Сайт для бухгалтеров №1 в Украине

Получайте
новости почтой!


Бухгалтер 911, август, 2021/№32
Печатать

Трудовые книжки: а вы уже сканируете?

Ушакова Лилия, эксперт по вопросам оплаты труда
С 10 июня стартовал переход на электронный учет трудовой деятельности*. С этого дня и на протяжении 5 лет работодатели или же сами работники будут предоставлять Пенсионному фонду электронные копии страниц трудовых книжек и документов о стаже. Пенсионный фонд уже подоспел с соответствующим Порядком. Так что беремся за дело.

* Детали найдете в статьях: «Электронные трудовые книжки: «низкий старт» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 23), «Закон «по трудовым книжкам»: подписан и опубликован» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 11), «Диджитализацией по трудовым книжкам: Закон принят» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 9).

Настоящий бухгалтер/кадровик не доверяет слухам, чтобы не делать лишнюю работу. Он четко знает, какой документ требует от него предпринять те или иные действия. Если речь идет о предоставлении Пенсионному фонду электронных копий страниц трудовой книжки и документов о стаже, то это Порядок № 1084, Закон № 1217 и новоявленный Порядок № 11-1**.

** Порядок учета трудовой деятельности… в электронной форме, утвержденный постановлением КМУ от 27.11.2019 г. № 1084, Закон Украины от 05.02.2021 г. № 1217-IX и Порядок предоставления сведений о трудовой деятельности… в электронной форме, утвержденный постановлением правления Пенсионного фонда от 12.03.2021 г. № 11-1 соответственно.

Механизм предоставления сведений о трудовой деятельности в электронной форме прописан в Порядке № 11-1. Он заработал с 23 июля и собрал в себе все то, что и так было известно работодателям, которые уже сканировали трудовые книжки. Но есть и кое-что новенькое. Пробежимся по основным моментам.

Кто подает?

Вся тройка профильных документов говорит, что подавать сведения из трудовой книжки и другие документы, подтверждающие стаж, могут:

— или работодатель;

— или работник самостоятельно (ФЛП сам на себя самостоятельно), имея собственную квалифицированную электронную подпись (КЭП).

То есть нет обязанности именно работодателя направлять такие сведения.

Однако если юрлицо-работодатель хранит у себя трудовые книжки работников, то ему и карты книжки в руки.

Ведь отдать трудовую книжку работнику, который принят на работу до 10.06.2021 г., работодатель-юрлицо может только при увольнении или после того, как передаст электронные копии страниц трудовой книжки Пенсионному фонду, а последний их обработает и примет.

Отдельно остановимся на работниках юрлиц, которые приняты на работу после 10.06.2021 г., а также всех тех, кто работает у ФЛП.

Такие работники хранят трудовые книжки у себя. Следовательно, могут предоставить необходимую информацию в Пенсионный фонд самостоятельно.

Поэтому ответ на вопрос: «нужно ли ФЛП сканировать трудовые книжки своих работников» — нет!

А нужно ли работодателям-юрлицам сканировать трудовые книжки работников-пенсионеров? Законом никаких исключений по ним не установлено. Однако в устных разъяснениях специалисты Пенсионного фонда говорят о том, что на пенсионеров подавать данные не нужно. Но хотелось бы официальных разъяснений.

Как подавать?

Опишем порядок действий для работодателей.

Шаг 1. Готовим документы. Перепроверяем и сканируем трудовую книжку работника. Требования к скан-копиям такие:

1) цветной формат, рекомендованная разрешающая способность при сканировании — 300 dpi;

2) формат изображения должен быть jpg (если будет каждая страница трудовой отдельно) или pdf (если формируете полный документ со всеми страницами трудовой книжки);

3) размер файла не должен превышать 1 Мб;

4) должны содержать все заполненные страницы трудовой книжки в хронологическом порядке. То есть сканируем не только сведения о работе, но и о награждениях, поощрениях;

5) должны быть пригодными для восприятия их содержания, в частности данные о серии и номере бланков документов.

Если в трудовой есть затертые, выцветшие от времени записи, то ничего сверху не наводим! Сканируем и отправляем как есть.

Получать от работника согласие на обработку Пенсионным фондом его персональных данных больше НЕ нужно. Почему так? Объясняем.

Предоставление согласия на обработку персональных данных работника требовал Порядок № 1084. Этот документ появился еще до появления Закона № 1217, под который его писали. И пока работал только Порядок № 1084, принимать и обрабатывать данные скан-копий трудовых книжек пенсионщики могли лишь при наличии согласия лица.

Со вступлением в силу Закона № 1217 необходимость в согласии на обработку данных отпала. Ведь этот Закон наделил Пенсионный фонд недостающими полномочиями.

Шаг 2. Заходим на портал Пенсионного фонда portal.pfu.gov.ua. В правом верхнем углу нажимаем на кнопку «Вхід». Дальше выбираем вариант входа (юрлицо), АЦСК, файл и пароль ключа и входим в личный кабинет страхователя.

Шаг 3. Вводим данные работника. В разделе «Комунікації з ПФУ» выбираем «Відомості про трудові відносини робітника». Появится информационное окошко, которое напомнит вам требования к скан-копиям. Перечитываем и жмем «Продовжити».

В окошке «РНОКПП особи» вводим регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика-работника, трудовую книжку которого передаем пенсионщикам. Если же он отказался от получения такого номера, то заполняем поле «Серія та номер паспорта».

Далее в соответствующих ячейках указываем фамилию, имя, отчество работника и жмем кнопку «Продовжити».

Шаг 4. Добавляем сведения о трудовой деятельности. Это можно сделать одним из двух способов (!) на выбор.

1 способ: добавить скан-копии трудовой книжки. В этом случае нажимаем на поле «Додати файл». Выбираем из предложенного перечня, что хотим добавить (трудовая книжка или документы о стаже). Добавляем файл с заранее отсканированной трудовой книжкой.

Если файлов несколько, то после того как добавили один, добавляем второй и так далее. То есть если каждая страница трудовой книжки одного лица отсканирована отдельно, то добавляем все файлы со всеми страницами трудовой.

После загрузки файлов нажимаем «Підписати та відправити ПФУ». Выбираем файл с КЭП и вводим пароль. Все!

2 способ: самостоятельно внести записи трудовой книжки + обязательно приложить скан-копии трудовой книжки.

То есть если у вас есть желание (и время), вы можете самостоятельно оцифровать трудовую книжку работника. Для этого жмем на поле «Записи про трудову діяльність» и переносим в соответствующие поля сведения из трудовой книжки работника, сохраняя каждую запись.

После того как записи были перенесены, обязательно добавляем скан-копии трудовой книжки, подписываем и отправляем пенсионщикам таким же образом, как описано в способе 1.

Шаг 5. Ожидаем результата — появления статуса «Виконано» по переданной скан-копии трудовой книжки в разделе «Звернення» портала Пенсионного фонда.

Внимание! Обработка сведений может длиться очень долго. Не нужно паниковать, если месяц прошел, а ничего не происходит.

Дело в том, что в первую очередь сегодня обрабатывают сканы работников, которым до наступления права на пенсию по возрасту осталось 2 года.

Также Пенсионный фонд планирует установить графики, в которых будет определен порядок предоставления электронных сведений о трудовой деятельности.

А что внутри?

Дождались появления статуса «Виконано»? Посмотрите, что внутри сообщения. Там могут быть замечания к записям в трудовой книжке и/или требования о необходимости предоставления документов для засчитывания в стаж соответствующих периодов.

Что с этим делать? Если замечания/требования касаются записей вашего предприятия, то исправлять. Если же к вам они не имеют отношения, то сообщите о них работнику.

После обработки Пенсионным фондом скан-копий трудовую книжку вы отдадите работнику на хранение под подпись. Поэтому у него появится возможность поработать с ней, собрать необходимые документы для подтверждения стажа и обратиться к предыдущим работодателям для исправления/уточнения записей в трудовой книжке или же в архивные учреждения.

А еще порекомендуйте работнику ознакомиться с Порядком № 637***. Этот документ подскажет, какими документами следует подтверждать периоды, которые входят в стаж. Например, время обучения в вузах, училищах, учебных заведениях повышения квалификации и переподготовки кадров, в аспирантуре, докторантуре и клинической ординатуре подтверждается дипломами, удостоверениями, свидетельствами, а также справками и другими документами, которые выданы на основании архивных данных и содержат сведения о периодах обучения.

Собранные документы работник может самостоятельно отсканировать и передать пенсионщикам через личный кабинет на портале ПФУ в описанном выше порядке.

*** Порядок подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденный постановлением КМУ от 12.08.93 г. № 637.

Если же работник не дружит с цифровыми технологиями, то он может обратиться напрямую в Пенсионный фонд. Там обещают помочь.

А в завершение ответ на вопрос, который часто задают работодатели: нужно ли сегодня отдельно вносить через портал Пенсионного фонда сведения о приеме, переводе, увольнении работников для пополнения электронной трудовой книжки? Нет! Не нужно.

Эти данные система черпает из приложения 5 (Д5) Объединенного отчета. Как будет дальше, поживем — увидим.

фото автора В фокусе
Ушакова Лилия СРЕДНЯЯ ЗАРПЛАТА — НОВЫЙ ПЕРЕРАСЧЕТ [Порядок 100]...
63144 143
Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться
copy-print__image
Данная функция доступна только
авторизованным пользователям
Нас уже image пользователей
Клуб 911 — присоединяйтесь, чтобы получить полный доступ ко всем материалам сайта. Это бесплатно!
Уже с нами? Войти