Сайт для бухгалтеров №1 в Украине

Получайте
новости почтой!


Бухгалтер 911, октябрь, 2021/№40
Печатать

Сканируем трудовые книжки: практические ситуации

Беляева Елена, эксперт по вопросам оплаты труда
Процесс перехода на электронный учет трудовой деятельности медленно, но идет. При переносе данных из бумажных трудовых книжек в электронные неизбежно возникают вопросы. На некоторые из них ответим в данной статье.

Вопрос

Ответ

Нужно ли сканировать незаполненные страницы трудовой книжки, а также страницы с поощрениями?

Ориентир в данном случае — Порядок № 11-1*. Согласно п. 5 этого документа сканированные копии изготовляются в цветном формате с оригиналов трудовой книжки и документов о стаже, должны содержать все страницы трудовой книжки в хронологическом порядке и поля соответствующих документов, быть пригодными для восприятия их содержания.

Если подходить к этой норме формально, то получается, что сканировать нужно абсолютно все страницы трудовой книжки, в т. ч. и незаполненные.

Однако, на наш взгляд, увеличивать таким образом объем работ и себе, и ПФ необходимости нет. Достаточно передать сведения с заполненных страниц трудовой книжки. Специалисты ПФУ также высказываются за сканирование только заполненных страниц трудовой книжки (см., например, разъяснение ГУ ПФУ в Кировоградской обл.: www.pfu.gov.ua/kr/420284-robotodavtsyam-neobhidno-pam-yataty-pro-taki-vymogy-do-skan-kopij-dokumentiv/).

А вот в ситуации, когда вы или предыдущий работодатель случайно пропустили разворот и продолжили записи на следующем развороте трудовой книжки, пустой разворот нужно обязательно отсканировать и передать в ПФ, чтобы пенсионщики убедились в том, что на этом пропущенном развороте записей не было.

Раздел трудовой книжки «Відомості про заохочення» при наличии в нем записей также нужно отсканировать и передать в ПФ

* Порядок подачи сведений о трудовой деятельности работника, физлица-предпринимателя, физлица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме, утвержденный постановлением правления ПФУ от 12.03.2021 № 11-1.

Существуют ли какие-то требования к названию файлов скан-копий трудовой?

На нормативном уровне таких требований нет. ПФУ в свое время рекомендовал указывать название файла в формате* «НННННННННН_ЛС_ПС.jpg (.pdf)», где НННННННННН — регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов; ЛС — номер левой страницы трудовой книжки, начиная с 02; ПС — номер правой страницы трудовой книжки, начиная с 03

Первый разворот, где содержатся Ф. И. О., должен иметь значение ЛС_ПС, равное 00_01.

Например:

2650012123_00_01.jpg — это сканированный первый разворот, где содержатся Ф. И. О. застрахованного лица;

2650012123_10_11.jpg — это сканированный пятый разворот, где содержится информация о трудовых отношениях на страницах 10 и 11 трудовой книжки

* www.pfu.gov.ua/content/uploads/sites/17/2020/07/Rekomendatsiyi-po-roboti-zi-skanovanymy-kopiyamy-trudovoyi-knyzhky.pdf

В ПФ скан-копию трудовой книжки работника приняли с замечанием, что не указаны дата и номер приказа об увольнении с предыдущего места работы. Работник взял с предыдущего места работы копию приказа. Как лучше поступить: отправить скан-копию приказа или выдать трудовую книжку работнику под расписку, чтобы ему на предыдущем месте работы внесли данные?

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе, а также о награждении и поощрении, исправление выполняется работодателем, который сделал соответствующую запись (п. 2.6 Инструкции № 58*). Соответственно вы, как новый работодатель, не можете внести в трудовую книжку реквизиты приказа об увольнении работника с предыдущего места работы.

Работнику, который был принят на работу до 10.06.2021, работодатель выдает трудовую книжку на руки либо при увольнении, либо после завершения процедуры включения в реестр застрахованных лиц сведений о трудовой деятельности работника (п. 2 разд. II Закона № 1217**).

Таким образом, если ПФ уже обработал скан-копии трудовой книжки работника (в разделе «Звернення» портала ПФУ по переданной скан-копии появился статус «Виконано»), то вы смело можете выдать трудовую книжку работнику под подпись. А он уже обратится к предыдущему работодателю для уточнения записей в трудовой книжке. Затем работник может самостоятельно отсканировать и передать недостающие сведения пенсионщикам через личный кабинет на портале ПФУ portal.pfu.gov.ua или обратиться для этого напрямую в ПФ

* Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.93 № 58.

** Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» от 05.02.2021 № 1217-IX.

Перед сканированием трудовой книжки бухгалтера обнаружили, что предыдущий кадровик внес запись «Прийнято на посаду бухгалтера на умовах неповного робочого часу». Нужно ли издавать приказ об исправлении ошибочной записи в трудовой или сканировать, как есть?

В трудовую книжку не вносят условия трудового договора с работником: продолжительность рабочего времени (например, неполное, сокращенное), графики работы, условия оплаты труда, наличие/отсутствие полной материальной ответственности и т. п. Также не следует вносить условия приема на работу: по срочному трудовому договору, по контракту, наличие/отсутствие испытательного срока.

Отдельный приказ о внесении исправлений в трудовую книжку издавать не нужно. Чтобы исправить ранее внесенную запись о приеме на работу, в разделе «Відомості про роботу» трудовой книжки укажите:

— в графе 1 — порядковый номер записи;

— в графе 2 — дату внесения изменений;

— в графе 3 — номер записи, являющейся недействительной, и текст правильной записи;

— в графе 4 — дату и номер приказа (распоряжения), запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку

Если в уже отсканированной трудовой книжке обнаружится ошибка, можно ли передать данные повторно?

Ошибки, неточности и неправильные записи в трудовых книжках следует исправить до их сканирования и передачи в ПФУ. Но если уж так случилось, что ошибка в трудовой книжке обнаружена и исправлена после передачи данных, то вы вполне можете еще раз отсканировать и отправить сведения в ПФ

фото автора В фокусе
Сергій Децюра ПН/РК першої частини липня: чи можна зареєструвати 31 липня?...
14864 22
Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше
Для того, чтоб распечатать текст необходимо оформить подписку
copy-print__image
Данная функция доступна только
авторизованным пользователям