Переходящие больничные: как их отражать в Налоговом расчете

Прежде всего тут надо учесть важное правило: больничные в отчетности отражаем по факту их начисления.

Далее. По общему правилу с 1 октября электронный листок нетрудоспособности считается выданным через 7 календарных дней после даты его закрытия. Только после истечения этого срока его можно брать в работу. Исключение из этого правила — е-больничный с причиной нетрудоспособности «Вагітність і пологи». Подробнее о е-больничном с причиной нетрудоспособности «Вагітність і пологи» см. в статье «Вести с полей о е-больничных» этого номера.

Далее у комиссии (уполномоченного) по соцстрахованию есть 10 календарных дней с даты выдачи е-больничного на назначение пособия (отказ в назначении) застрахованному лицу.

Так что если листок нетрудоспособности закрыт в конце месяца, то, вероятнее всего, е-больничный по такому листку вы успеете начислить только в следующем месяце.

Опять же, надо еще смотреть, как оформлены листки нетрудоспособности. Сформирован ли по одному страховому случаю один больничный лист или их несколько.

Так, если работник, как в нашем примере, болеет в сентябре и октябре, то у нас может быть ситуация, когда по одному страховому случаю:

1) есть несколько закрытых больничных листов: например, один больничный с 20.09.2021 г по 24.09.2021, второй с 25.09.2021 по 29.09.2021, третий с 30.09. 2021 по 04.10.2021. И часть из них/все они уже могут иметь статус выданных («готовий до сплати (виданий)»), с которыми уже можно работать и оплачивать их.

Для справки. Разобраться, что больничный является продолжением одного страхового случая, можно по нумерации. Правда, по сентябрьским больничным с нумерацией возможны варианты. Например, при продлении может изменяться номер, а именно цифра после знака тире в номере е-больничного будет изменена на следующую.

В октябрьских е-больничных номер электронного листка нетрудоспособности уже должен иметь такой формат: ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х, где ХХХХХХ — номер случая нетрудоспособности, ХХХХХХХХХХ — порядковый номер листка нетрудоспособности, Х — номер версии.

Если больничный создается как продление, номер случая будет один и тот же, а десятизначный порядковый номер будет изменяться;

2) есть только один больничный с 20.09.2021 по 04.10.2021.

Сразу скажем, что второй вариант — в наших реалиях уже редкость. Как правило, е-больничные по одному страховому случаю «раздроблены» на 5, а то и вовсе на 3 календарных дня.

Итак, если у вас есть несколько листков нетрудоспособности (вариант 1), то больничные сентября со статусом «готовий до сплати (виданий)» можно было начислять в сентябре, если комиссия по соцстрахованию в сентябре успеет прозаседать и назначить пособие.

Соответственно такие больничные и в отчетность попадут сентябрьскую (за третий квартал).

Но, скорее всего, второй больничный при варианте 1 вряд ли вы успели бы начислить в сентябре. Тогда начислять больничные по нему придется в октябре. Соответственно в приложениях Д1 и 4ДФ за сентябрь (раньше, чем больничные начислены) показывать их не рекомендуем.

А вот больничные по листку нетрудоспособности с 30.09.2021 по 04.10.2021 начислять уже точно нужно будет в октябре, ведь после закрытия больничного надо ждать еще 7 дней минимум.

Во втором случае, когда по одному страховому случаю выдан один листок нетрудоспособности, который начинается в сентябре и заканчивается в октябре, больничные тоже будут начислены в октябре. Соответственно и в этом случае они попадут в приложения Д1 и 4ДФ за октябрь. Хотя, как мы уже упоминали, такой случай сейчас — редкость.

Далее рассмотрим, как переходящие больничные (когда больничный открыт в сентябре — закрыт в октябре, закрыт в сентябре — начислен в октябре) отражать в приложениях Д1 и 4ДФ за октябрь Налогового расчета за IV квартал.

Такие больничные сентября и октября должны быть отражены в разд. I 4ДФ за октябрь в общей сумме зарплаты с признаком дохода «101».*

* Определенные особенности имеет порядок заполнения приложения 4 ДФ, если ФСС задерживает финансирование. По этой проблеме см. статью «Приложение 4ДФ: разбираемся на примерах» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 16).

Переходим к вопросам заполнения Д1.

Сумму больничных отражаем в Д1, сформированном за тот месяц отчетного квартала, в котором они были фактически начислены в бухучете.

Так что тут ситуация аналогичная. Но в отличие от приложения 4ДФ, больничные в Д1 показываем отдельно от других выплат с разбитием по месяцам, на дни которых приходится период временной нетрудоспособности и за которые начислены больничные. Указываете в графе:

— 10 — месяц и год, на который приходится период временной нетрудоспособности;

— 12 — количество календарных дней временной нетрудоспособности, которые пришлись на месяц, указанный в графе 10, согласно больничному листу.

Графу 14 (количество календарных дней в трудовых отношениях) по строке с суммой больничных заполняете, только если зарплата в отчетном месяце работнику не начислялась. Остальные графы по строкам с больничными заполняете в общем порядке.