Новий Об’єднаний розрахунок для ЮО: порядок заповнення Додатків

Номер рядка / графи Д1

Порядок відображення даних

Рядок 01

Тип додатка. Тут ставлять відміітку у відповідну клітинку «Звітний», «Звітний новий», «Уточнюючий»

рядок 011 "Звітний" - якщо додаток Д1 подається в складі Розрахунку ЮО з типом "Звітний" (пункт 1 підрозділу 1 розділу II цього Порядку);

рядок 012 "Звітний новий" - якщо додаток Д1 подається в складі Розрахунку ЮО з типом "Звітний новий" та містить виключно коригування даних відповідно до передбаченого для цього додатка порядку коригування рядків (пункт 7 підрозділу 3 розділу II цього Порядку);

рядок 013 - "Уточнюючий" - якщо додаток Д1 подається в складі Розрахунку ЮО з типом "Уточнюючий" та містить виключно коригування даних відповідно до передбаченого для цього додатка порядку коригування рядків (пункт 7 підрозділу 3 розділу II цього Порядку)

Рядок 02

Період за який формується звіт

Вказують арабськими цифрами:

• звітний (податковий) період (календарний рік), за який подають Розрахунок ЮО;
• місяць, за який формується Розрахунок ЮО.

Місяць зазначають у цифровому значенні від 1 до 12. 

Рядок 03

Зазначають повне найменування юридичної особи – платника ЄСВ згідно з реєстраційними документами, дата та номер договору (угоди)

Рядок 031

Код за ЄДРПОУ

Рядок 032

Податковий номер ліквідованого платника єдиного внеску.

У загальному випадку цей рядок не заповнюють. Однак якщо страхувальник ліквідований, але потрібно подати Д1 із типом «Уточнюючий» за осіб, що перебували в трудових відносинах чи відносинах цивільно-правового характеру з платником єдиного внеску, який ліквідований, і такий додаток подає правонаступник, то тут зазначають код за ЄДРПОУ ліквідованого платника єдиного внеску

Рядок 033

Код філії.

Заповнює платник ЄСВ у разі подання Податкового розрахунку з типом «Уточнюючий» за попередні періоди, у яких використовували код філії, у тому числі про філію, яка закрита, у разі подання платником єдиного внеску Розрахунку ЮО з типом «Уточнюючий»

Графа 04

Вказують арабськими цифрами номер за порядком проведеного запису щодо застрахованої особи

Графа 05

Проставляють відповідну позначку щодо громадянства фізичної особи.

Якщо застрахована особа щодо якої зазначають відомості в Д1, є громадянином України проставляють позначку «1», якщо ні – «0»

Графа 06

Стать застрахованої особи:

Графа 07

Зазначають реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) або серію (за наявності) та номер паспорта застрахованої особи

Графа 08

Вказують код застрахованої особи (КЗО).

Такий код обирають із відповідної таблиці, наведеної в додатку 1 до Порядку №4.

• КЗО «1» – нарахування заробітної плати звичайному працівнику (ставка ЄСВ – 22%);
• КЗО «2» – нарахування заробітної плати працівнику з інвалідністю (ставка ЄСВ – 8,41%);
• КЗО «29» – нараховані лікарняні застрахованій особі (ставка ЄСВ – 22%);
• КЗО «42» – нараховані допомога по вагітності та пологах (декретні) (ставка ЄСВ – 22%);
• КЗО «26» – винагорода за виконані роботи або надані послуги за договором ЦПХ

Графа 09

Цю графу заповнюють лише у певних випадках із зазначенням коду типу нарахування (КТН) 1–15. Значення таких кодів описано у нижній частині Додатка 1.

Порядком заповнення передбачено такі коди типу нарахувань:

• 1 – якщо відображають зарплату, нараховану колишньому працівникові за відпрацьований час або за рішенням суду середній заробіток за вимушений прогул; або винагороду за ЦПД за виконані роботи (надані послуги), строк виконання якої (яких) перевищує календарний місяць;
• 2 – якщо самостійно донараховують ЄСВ за минулі періоди;
• 3 – якщо самостійно зменшують зайво нарахований ЄСВ за минулі періоди;
• 10 – якщо відображають відпускні. Якщо в поточному місяці були нараховані «перехідні» відпускні, відпускні за дні відпустки майбутнього місяця, то їх відображають в окремих рядках в сумі, що припадає на дні відпустки в цих місяцях. Обов’язково вказують місяць та рік, за який вони були нараховані;
• Якщо податкові органи донараховують або зменшують суму ЄСВ на суму заробітної плати (доходу), нарахованої (нарахованого) у попередніх звітних (податкових) періодах, застосовуються коди типу нарахувань 11, 12;
• 13 – якщо потрібно відобразити ЄСВ-різницю (різницю між МЗП і фактичною базою нарахування ЄСВ). Саму різницю зазначають у графі 18 за поточний місяць. Внесення інформації за минулі місяці можливо лише під час нарахування лікарняних/декретних за попередні місяці;
• 14 – якщо відображають у Д1 за поточний звітний період суму ЄСВ-різниці за попередні періоди, яка виникла у зв’язку з утриманням відпускних, за дні відпустки наданої в рахунок невідпрацьованої частини робочого року при звільненні працівника.

Коди «13» і «14» не можна застосовувати за майбутні звітні періоди

Графа 10

Зазначають місяць і рік, за який проведено нарахування доходу фізособі

Графа 11

Наводять прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) застрахованої особи

Графа 12

Проставляють кількість календарних днів, що припадають на період тимчасової непрацездатності працівника

Графа 13

Зазначають кількість календарних днів відпустки без збереження заробітної плати

Графа 14

Проставляють кількість календарних днів звітного місяця, протягом яких застрахована особа перебувала в трудових відносинах (на які припадає дія ЦПД на виконання робіт або надання послуг).

• Якщо за працівником заповнені декілька рядків, графу 14 заповнюють за одним рядком, а саме за рядком із сумою основної зарплати (за наявності).
• Кількість календарних днів перебування у трудових / цивільно-правових відносинах протягом звітного місяця не можна зазначати у звітному місяці за майбутні та минулі звітні періоди, за винятком відпустки, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами і випадків поновлення на роботі особи за рішенням суду

Графа 15

Проставляють кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, які припадають на конкретний місяць перебування працівниці в такій відпустці

Графа 16

Зазначають фактично нараховані суми зарплати, винагород за виконані роботи (надані послуги) за ЦПД, лікарняних і допомоги по вагітності та пологах, тобто без обмеження максимальною величиною бази нарахування ЄСВ.

Стосовно однієї застрахованої особи допускається декілька записів у Додатку Д1, якщо протягом одного звітного (податкового) періоду застрахованій особі були здійснені нарахування виплат за поточні та майбутні (відпускні, допомога у зв’язку з вагітністю та пологами), за минулі (тимчасова непрацездатність та перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами і нарахування сум заробітної плати (доходу) за виконану роботу (надані послуги), строк виконання якої (яких) перевищує календарний місяць, а також за відпрацьований час після звільнення з роботи або згідно з рішенням суду – сум середньої заробітної плати за вимушений прогул) періоди.

Суми відпускних вносять до поля відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на дні відпустки цього місяця. При цьому в графі 09 зазначають код типу нарахування «10».

Суми виплат, нарахованих за дні тимчасової непрацездатності, у тому числі у зв’язку з вагітністю та пологами, відображають в окремих рядках у полі відповідного місяця тільки в сумі, яка припадає на такий місяць.

Якщо у звітному місяці нараховують зарплату за попередній період, зокрема у зв’язку з виявленням помилок, то донараховані суми включають до зарплати поточного місяця (тобто місяця, в якому були здійснені такі донарахування).

 У графі 16 (17) можна проставити від’ємні значення зарплати (допомоги), тільки якщо необхідно відобразити:

• суми перерахунків зарплати, пов’язаних з уточненням кількості відпрацьованого часу попередніх звітних (податкових) періодах у зв’язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю і настанням відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
• сторновані суми відпускних, лікарняних і допомоги по вагітності та пологах;
• сторновані суми, нараховані платниками єдиного податку, які обрали спрощену систему оподаткування – юридичними особами, які належать до третьої групи платників єдиного податку, у період дії воєнного стану, для категорії застрахованих осіб 29, 36, 37, 39, 42-45, 47, 50, 66, 75-78 відповідно до додатка 1 до Порядку №4.

 Нарахування відображають за календарний місяць (із першого по останнє число місяця)

Графа 17

Відображають нараховані суми зарплати, винагород за виконані роботи (надані послуги), лікарняних і допомоги по вагітності та пологах у межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ

Графа 18

Заповнюють за працівниками, за якими донараховували ЄСВ до розміру мінімального страхового внеску.

Зазначають різницю між МЗП і фактичною базою нарахування ЄСВ за конкретний місяць.

Якщо заповнюють графу 18, то обов’язково в рядку 09 зазначають тип нарахування

Графа 19

Заповнюють лише у випадках, коди потрібно виправити помилку в попередніх періодах щодо ЄСВ, утриманого з доходу працівника

Графа 20

Зазначають суму ЄСВ, нарахованого на конкретний вид доходу

Графа 21

Ознака основного місця роботи.

За рядками з виплатами, нарахованими за основним місцем роботи, проставляють «1». Для сумісників – «0».

Якщо працівник – внутрішній сумісник (працює на умовах сумісництва на тому ж підприємстві, яке є його основним місцем роботи), то за рядком із сумами доходу, нарахованого:

• за основним місцем роботи, проставляють «1»;
• за місцем роботи за внутрішнім сумісництвом – «0»

Графа 22

Якщо працівник працює на умовах неповного робочого часу, проставляють «1», в інших випадках – «0».

Ознаку «неповний робочий час» проставляють у разі, якщо особа працює:

1. неповний робочий день (тобто зменшення тривалості щоденної роботи на обумовлену кількість годин);
2. неповний робочий тиждень (зберігається нормальна тривалість робочого дня, але зменшується кількість робочих днів на тиждень);
3. за поєднання неповного робочого дня і неповного робочого тижня (наприклад, тривалість робочого дня – 5 годин при 4 робочих днях на тиждень)

Графа 23

Проставляють «1», якщо за працівником ведеться облік спецстажу або він має право на пільги з пенсійного забезпечення. В інших випадках – «0»

Графа 24

Проставляють «1» за працівниками, яких прийняли на нові робочі місця. В інших випадках – «0»

Графа 25

Заповнюють в разі подання Податкового розрахунку з типом:

• «Звітний новий» або «Уточнюючий» із метою виправлення помилок у несумових показниках; («0» – рядок на введення, «1» – рядок на виключення);
• «Звітний новий» із метою виправлення помилок у сумових показниках, які виправляють до граничного строку подання звіту.

Для виправлення помилок проставляють «0» – якщо потрібно ввести рядок, «1» – якщо рядок потрібно виключити

Графа 26

Проставляють ознаку наявності трудового договору з нефіксованим робочим часом.

Ознаку «1» проставляють у разі, якщо працівник виконує роботу на підставі трудового договору з нефіксованим робочим часом, ознаку «0» – якщо до працівника не застосовують умови ст. 21-1 КЗпП

Номер рядка / графи / розділ Додатка 4ДФ

Порядок відображення даних

Рядок 1

Відмічають відповідну клітинку: «Звітний», «Звітний новий» чи «Уточнюючий» залежно від типу, який Розрахунок ЮО подають

Рядок 2

Звітний (податковий) період.

Відображають рік та місяць, за який формують додаток 4ДФ.

Місяць зазначають у цифровому значенні від 1 до 12. 

Також вказують номер Податкового розрахунку, до якого додають 4ДФ, який відповідає номеру, вказаному у заголовній частині Податкового розрахунку

Рядок 3

Платник.

Зазначають повне найменування ЮО, що подає Розрахунок ЮО

Рядок 031

Вказують код згідно з ЄДРПОУ податкового агента, який подає Розрахунок ЮО

Рядок 032

Зазначають код адміністративно-територіальної одиниці з Кодифікатору за місцезнаходженням податкового агента або відокремленого підрозділу, якщо Розрахунок ЮО подають за відокремлений підрозділ

Рядок 4

Працювало за трудовими договорами (контрактами) (ознака 101).

Проставляють кількість працівників, що працюють за трудовими договорами (контрактами) у звітному періоді, за якими здійснюють нараховування доходу за ознакою 101

Рядок 5

Працювало за цивільно-правовими договорами (ознака 102).

Проставляють кількість працівників, які працюють за цивільно-правовими договорами у звітному періоді.

Розділ I "Персоніфіковані дані про суми нарахованого (виплаченого) на користь фізичних осіб доходу та нарахованих (перерахованих) до бюджету податку на доходи фізичних осіб та військового збору". Рядок 06

Графа 1

Відображають порядковий номер кожного рядка, що заповнюють

Графа 2

Відображають РНОКПП або серію, номер паспорта фізичної особи, якій нараховано дохід

Графа 3а

Показують дохід (суму), нарахований фізичній особі.

Дохід вказують окремо за кожною ознакою доходу, наведеній у Довіднику ознак доходів фізичних осіб.

У разі нарахування доходу його відображення у графі 3а є обов’язковим незалежно від того, виплачені такі доходи чи ні

Графа 3

Відображають суму фактично виплаченого податковим агентом доходу фізичній особі у місяці, за який заповнюють додаток 4ДФ.

Щодо зарплати діє норма: заробітну плату за звітний місяць, що виплачують у встановлені законодавством терміни в наступному місяці, слід відображати в 4ДФ за той місяць, за який її нарахували. Наприклад, у 4ДФ за січень відображають заробітну плату, яку нарахували у січні та виплатили в лютому, тобто не пізніше 7 числа місяця наступного за оплачуваним.

Графа 4а

Відображають суму податку, нарахованого та утриманого з доходу фізичної особи

Графа 4

Показують фактичну суму ПДФО, перераховану до бюджету у відповідному місяці

Графа 5а

Відображають суму військового збору, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку згідно із законодавством.

Дані зазначають персоніфіковано по кожній фізособі

Графа 5

Відображають фактичну суму перерахованого військового збору до бюджету.

Графа 6

Вказують ознаку доходу відповідно до Довідника ознак. Наприклад, зарплаті та лікарняним відповідає ознака доходу «101», винагороді за цивільно-правовим договором – ознака «102», «декретним» – «128».

Ознаку доходу визначають до нарахованого доходу. Якщо доходи виплачують у звітному періоді не в повному обсязі і їх остаточна виплата буде здійснюватися у наступних періодах, ознаку доходу в разі виплати слід зазначати відповідно до нарахованого у попередньому періоді доходу.

Окрема одна ознака доходу = один окремий рядок у 4ДФ

Графа 7

Дата прийняття на роботу.

Тут проставляють дату (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття фізичної особи на роботу, наприклад, якщо дата прийняття – 20 травня 2026 року, то у графі 7 потрібно вказати «20.05.2026».

Графу 7 заповнюють щодо працівників, прийняти на роботу у звітному періоді

Графа 8

Тут зазначають дату звільнення працівника в такому ж порядку як у графі 7.

Зверніть увагу! У разі неодноразового прийняття фізичної особи на роботу й її звільнення з роботи у звітному місяці про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному місяці.

Наприклад, якщо працівник звільнився 10 травня, а 25 травня знову прийнятий на роботу, то інформацію по ньому наводять у графах 7 та 8 в окремих рядках, адже дохід у вигляді зарплати був нарахований двічі за окремими підставами і за окремі періоди роботи протягом звітного місяця.

Але якщо працівника прийняли на роботу 4 січня, а 29 січня звільнився, то інформація по ньому зазначають у графах 7 та 8 в одному рядку, оскільки у такому разі дохід виплатили за однією підставою і за один період.

Для тих фізичних осіб, які не змінювали місця роботи у звітному періоді, графи 7, 8 не заповнюють.

Якщо в звітному періоді, в якому відбулося звільнення працівника, йому не нараховували та не виплачували дохід, то в додатку 4ДФ відомості про такого звільненого працівника не наводять та графу 8 «Дата звільнення з роботи» не заповнюють (роз’яснення ДПС).

Важливо! Графи 7 та 8 не заповнюють щодо договорів цивільно-правового характеру

Графа 9

Ознака податкової соціальної пільги.

За відсутності у фізичної особи пільг у звітному періоді проставляють прочерк

Графа 10

Заповнюють лише для «Звітного нового» та «Уточнюючого» Розрахунків ЮО у випадку виправлення раніше поданої звітної інформації.

У цій графі відображають ознаку «0», якщо рядок потрібно ввести, чи ознаку «1», якщо рядок потрібно виключити

Підсумковий рядок розділу І

Зазначають загальні суми:

• нарахованого доходу – за графою 3а,
• виплаченого доходу – за графою 3,
• нарахованого ПДФО – за графою 4а,
• перерахованого ПДФО – за графою 4,
• нарахованого військового збору – за графою 5а,
• перерахованого військового збору – за графою 5. 

У разі подання додатка 4ДФ до Розрахунку ЮО з типом форми «Звітний новий» або «Уточнюючий» та заповнення рядків на вилучення одного помилкового рядка з попередньо внесеною інформацією і введення нового або пропущеного рядка, підсумковий рядок «Всього» за графами 3а, 3, 4а, 4, 5а та 5 розділу I не заповнюють (ЗІР, категорія 103.25)

Рядок 07 або розділ II

Зведені дані про оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею, винагороди за працю військовополоненим.

Призначений для відомостей щодо оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею, доходів у вигляді винагороди за працю військовополоненим.

Ці дані наводять лише податкові агенти, які є банківськими чи іншими фінансовими установами, оператори лотереї, а також установи, де утримують військовополонених (табори, СІЗО, установи виконання покарань).

Крім того в цьому розділі передбачено рядки щодо сум військового збору. Однак у розділі ІІ показники заповнюють лише у випадках, якщо потрібно виправити помилки за періоди до 2021 року. Адже з 1 січня цього року дані щодо військового збору наводять у 4 ДФ в розділі 1 не узагальнено, а персоніфіковано. Тож під час подання звітного розрахунку показники рядка 07 не заповнюють.

Рядок 08 або Розділ ІІІ. Розгорнута інформація про бюджетні гранти

Відображають інформацію стосовно осіб, щодо яких у розділі І наявні відомості з ознакою доходу:

• «Дохід у вигляді бюджетного гранту» (201),
• «Дохід у вигляді бюджетного гранту, використаний за нецільовим призначенням» (202),
• «Дохід у вигляді бюджетного гранту, що повертається платником податку» (203)

Графа 1

Відображають порядковий номер кожного рядка, який заповнюють

Графа 2

Реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності) або серія (за наявності) та номер паспорта.

Наводять РНОКПП (за наявності) або серію (за наявності) та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), якими одержано бюджетний грант, і про яких надано інформацію у додатку 4ДФ.

Графа 3

Зазначають номер укладеного договору з надання бюджетного гранту

Графа 4

Відображають дату складання договору про надання бюджетного гранту

Графа 5

Відображають граничний термін виконання такого договору

Графа 6

Зазначають конкретну інформацію – на які цілі, програми (заходи) надані кошти згідно з договором

Графа 7

Наводять фактичну дату виконання заходу (цілі)

Графа 8а

Сума гранту згідно з договором.

Відображають суму гранту, передбачену договором

Графа 8

Сума гранту фактично надано.

Відображають суму фактичного наданого (нарахованого, виплаченого) гранту платнику податку у відповідному періоді, яку обов’язково зазначаємо у розділі I за ознакою доходу «201»

Графа 9а

Використання сум гранту.

Відображають суму гранту, фактично використану за цільовим призначенням платником податку

Графа 9

Використання сум гранту.

Відображають суму гранту, фактично використану за нецільовим призначенням та/або використану не в повному обсязі, та неповернуту платником податку надавачу, яку відображають у розділі I за ознакою доходу «202», та яка підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб та військовим збором

Графа 10а

Повернення коштів, всього.
Відображаємо загальну суму гранту, яку фактично не використав і повернув платник податку.

Графа 10

Повернення коштів, у тому числі у зв’язку з нецільовим використанням.
Відображають суму гранту, повернуту платником податку у зв’язку з нецільовим використанням, яку показують у розділі I за ознакою доходу «203».

Графа 11

Ознака (0, 1).
Заповнюють лише для «Звітного нового» та «Уточнюючого» Податкових розрахунків у випадку виправлення раніше поданої звітної інформації.

У цій графі відображають ознаку:

• «0» – якщо рядок потрібно ввести,
• «1» – якщо рядок потрібно виключити.

Показники, які відображені у графах 2, 8, 9, 10 розділу III по платнику податку – фізичній особі мають відповідати графам 2, 3а та 3 такого платника, що зазначені у розділі I додатку 4ДФ.