... а их надо еще подготовить.

Ответить
  • Wonder woman
18.06.20 09:27

"Страна" почему-то корректно умолчала в статье про риск слива базы данных за денюшку, когда вся подноготная человека может быть куплена в сети. Еще меня заинтересовало наличие оцифрованной подписи и фотографии в электронной трудовой. Как это обеспечит работодатель? Мне кажется, для этого необходимо оборудование, которое используется при оформлении биометрии для паспортов. Всех работников гнать туда, чтобы получить эти данные? Кто это оплатит? Или приобретать такое оборудование для своего пользования фирме/фопу? Какова цена реформы?

Ответить
  • Wonder woman
18.06.20 09:42

Пардон, перепутала издания, "Сегодня", а не "Страна".

Ответить
  • бух
18.06.20 10:18

записи про звільнення та прийом - це новооведена вимога подавати в таблицю 5 інформацію про переведення на іншу посаду використовуючи ті ж коди, що й для прийому на роботу

Ответить
  • Влад
18.06.20 12:21

бух, вы тоже это заметили? В табл. 5 будет куча признаков по типу зг. ч.1 ст. 38 КЗППУ

Ответить
  • Влад
18.06.20 10:51

Я так и не понял, если на бумаге есть а в онлайне нет, и бумага силы не имеет, то зачем бумага, чтобы работник не забыл как оно там было?
Работы добавится. Надо будет брать расписку о том что сотрудник не имеет претензий по введенной работодателем инфе в онлайн...

Ответить
  • Сомневающийся Sкептиk
18.06.20 11:45

А я решил попробовать и отправить скан копию одного сотрудника, у которого стаж небольшой и всего в тр. книжке 3 страницы заполнено. 
На сегодняшний день 2 документа: дозвил работника на обработку персональных данных (а у моих ФОПов с работниками – это один из пунктов договора), и, собственно, – сама трудовая. 
Из договора пришлось "вырезать" только ту часть, в которой говорится о согласии работника предоставлять работодателю свои персональные данные. После отправки в течение минуты пришло "Повидомлення", что трудовая книжка "оцифрована". 
На что обратить внимание:
ограничения по размеру файлов;
если сотрудница в отпуске по уходу за ребёнком до 3 лет (или работник "новенький" и информация в Додатках 4 по нему ещё не сдавалась) – ПФУ откажет в "оцифровке" (и в получении различного рода справок), они его "не видят" и не считают такого работника как такого, что работает у данного работодателя 

Ответить
  • Новичок
18.06.20 13:34

Это всему работающему населению нужно будет получать электронные ключи и потом их без конца продлевать

Ответить
  • бух
18.06.20 14:40

Даешь каждому работнику по личному бухгалтеру!

Ответить
  • мысли вслух
19.06.20 08:37

это всё для того, что бы потеряться в стаже и не выплачивать достойную пенсию. наш украинский пенсионный фонд "нищий" - еще не всё с него украли...

Ответить
  • oksanaа
03.07.20 07:40

Все это было бы так, если бы не выглядел, к сожалению, как красивый миф и не слишком красивая реальность. Можна сказать лишь одно, что пенсионный фонд имеет очень хороших сотрудников копирайтеров, которые написали прям волшебный текст, но все это отразится на обычном человеке со стажем работы.А вот, хотим ли мы этого или нет, но уведомить сотрудника мы просто напрасто обязанные. Вот здесь можно прочитать подробное разъяснение о введинии электронной трудовой книжки,  и почему перейти на их желающих очень мало. https://blog.pachca.com/posts/electronnaia-trudovaia-knizhka-2020/


 

Ответить
  • Полина
10.06.21 11:32

oksanaа,это статья РФ

Ответить
Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше
Для того, чтоб распечатать текст необходимо оформить подписку
copy-print__image
Данная функция доступна только
авторизованным пользователям