Отключить рекламу

Подпишитесь!


Бухгалтер 911, март, 2017/№13
Печатать

Если работодатель — частный предприниматель: кадровые документы

Соломина Мария, эксперт по вопросам оплаты труда, buhgalter911@mail.ua
Не можем не восхищаться предпринимателями, которые в наше нелегкое время не только себя, но и других лиц обеспечивают работой. И главное тут не погрязнуть в «бумажном водовороте». Отдельная епархия — кадровые документы. Все ли их нужно составлять предпринимателю-­работодателю? Разбираемся!
предприниматели, трудовая документация

Скажем честно: небывалый интерес к кадровым документам в первую очередь вызван всплеском активной деятельности контролеров из Гоструда. На фоне, опять же, роста «трудовых» штрафов*.

* Вам будет интересна статья «Трудовые проверки: отвечаем на актуальные вопросы» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 9).

В такой ситуации желание работодателей обезопасить себя вполне понятно. Мы со своей стороны стараемся помочь вам разобраться в ворохе кадровых документов. И сегодня предлагаем поговорить о кадровой документации предпринимателей-работодателей.

Наименование документа

Необходимость составления предпринимателем

Коллективный договор

Коллективный договор заключают на предприятиях, в учреждениях, организациях. Предприниматели (далее — ФЛП) с ним могут не заморачиваться

Правила внутреннего трудового распорядка

Вопросы, для решения которых предназначены Правила внутреннего трудового распорядка (далее — Правила), ФЛП регулируют в письменном трудовом договоре, заключаемом с работником. Поэтому, на наш взгляд, предприниматели вправе не составлять Правила. Отметим, что ранее с необязательностью Правил для ФЛП соглашалось и Минсоцполитики (см. письмо от 04.06.2013 г. № 212/13/133-13), но сейчас, похоже, задумалось, а не передумать ли (см. письмо от 21.11.2016 г. № 5907/0/10-16/06)

Штатное расписание

Целесообразно вести, если в трудовом договоре не указан оклад (ставка) работника, например, отмечено, что зарплата выплачивается работнику в размере не ниже минимальной заработной платы либо что оплата труда осуществляется согласно штатному расписанию.

Заметьте: такие формулировки в трудовом договоре + штатное расписание позволяют уйти от необходимости делать допсоглашения к трудовым договорам работников в случае повышения им зарплаты.

Составляют штатное расписание в произвольной форме

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Предприниматели не ведут, поскольку не хранят у себя трудовые книжки работников.

Работники ФЛП хранят трудовые книжки у себя дома (п. 2.211 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников*)

Личная карточка и личное дело работника

Согласно приказу Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 г. № 495/656 предназначение личной карточки — совершенствование госстатнаблюдений предприятий, учреждений, организаций по учету личного состава. ФЛП там «не засветились». Поэтому считаем, что они вправе самостоятельно выбирать, заводить или нет личные карточки на работников. Ведь личная карточка в том виде, в котором она есть сейчас, слишком глобальна для предпринимателя. Большая часть информации, которая в ней содержится, уже указана в трудовом договоре.

Однако мы рекомендуем вам обратить внимание на раздел V личной карточки. В нем можно вести учет отпусков, использованных работником, как того требует ст. 10 Закона об отпусках**.

Что касается личных дел работников, то ФЛП, как не крути, необходимо иметь копии налоговых номеров работников и документы, подтверждающие их право на льготы и гарантии (при наличии)

Табель учета рабочего времени (типовая форма № П-5 утверждена приказом № 489***)

Рекомендуем вести. Табель использования рабочего времени снимет вопросы, связанные с учетом:

— фактически отработанного времени (в режиме полного, сокращенного, неполного рабочего времени);

— часов, отработанных свехурочно, в праздничные и нерабочие дни, в вечернее и ночное время и т. д.;

— времени, не отработанного работником по уважительным (болезнь, отпуск) и не очень (прогул) причинам

Заявления работников о приеме на работу, увольнении, отпуске и т. д.

Заявление о приеме на работу — необязательный документ. Поэтому можете не требовать его от работника. А вот заявления о переводе на другую работу (должность), установлении неполного рабочего времени рекомендуем хранить. Они будут подтверждением того, что инициатором изменения существенных условий труда выступал работник.

Также рекомендуем не пренебрегать заявлениями работников об отказе либо о согласии на определенные действия (например, на перевод, на работу в изменившихся условиях труда). Это позволит избежать возможных трудовых споров с работниками.

Не лишними будут и заявления на увольнение, например, если работник увольняется по собственному желанию и должен отработать две недели

Трудовой договор

Обязательно должен быть заключен в письменной форме. В качестве образца можно использовать форму трудового договора, утвержденную приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260

Распоряжения (приказы) по основной деятельности

На наш взгляд, ФЛП логичнее издавать распоряжения. Согласитесь, неправильно это как-то приказывать самому себе. Но если вам ближе приказ, приказывайте .

Распоряжения (приказы) по основной деятельности могут (но не обязаны!) издавать предприниматели по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, реализации продукции

Распоряжения (приказы) по личному составу (о приеме на работу, переводе, отпусках, командировках, увольнении)

Однозначно необходимо издавать распоряжения (приказы) о:

— приеме на работу. Это требование ч. 3 ст. 24 КЗоТ — подчеркивает Минсоцполитики в письме от 12.12.2016 г. № 488/0/22-16;

— направлении в командировку (см. п.п. 170.9.1 НКУ).

Настоятельно рекомендуем издавать распоряжения (приказы) об отпусках. Это поможет в дальнейшем избежать возможных недоразумений с работниками относительно отгулянных ими дней отпусков. Да и контролерам будет доказательство того, что отпуска работникам предоставлялись.

Что касается распоряжений (приказов) об увольнении, то однозначно лишними они не будут. Ведь в них наряду с основанием и датой увольнения вы сможете зафиксировать, например, количество дней отпуска, которые подлежат компенсации при увольнении либо отгуляны в счет неотработанной части рабочего года, необходимость выплаты выходного пособия

График отпусков, уведомление о дате начала отпуска

Рекомендуем составлять. Все дело в ст. 10 Закона об отпусках, где указано, что порядок предоставления отпусков определяется графиками отпусков. Там же прописана обязанность работодателя уведомить работника о начале отпуска за две недели до его начала.

А вообще учитывая, что в последнее время отсутствие графика отпусков для контролеров как красная тряпка сами знаете для кого, лучше все-таки иметь эту «бумагу» и спать спокойно

Акты, объяснительные записки

Любой форс-мажор в ходе рабочего дня лучше зафиксировать. Например, работник прогуливает работу. За такой проступок предприниматель вправе его уволить, но при условии, что документально было все правильно оформлено (есть соответствующий акт и письменные объяснения работника о причине отсутствия)

Зарплатные ведомости

Расчетно-платежные (зарплатные) ведомости необходимы предпринимателю для подтверждения:

— размера начисленного дохода и правильности проведенных удержаний с него;

— расходов на оплату труда у общесистемщиков и единоналожников — плательщиков НДС.

Ведомость на выплату зарплаты подтверждает, что зарплата работником получена. Так что лучше от них не отказываться

Должностные инструкции

Считаем, что ФЛП могут не составлять должностные инструкции, если информация, которая должна быть в них указана, зафиксирована в трудовом договоре работника

* Утверждена совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 р. № 58.

** Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

*** Приказ Госкомстатистики Украины «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.2008 г. № 489.

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться