Отключить рекламу

Подпишитесь!


Бухгалтер 911, май, 2019/№17-18
Печатать

Разные подписи того же самого кассира: как правильно оформить?

Шевчук Михаил, налоговый эксперт
Подпись в кассовых документах. Как оформить изменение самой подписи сотрудника? Подпись кассира не соответствует образцу в паспорте, а после изменения фамилии подпись опять имеет другой вид. Какими документами/приказами нужно это оформить? Получается, кассир один, а подписи разные в разных периодах. Разберемся!

В чем опасность?

Начнем с того, что кассир — особая должность. С его подписью должно быть все в порядке , ведь в противном случае это может иметь чрезвычайно пагубные последствия. Почему? Сейчас все объясним.

Первичные документы согласно п. 2.4 Положения № 88* должны содержать ряд обязательных реквизитов. Среди таких реквизитов, в частности, должности и фамилии лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозоперации.

* Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

То есть, что касается кассира, первичные документы должны содержать его должность — «кассир», фамилию — «Иванов»** и личную подпись.

** Подчеркнутым курсивом выделены данные, которые для каждого предприятия разнятся.

Этим же пунктом определено, что несущественные недостатки в документах, содержащих сведения о хозоперации, не являются основанием для ее непризнания. Но при условии, что такие недостатки не препятствуют возможности идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозоперации. Проблемы с подписью (подобные описанным в преамбуле) могут быть расценены как такие препятствия , ведь из п. 2.4 Положения следует, что личная подпись относится к данным, позволяющим идентифицировать физлицо.

Но если все вышесказанное, в принципе, относится к любому сотруднику, уполномоченному подписывать те или иные документы, то должность кассира накладывает свой отпечаток на рассматриваемый вопрос. Дело в том, что кассир уполномочен подписывать:

первичные документы, такие как приходные и расходные кассовые ордера (далее — ПКО и РКО соответственно) и ведомости на выплату наличных. При этом в обязанности кассира согласно п. 34 Положения № 148*** входит в том числе проверка при получении таких документов наличия и подлинности на них подписей****. И только в случае соблюдения всех требований, указанных в п. 34 этого Положения, кассир ставит на них и свою подпись;

*** Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

**** А на расходной ведомости — также разрешительной надписи руководителя учреждения/предприятия или лиц, которые им уполномочены.

В противном случае он возвращает документы для оформления.

учетный регистркассовую книгу. Он имеет важнейшее значение в том числе в оприходовании наличных, а это, как вы знаете, зона повышенной опасности.

Записи в кассовой книге кассир осуществляет в двух экземплярах.

Первые, являющиеся неотрывной частью листа кассовой книги — «Вкладні аркуші касової книги», остаются в кассовой книге.

Вторые, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги — «Звіт касира», являются документами, по которым кассиры отчитываются о движении денег в кассе.

Исправления в кассовой книге не допускаются. Но если избежать их не удалось, то и здесь задействуют подпись кассира: сделанные исправления подписывает главный бухгалтер или замещающее его лицо и кассир.

Кассир ежедневно в конце рабочего дня подытоживает операции за день, выводит остаток наличных денег в кассе на начало следующего дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира вторые экземпляры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги, с ПКО и РКО под расписку в кассовой книге.

Для чего мы напоминаем и так знакомые вам, уважаемый читатель, вещи? Дело в том, что кассовая книга имеет важнейшее значение в оприходовании наличных.

Так, согласно п. 11 Положения № 148 оприходованием наличности в кассах учреждений/предприятий и их обособленных подразделений, проводящих наличные расчеты с применением РРО и с оформлением их кассовыми ордерами и ведением кассовой книги, является осуществление учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений в кассовой книге на основании ПКО.

А если недействительными будут признаны подписи кассира на ПКО и в кассовой книге, то уже возникает вопрос об оприходовании наличных. И если кассир на предприятии всего один, то под угрозой могут оказаться абсолютно все наличные поступления .

Но кто может обнаружить подобные «нарушения»? В том то и дело, что согласно п. 47 Положения № 148 проверки соблюдения порядка ведения операций с наличностью осуществляют органы ГФСУ в соответствии с их компетенцией.

Причем контролирующий орган при проведении проверки согласно п.п. 1 п. 58 Положения № 148 проверяет выполнение учреждением/предприятием требований этого Положения относительно соблюдения порядка ведения кассовой книги и оформления операций по приему и выдаче наличных денег из кассы, ведения соответствующих кассовых документов.

В случае выявления нарушений порядка ведения операций с наличными к нарушителям применяют штрафные санкции согласно законодательству Украины.

Лица, виновные в нарушении порядка ведения операций с наличностью, притягиваются к ответственности в установленном законодательством Украины порядке.

Еще один нюанс: при приеме на работу кассира с ним заключают договор о полной материальной ответственности и знакомят его под подпись с требованиями Положения № 148 (ср. 025069200). Так вот, если подпись под таким договором не будет совпадать с подписью кассира на других документах (ПКО, РКО и кассовой книге), формально могут возникнуть проблемы с привлечением кассира к материальной ответственности (в случае необходимости). Поэтому позаботиться о правильном оформлении изменения подписи кассира в интересах самого предприятия/учреждения.

Изменение подписи кассира: подтверждаем документально

Как вы уже поняли, подпись — это не простая клякса, поэтому просто так взять и изменить ее «по своему хотению» нельзя. Вернее, можно, но это может иметь негативные последствия в виде признания такой подписи недействительной. И вследствие этого недействительными могут стать и документы, подписанные сотрудником с ее помощью .

Поэтому в случае, когда документы одного вида подписаны одним и тем же лицом, но разной подписью, необходимо иметь веское подтверждение изменения подписи лица.

Изменение подписи в связи со сменой фамилии. Одним из самых распространенных случаев изменения подписи является изменение фамилии лица. Как правило, это изменение фамилии в связи со вступлением в официальный брак, но бывают и другие основания. В таком случае, если в подписи присутствовали элементы старой фамилии, логично, что при изменении фамилии может измениться и подпись.

Хотя никто и ничто не запрещает оставить старую подпись и не заставляет изменять ее в связи со сменой фамилии.

При этом ни в паспортном столе, ни в РАГСе подпись не фигурирует отдельно ни в каких базах данных. Лицо, изменившее фамилию, просто ставит в паспорте новую подпись. В дальнейшем использовать нужно именно такую подпись. Ведь получается, что подтверждается подпись с этого момента только записью в паспорте.

Заведя новую подпись, лицо, уполномоченное на подпись документов на предприятии, обязано в кратчайшие сроки сообщить об этом.

Конкретный срок при этом не предусмотрен, но, считаем, сделать это нужно перед тем, как подписать первый документ новой подписью.

Предприятие же, в свою очередь, получив такой сигнал , обязано документально подтвердить изменение подписи сотрудника. Для этого ему желательно:

1) сделать копию документа, удостоверяющего личность работника (в общем случае — паспорта), где содержится новый образец его подписи;

2) издать внутренний распорядительный документ (приказ/распоряжение), подтверждающий изменение подписи сотрудника (в рассматриваемом случае — кассира);

3) уведомить о факте изменения подписи третьих лиц. В случае c кассиром придется подать новый образец его подписи в банк(и), обслуживающий(ие) предприятие.

Несоответствие образца подписи данным в паспорте

Подпись кассира не соответствует образцу в паспорте. Какими документами/приказами нужно это оформить?

Вообще такой ситуации, чтобы избежать проблем, лучше не допускать. Ведь, как мы выяснили, получение новой подписи лица в первую очередь подтверждается его подписью в паспорте.

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться