Коли у табелі обліку робочого часу ставлять позначку «НЗ»: роз'яснення Держпраці

Західне міжрегіональне управління Держпраці нагадало роботодавцям, у яких випадках у табелі обліку робочого часу використовується позначка «НЗ» (код 28) — неявка з нез'ясованих причин.

Роботодавець зобов'язаний вести достовірний облік робочого часу працівників. Для цього застосовується Типова форма № П-5, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489, у якій передбачено спеціальний код «НЗ».

Якщо працівник не вийшов на роботу, а роботодавець ще не має документального підтвердження причин його відсутності (наприклад, листка непрацездатності, повістки чи інших підтвердних документів), у табелі слід тимчасово зазначити код «НЗ».

Водночас у Держпраці наголошують: ця позначка має тимчасовий характер. Після того як працівник надасть документи, що підтверджують причину відсутності, табель необхідно відкоригувати та замінити «НЗ» на відповідне позначення.

Які документи бажано оформити

Хоча законодавство не визначає вичерпного переліку документів для використання позначки «НЗ», на практиці роботодавцю доцільно оформити:

• доповідну (службову) записку про відсутність працівника;
• акт про відсутність на робочому місці;
• листи або повідомлення, які підтверджують спроби з'ясувати причину неявки;
• письмову вимогу до працівника надати пояснення щодо причин відсутності.

Такі документи допоможуть належним чином зафіксувати обставини неявки та підтвердити дії роботодавця у разі виникнення трудового спору.

Детальніше про правила ведення та заповнення табеля обліку робочого часу читайте у нашій публікації «Табель обліку робочого часу: тонкощі заповнення».