Аналіз змін у діловодстві та архівній справі 2026

Мін’юст оновив правила роботи з електронними документами, затвердивши відповідні зміни наказом від 16.03.2026 № 667/5. Вони стосуються застосування електронного підпису та печатки (за наявності), створення електронних копій з документів, порядку конвертування електронних документів. 

Про це ми повідомляли у матеріалі "Оновлено правила діловодства та архівного зберігання документів". Нововведення стосуються оформлення документів, порядку їх знищення та розширення переліку облікових матеріалів.

Окрему увагу приділено роботі з документами в умовах воєнного стану та після деокупації територій. Наказом Мін’юсту від 16.03.2026 № 667/5 затверджено зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Також Мін’юст наказом від 16.03.2026 № 677/5 вніс зміни до деяких наказів у сфері організації роботи з електронними документами в діловодстві. Так, зокрема, коригуються:

• Правила роботи архівних установ України, затверджені наказом Мін’юсту від 08.04.2013 р. № 656/5,
• Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання,  затверджені наказом Мін’юсту від 11.11.2014 р. № 1886/5,
• Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5.  

Основні положення та зміни (на основі Наказу № 677/5):

• Вдосконалення е-підпису: Зміни стосуються застосування вдосконаленого електронного підпису (ВЕП) та печатки, що підвищує безпеку та зручність роботи з документами.
• Діловодство: Оновлено вимоги до створення, обробки та зберігання електронних документів у діяльності установ.
• Архівна справа: Внесено зміни до порядків, що регулюють передачу електронних документів до архівів, забезпечуючи їх довготривале зберігання.
• Оптимізація процесів: Наказ спрямований на зменшення паперового документообігу та автоматизацію процедур, що регулюються Мін'юстом.

Основний фокус — оновлення порядків діловодства та архівної справи,

що полегшує перехід до повністю електронного документообігу та підтверджує юридичну силу нових типів підписів, зокрема:

• врегульовано порядок проведення експертизи цінності документів;
• уточнено вимоги до поводження з документами в умовах особливого періоду;
• передбачено механізми моніторингу архівних документів, вивезених із тимчасово окупованих територій;
• визначено підходи до роботи з документами, що створюються юридичними особами.

Також цим наказом визнано таким, що втратив чинність, наказ Мін’юсту від 07.09.2015 № 1656/5 «Про забезпечення зберігання документів, вивезених з тимчасово окупованої та території проведення антитерористичної операції».

Врегульовано проставлення відмітки «Копія»

Наказом № 667/5 нарешті врегульовано проставлення відмітки «Копія» на копіях, виготовлених зі службових документів у поточному діловодстві.

Відтепер в абзаці 16 п. 8 гл. 11 р. II Правил № 1000/5 буде чітко визначено, що:

Це надзвичайно важливо, адже раніше єдиної вимоги прописано не було, у зв’язку з чим на практиці виникали різночитання під час перевірок.

Тим часом у п. 5 гл. 4 р. ХІІ Правил №1000/5 була визначена норма засвідчення архівних копій та витягів, в якій обумовлено застосування штампа «Копія», а саме:

Таким чином, тепер усунено прогалину, і не виникатиме сумнівів щодо необхідності проставлення відмітки «Копія» на:

• копіях кадрових наказів (зокрема про прийняття, переведення, звільнення);
• документах, що долучаються до особових справ;
• копіях, які видаються працівникам на руки або надсилаються іншим юридичним особам за їх запитами.

Відсутність відмітки «Копія» на копіях відповідних документів буде розцінюватися як порушення вимог законодавства.

Унормовано використання удосконалених електронних підписів і печаток

Наказом Мін’юсту від 16.03.2026 № 677/5 «Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства юстиції України щодо організації роботи з електронними документами в діловодстві» унормовано питання використання юридичними особами під час документування своєї діяльності удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, та удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки.

Відповідно до наказу №677/5 найбільших змін зазнав Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін'юсту від 11.11.2014 № 1886/5 (далі – Порядок № 1886/5).

• Фактично по всьому тексту Порядку №1886/5 поряд із кваліфікованим електронним підписом (КЕП) тепер прямо передбачено удосконалений електронний підпис (УЕП), що базується на кваліфікованому сертифікаті.
• Аналогічно – щодо електронної печатки для юросіб, які у своїй діяльності можуть використовувати кваліфіковану електронну печатку або удосконалену електронну печатку, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки за наявності відповідної печатки.

Таким чином бізнес отримує більше гнучкості у виборі інструментів для засвідчення документів.

Врегульовано момент завершення створення електронних копій з електронних та паперових документів

Наказом №677/5 чітко врегульований момент завершення створення електронної копії електронного документа та електронної копії з паперового документа.
А саме – встановлено, що:

• оформлення електронної копії завершується накладанням кваліфікованої електронної печатки юрособи або удосконаленої електронної печатки юрособи, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки юрособи;
• якщо юрособа не використовує печатку, то для засвідчення електронної копії достатньо КЕП або УЕП, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

Уточнено правила конвертування електронних документів

Наказом №677/5 уточнено правила, нові акценти полягають в тому, що:

• на конвертацію передається сам файл електронного документа відповідного типу (текстовий, фото-, аудіо- та відеоформати) без підписів/печаток;
• якщо файл закодований разом із підписом – його потрібно попередньо декодувати;
• підпис існує окремо як реквізит, а не як частина контенту файлу.

Реєстрація електронних документів «прив’язана» до їх підписання:

• реєстрація електронного документа технологічно та (або) організаційно суміщена з накладанням на нього підпису/печатки;
• спочатку – забезпечується проставляння у створюваному електронному документі дати і його реєстраційного індексу, потім – підписання;
• під час підписання електронного документа інформаційна автоматизована система повинна унеможливити реєстрацію в юрособі інших створюваних (внутрішніх, вихідних) документів.

Це означає, що реєстрація та підписання стають єдиним процесом.

Врегульовано роботу з XML-документами

Наказом № 677/5 врегульовано роботу з XML-документами, зокрема визначено, що вхідні XML‑документи з підписами зберігаються разом із підписом у первинному вигляді. Вони можуть включатися до інших документів без втрати цілісності.

Це актуально для інтеграції між різними системами ЕДО при взаємодії з контрагентами.

Оновлено термінологію у сфері електронних комунікацій

Крім Порядку №1886/5 зміни, затверджені наказом № 677/5, торкнулися й деяких інших нормативно-правових актів, а саме – Правил №1000/5 та Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08.04.2013 №656/5. Переважним чином ці зміни стосуються термінології:

• слово «телекомунікації» замінено словами «електронні комунікації»;
• слово «інформаційно-телекомунікаційні» замінено словом «інформаційно-комунікаційні».

Такі зміни спричинені необхідністю приведення певної термінології до норм законодавства у сфері електронних комунікацій.

Розширено перелік унікальних документів НАФ

Наказом Мін’юсту від 16.03.2026 №685/5 внесено зміни до Методики віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних.

Цими змінами розширено перелік документів, які можуть бути визнані унікальними, зокрема додано:

• метричні записи (про народження, хрещення, шлюб, смерть тощо);
• актові записи цивільного стану.
• Уточнено форму Анотованого переліку унікальних документів.
• Врегульовано процедуру експертизи цінності документів НАФ для виявлення унікальних.

Висновки

Оновлення Мін’юстом нормативно-правової бази свідчить про системний підхід до вдосконалення діловодства та архівної справи в Україні.
Зміни мають практичне значення для юридичних осіб, адже:

• уточнюють правила роботи з документами в особливих умовах;
• розширюють можливості використання електронного документообігу;
• деталізують підходи до збереження документальної спадщини.

Роботодавцям та відповідальним за діловодство працівникам варто врахувати ці зміни у своїй роботі, зокрема переглянути та оновити локальні нормативні документи, що регламентують процеси організації діловодства та застосування ЕДО.