Вопрос |
Ответ |
Нужно ли сканировать незаполненные страницы трудовой книжки, а также страницы с поощрениями? |
Ориентир в данном случае — Порядок № 11-1*. Согласно п. 5 этого документа сканированные копии изготовляются в цветном формате с оригиналов трудовой книжки и документов о стаже, должны содержать все страницы трудовой книжки в хронологическом порядке и поля соответствующих документов, быть пригодными для восприятия их содержания. Если подходить к этой норме формально, то получается, что сканировать нужно абсолютно все страницы трудовой книжки, в т. ч. и незаполненные. Однако, на наш взгляд, увеличивать таким образом объем работ и себе, и ПФ необходимости нет. Достаточно передать сведения с заполненных страниц трудовой книжки. Специалисты ПФУ также высказываются за сканирование только заполненных страниц трудовой книжки (см., например, разъяснение ГУ ПФУ в Кировоградской обл.: www.pfu.gov.ua/kr/420284-robotodavtsyam-neobhidno-pam-yataty-pro-taki-vymogy-do-skan-kopij-dokumentiv/). А вот в ситуации, когда вы или предыдущий работодатель случайно пропустили разворот и продолжили записи на следующем развороте трудовой книжки, пустой разворот нужно обязательно отсканировать и передать в ПФ, чтобы пенсионщики убедились в том, что на этом пропущенном развороте записей не было. Раздел трудовой книжки «Відомості про заохочення» при наличии в нем записей также нужно отсканировать и передать в ПФ |
Существуют ли какие-то требования к названию файлов скан-копий трудовой? |
На нормативном уровне таких требований нет. ПФУ в свое время рекомендовал указывать название файла в формате* «НННННННННН_ЛС_ПС.jpg (.pdf)», где НННННННННН — регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов; ЛС — номер левой страницы трудовой книжки, начиная с 02; ПС — номер правой страницы трудовой книжки, начиная с 03 Первый разворот, где содержатся Ф. И. О., должен иметь значение ЛС_ПС, равное 00_01. Например: 2650012123_00_01.jpg — это сканированный первый разворот, где содержатся Ф. И. О. застрахованного лица; 2650012123_10_11.jpg — это сканированный пятый разворот, где содержится информация о трудовых отношениях на страницах 10 и 11 трудовой книжки |
В ПФ скан-копию трудовой книжки работника приняли с замечанием, что не указаны дата и номер приказа об увольнении с предыдущего места работы. Работник взял с предыдущего места работы копию приказа. Как лучше поступить: отправить скан-копию приказа или выдать трудовую книжку работнику под расписку, чтобы ему на предыдущем месте работы внесли данные? |
В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе, а также о награждении и поощрении, исправление выполняется работодателем, который сделал соответствующую запись (п. 2.6 Инструкции № 58*). Соответственно вы, как новый работодатель, не можете внести в трудовую книжку реквизиты приказа об увольнении работника с предыдущего места работы. Работнику, который был принят на работу до 10.06.2021, работодатель выдает трудовую книжку на руки либо при увольнении, либо после завершения процедуры включения в реестр застрахованных лиц сведений о трудовой деятельности работника (п. 2 разд. II Закона № 1217**). Таким образом, если ПФ уже обработал скан-копии трудовой книжки работника (в разделе «Звернення» портала ПФУ по переданной скан-копии появился статус «Виконано»), то вы смело можете выдать трудовую книжку работнику под подпись. А он уже обратится к предыдущему работодателю для уточнения записей в трудовой книжке. Затем работник может самостоятельно отсканировать и передать недостающие сведения пенсионщикам через личный кабинет на портале ПФУ portal.pfu.gov.ua или обратиться для этого напрямую в ПФ |
Перед сканированием трудовой книжки бухгалтера обнаружили, что предыдущий кадровик внес запись «Прийнято на посаду бухгалтера на умовах неповного робочого часу». Нужно ли издавать приказ об исправлении ошибочной записи в трудовой или сканировать, как есть? |
В трудовую книжку не вносят условия трудового договора с работником: продолжительность рабочего времени (например, неполное, сокращенное), графики работы, условия оплаты труда, наличие/отсутствие полной материальной ответственности и т. п. Также не следует вносить условия приема на работу: по срочному трудовому договору, по контракту, наличие/отсутствие испытательного срока. Отдельный приказ о внесении исправлений в трудовую книжку издавать не нужно. Чтобы исправить ранее внесенную запись о приеме на работу, в разделе «Відомості про роботу» трудовой книжки укажите: — в графе 1 — порядковый номер записи; — в графе 2 — дату внесения изменений; — в графе 3 — номер записи, являющейся недействительной, и текст правильной записи; — в графе 4 — дату и номер приказа (распоряжения), запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку |
Если в уже отсканированной трудовой книжке обнаружится ошибка, можно ли передать данные повторно? |
Ошибки, неточности и неправильные записи в трудовых книжках следует исправить до их сканирования и передачи в ПФУ. Но если уж так случилось, что ошибка в трудовой книжке обнаружена и исправлена после передачи данных, то вы вполне можете еще раз отсканировать и отправить сведения в ПФ |