Звільнення без зарплати: чи показувати працівника в 4ДФ?

Чи потрібно в додатку 4ДФ до Розрахунку ЮО або додатку ФІЗ-4ДФ до Розрахунку ФОП / НПД заповнювати графу 8 «Дата звільнення з роботи», якщо в звітному періоді, в якому відбулося звільнення працівника, йому не нараховувався та не виплачувався дохід?

Податкові агенти часто стикаються з практичною ситуацією: працівника звільнили, але у звітному періоді йому не нараховували й не виплачували доходу. Виникає питання: чи потрібно відображати такого працівника в додатку 4ДФ / ФІЗ‑4ДФ та заповнювати графу 8 «Дата звільнення з роботи»?

Нормативна база

За п.п. «б» п. 176.2 ст. 176 ПКУ податкові агенти та платники ЄСВ зобов’язані подавати Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого податку та нарахованого ЄСВ:

• ФОП і НПД – щокварталу (з розбивкою по місяцях);
• інші податкові агенти (юрособи) – щомісяця.

Важливо: такий Розрахунок (ЮО або ФОП / НПД) подається лише у разі нарахування доходів фізособам протягом звітного періоду.

Форми Розрахунку ЮО, Розрахунку ФОП / НПД та Порядок їх заповнення затверджені наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4.

Як заповнюється графа 8 «Дата звільнення з роботи»

У розд. I додатка 4ДФ до Розрахунку ЮО або додатка ФІЗ‑4ДФ до Розрахунку ФОП / НПД передбачено рядок 06, де:

• у графі 8 проставляється дата звільнення фізичної особи (число, місяць, рік).

Порядок уточнює:

• графа 8 заповнюється лише на тих фізосіб, які:

  • були звільнені у звітному періоді за місцем роботи, де вони отримували зарплату; або
  • були звільнені до початку звітного періоду, але отримували доходи у звітному періоді (наприклад, донарахування, компенсації тощо);

• для працівників, які не змінювали місця роботи у звітному періоді, графа 8 не заповнюється;

• якщо працівника кілька разів приймали і звільняли протягом періоду, по ньому заповнюють окремий рядок на кожен випадок зміни місця роботи.

Що, якщо звільнення було, а доходу – ні?

Податковий орган робить однозначний висновок:

Якщо у звітному періоді, в якому відбулося звільнення працівника, йому не нараховувався та не виплачувався дохід, то:

• у додатку 4ДФ до Розрахунку ЮО або додатку ФІЗ‑4ДФ до Розрахунку ФОП / НПД
  такого працівника не відображають;
• графа 8 «Дата звільнення з роботи» не заповнюється.

Логіка така: Розрахунок подають лише за наявності доходів у періоді. Якщо немає об’єкта для персоніфікації (нарахованого/виплаченого доходу), немає й підстав включати працівника в додаток 4ДФ/ФІЗ‑4ДФ лише «заради дати звільнення».

Висновки для податкових агентів

1. Не було доходу – немає рядка в 4ДФ/ФІЗ‑4ДФ. Якщо у місяці/кварталі звільнення працівнику не нараховували й не виплачували жодного доходу, його не вносять до розд. I 4ДФ/ФІЗ‑4ДФ, графу 8 не заповнюють.
2. Дату звільнення зазначають у графі 8 лише разом з відображенням доходу (зарплати, донарахувань, компенсацій), пов’язаного з цим місцем роботи у звітному періоді.
3. Якщо після звільнення працівнику донараховують дохід у наступних періодах, у періоді фактичного нарахування його відображають у 4ДФ/ФІЗ‑4ДФ та заповнюють графу 8 з фактичною датою звільнення.

Читати також:

• ФІЗ-4ДФ: чи потрібен додаток за «нульові» місяці ФОП / НПД? 
• Виправляєте ФІЗ-4ДФ: заповнювати підсумковий рядок чи ні?
• ФОП‑роботодавець: алгоритм уточнення додатка ФІЗ‑4ДФ
• Зарплата в 4ДФ / ФІЗ‑4ДФ: як заповнити графи 3а та 3?
• Відображаємо доходи у негрошовій формі у додатках 4ДФ ЮО та ФІЗ-4ДФ ФОП
• Медстрахування працівників: відображення в 4ДФ / ФІЗ‑4ДФ та оподаткування
• Чи можна подати уточнюючий Об'єднаний звіт ЮО / ФОП / НПД після 1095 днів?