Компенсация отпуска и отчисленные при увольнении отпускные в приложениях Объединенного отчета

Отчисленные отпускные в приложениях Д1 и 4ДФ

Отчисленные отпускные в Д1. Незаработанные отпускные могут быть отчислены работодателем при увольнении работника до окончания рабочего года, в счет которого он уже получил отпуск. Право на такое отчисление работодателю предоставляет ст. 127 КЗоТ и ч. 1 ст. 22 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР. О нюансах их отчисления и расчете читайте в статье «Перегулянный ежегодный отпуск: удерживать ли во время военного положения?» // «Оплата труда», 2025, № 9.

Отчисленную при увольнении работника сумму отпускных указываем в Д1, сформированном за тот месяц, в котором проведено такое отчисление (в бухучете) отдельно от других выплат

В строке с отчисленными отпускными указываем в графе:

— 08 — код категории застрахованного лица, соответствующий лицу, получающему оплату труда: «1» — обычный работник; «2» — лицо с инвалидностью, на зарплату которого начисляем ЕСВ по ставке 8,41 %;

— 09 — код типа начислений «10», как для обычных отпускных;

— 10 — месяц и год, за которые ранее были начислены отпускные, которые в настоящее время отчисляются;

— 16, 17 — отчисленную сумму и ту, которая вошла в базу взноса, со знаком «минус»;

— 20 — сумму ЕСВ на отчисленные отпускные со знаком «минус».

По сути, принцип отражения отчисленных отпускных аналогичен их начислению, только с отрицательными суммовыми значениями (см. пример 1).

Дополнительная база ЕСВ и спецкод «14». По общему правилу предприятия и ФЛП, трудоустроившие лицо по основному месту работы (далее — основной работодатель), должны выполнять требование об уплате ЕСВ с фактической базы начисления взноса такого лица, но не ниже размера минимальной зарплаты.

Соответственно если фактическая база начисления ЕСВ, определенная по работнику, ниже минималки, то на разницу между ней и фактической базой (так называемая дополнительная база) доначисляют ЕСВ. Ставка взноса — 22 %.

Отчисление отпускных за прошлые периоды может привести к тому, что база начисления в таких месяцах просядет. Поэтому после проведения таких действий проконтролируйте выполнение приведенного выше требования. При необходимости определите дополнительную базу и доплатите ЕСВ.

В Д1 дополнительную базу, возникшую в связи с отчислением отпускных, предоставленных в счет неотработанной части рабочего года, отражаем в отдельной строке со спецкодом типа начислений «14» в графе 09

При этом в графе 08 по такой строке указываем месяц и год, за который эта дополнительная база определена (см. пример 2).

Внимание! Такую дополнительную базу указываем в Д1 за месяц, в котором проведено отчисление отпускных. Корректировать прошлые периоды не нужно.

Отчисленные отпускные в 4ДФ. Отчисленную сумму отпускных указываем в разд. І 4ДФ за месяц, в котором проведено такое сторнирование, в общей сумме зарплатного дохода с признаком «101». Фактически она уменьшает сумму зарплатного дохода. Отдельно ее не выделяем.

Компенсация отпуска в приложениях Д1 и 4ДФ

Компенсация отпуска в Д1. Денежная компенсация за неиспользованный отпуск может выплачиваться в следующих случаях:

— при увольнении работника. В день увольнения работодатель должен провести полный расчет и выплатить компенсацию за все не использованные работником дни ежегодных отпусков и дополнительного социального отпуска работникам, имеющим детей (при наличии права на него);

— во время работы по желанию работника компенсация части ежегодного отпуска (без увольнения работника) при определенных условиях;

— в случае призыва работника на военную службу. По желанию такие работники могут получить денежную компенсацию за все неиспользованные ими дни ежегодного отпуска, а также дополнительного отпуска на детей.

Есть вопросы относительно порядка выплаты компенсации отпуска, определения количества дней и исчисления ее суммы? Вся информация об этом ждет вас в статье «Компенсация отпуска: определяем право и количество дней» // «Налоги & бухучет», 2026, № 55 (ср. 025135600).

В Д1 сумму отпускной компенсации работника отражаем в составе его зарплаты (одной строкой)

То есть без использования отдельных кодов типа начислений (см. пример 3).

Компенсация отпуска в 4ДФ. Сумму компенсации отпуска (по какому-либо случаю ее начисления работнику) отражаем в 4ДФ в составе зарплаты с признаком «101» в месяце, в котором она начислена.

На примерах рассмотрим заполнение Д1 и 4ДФ в разных ситуациях.

Отчисленные отпускные. Примеры отражения

Отпускные отчислены за 5 календарных дней излишне использованного ежегодного отпуска. Условно это 5 последних дней, а именно 2 дня в мае и 3 дня в июне 2026 года. Поэтому в приложении Д1 за июль 2026 года для отражения отчисленных отпускных формируем две строки. Суммовые показатели в них указаны со знаком «минус» (см. рис. 1).

Рис. 1. Фрагмент Д1 за июль 2026 года — отчисленные отпускные

В приложении 4ДФ за июль сумма отчисленных отпускных прошлых месяцев уменьшает общий июльский зарплатный доход работника. Он составит 25150 грн (30000 - 4850). Заполнение 4ДФ — на рис. 2.

Рис. 2. Фрагмент 4ДФ за июль 2026 года — отчисленные отпускные

Также информацию об увольнении работника нужно указать в приложении Д5 по общим правилам.

В Д1 за июль 2026 года на работницу будут сформированы четыре строки. Одна с суммой зарплаты, вторая и третья с суммами отчисленных отпускных, а четвертая — для дополнительной базы за апрель, в которой в графе 09 — код типа начислений «14», а в графе 10 — «4.2026» — апрель 2026 года (см. рис. 3).

Обратите внимание! Несмотря на то, что база начисления ЕСВ за июль по работнице ниже минималки, дополнительную базу за июль не определяем, поскольку такая работница была уволена не последним рабочим днем июля. Подробно — в статье «ЕСВ с минимальной зарплаты: применяем требование в 2026 году» // «Оплата труда», 2026, № 7.

Рис. 3. Фрагмент Д1 за июль 2026 года — дополнительная база

В приложении 4ДФ в графах 3 и 3а начисленный доход июля показываем общей суммой с учетом отчисленных сумм 4760 грн (8000 - 3240) так, как показано на рис. 4.

Рис. 4. Фрагмент 4ДФ за июль 2026 года

Увольнение работницы также отражаем в приложении Д5 по стандартному алгоритму.

Отпускная компенсация. Пример отражения

Пример 3. Оноприенко Степан Александрович (совместитель, неполный рабочий день, ставка ЕСВ 22 %) с 15 июля 2026 года освобожден от работы в связи с призывом на военную службу во время мобилизации. В этом же месяце по его заявлению ему начислена денежная компенсация за 30 неиспользованных им дней ежегодного основного отпуска.

Всего в июле работнику начислено 41500 грн, в том числе 13000 грн — зарплата и 28500 грн — отпускная компенсация. Выплачены эти суммы в установленные для зарплаты сроки — в августе 2026 года.

В Д1 за июль зарплату и отпускную компенсацию показываем общей суммой в одной строке (см. рис. 5).

Рис. 5. Фрагмент Д1 за июль 2026 года — отпускная компенсация

Также общей суммой зарплата и компенсация за июль отражаются в приложении 4ДФ (см. рис. 6).

Рис. 6. Фрагмент 4ДФ за июль 2026 года — отпускная компенсация

Выводы

• В приложении Д1 сумму отчисленных отпускных показываем в отдельной строке с кодом типа начислений «10» в графе 09 и соответствующим месяцем и годом, за который они отчислены, в графе 10. Суммы в графах 16, 17 и 20 по отчисленным отпускным указываем со знаком «минус».
• В случае возникновения дополнительной базы за прошлые периоды из-за отчисления отпускных при увольнении, ее отражаем в Д1 в месяце такого отчисления. При этом в графе 09 проставляем спецкод «14», а в графе 10 — период, за который она определена.
• В приложении 4ДФ сумма отчисленных отпускных уменьшает общую сумму зарплатной строки того месяца, в которой фактически было осуществлено это отчисление.
• Сумму компенсации отпуска в Д1 и 4ДФ показываем совокупно с зарплатой в месяце ее начисления.

Читать также:

• Как оплачивать ночные часы работы в выходной день
• Уходовый отпуск закончился: исчисляем госстаж и индексацию
• Работник — участник боевых действий: отпуска, больничные, налогообложение в 2026 году
• Работник в отпуске или мобилизован: выбираем вариант замены
• Работа в выходной день: документальное оформление
• Компенсация отпуска и отчисленные при увольнении отпускные в приложениях Объединенного отчета
• НСЛ для одинокой матери троих детей
• Как уволить работника, не прошедшего испытание
• Дополнительный отпуск тренера-преподавателя: можно ли заменить компенсацией без увольнения?
• Выслуга лет тренера-преподавателя: засчитывают ли стаж работы учителем?
• Отпускные: если принят на работу не с первого календарного дня
• Ежегодный основной отпуск: предоставление авансом в первый год работы
• Курсы повышения квалификации и минзарплата
• Временный работник: как проводить индексацию?
• Начислять ли квартальную премию работнику после увольнения?
• Как обложить налогом квартальную премию, начисленную после увольнения
• Отпускная компенсация педагогам: разъяснение от МОН и Гоструда
• Ежегодный отпуск: если дней предоставлено больше, чем заработано
• Оклад повысили посреди месяца: проводить ли индексацию зарплаты?