«Читаем» электронный больничный

Начнем с того, что работодатели самостоятельно контролируют появление новых е-больничных в личном кабинете страхователя на портале Пенсионного фонда.

Информативная для работодателя часть е-больничного приведена на рис. 1. Предлагаем пройтись по каждому реквизиту.

Рис. 1. Фрагмент е-больничного

Номер листка нетрудоспособности

Каждый листок нетрудоспособности имеет свой уникальный номер («Номер ЛН»). С октября его формат был изменен именно на такой, как показано на рис. 1.

Читать номер ЛН следует так: первые шесть цифр — это номер случая нетрудоспособности, дальше между двух тире — порядковый номер листка нетрудоспособности и в конце одна цифра — номер версии. Серии нет.

С порядковым номером листка нетрудоспособности все понятно. Поговорим о номере случая нетрудоспособности и версии е-больничного.

Номер случая нетрудоспособности

Он в е-больничном указан дважды: в первой части обновленного номера е-больничного и в реквизите «Номер випадку непрацездатності» (см. рис. 1).

Номер случая нетрудоспособности помогает идентифицировать, является электронный больничный первичным или продлением. Это, в свою очередь, важно для целей распределения расходов на оплату больничного. Ведь ФСС выплачивает пособие за счет собственных средств только начиная с шестого дня нетрудоспособности по страховым случаям:

— временная нетрудоспособность в результате заболевания или травмы работника, не связанной с несчастным случаем на производстве и профессиональным заболеванием;

— пребывание в заведениях здравоохранения, а также на самоизоляции под медицинским присмотром в связи с COVID-19.

Как же пользоваться номером случая нетрудоспособности? Объясним на примере (см. рис. 2).

Работник болел. Работодатель получил на него два е-больничных. Они имеют разные уникальные номера, но следуют друг за другом. Дата закрытия первого — 19.10.2021. Дата открытия следующего — 20.10.2021. Такие больничные могут относиться к одному страховому случаю, если будут иметь единый номер случая нетрудоспособности.

Рис. 2. е-Больничные. Первичный и продление

В примере, приведенном на рис. 2, как раз имеем ситуацию, когда один больничный является продолжением другого.

Резюме. Если на одного работника открыто несколько электронных больничных, которые следуют друг за другом, то такие е-больничные могут составлять один страховой случай, если будут иметь единый «Номер випадку непрацездатності».

В нашем примере первый больничный выдан на 2 дня (18 и 19 октября), второй — на 10 дней (с 20 по 29 октября). Поэтому за счет работодателя будет оплачено 2 дня временной нетрудоспособности работника, удостоверенных первым больничным, и 3 дня, удостоверенных следующим больничным, т. е. первые 5 дней болезни. Начиная с шестого дня нетрудоспособности — финансирование за счет ФСС.

Номер версии больничного

Это последняя цифра в уникальном номере е-больничного после знака тире (см. рис. 1 «Номер ЛН»).

Логика нумерации состоит в следующем. При создании первичного е-больничного и при создании е-больничного как продление листок нетрудоспособности получает номер версии «1». Если в уже созданный е-больничный (первичный или продление) вносятся изменения, номер его версии увеличивается (с «1» на «2», «3» и далее по порядку при внесении каждого следующего изменения).

Даты открытия и закрытия больничного

В электронном больничном вы сразу видите и дату его открытия, и дату закрытия (см. рис. 1). Эти даты соответствуют датам начала и окончания срока действия электронного медзаключения, на основании которого сформирован больничный.

«Дата відкриття» — это дата начала (продления) временной нетрудоспособности, которая удостоверяется соответствующим е-больничным.

«Дата закриття» — это прогнозируемая дата, после которой восстановится трудоспособность, или дата следующего осмотра пациента.

Внимание! Дата закрытия е-больничного может быть изменена. Это произойдет, например, если работник выздоровеет раньше прогнозируемой даты и обратится к врачу с просьбой сократить период больничного.

Также дата закрытия может быть изменена в случае сокращения е-больничного следующим больничным. О правилах сокращения мы писали в статье «е-Больничные: покой нам только снится…» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 41). Там же приводили таблицу с причинами нетрудоспособности, указанными в новом е-больничном, которые сокращают период действия имеющегося е-больничного работника. Советуем эту таблицу держать под рукой. Почему?

Дело в том, что правила сокращения должны срабатывать автоматически. Однако так происходит не всегда ☹. Поэтому если у вас есть два больничных с разными номерами случая временной нетрудоспособности, которые частично перекрывают друг друга, смотрим на причину нетрудоспособности, указанную в е-больничных.

Причины нетрудоспособности (см. рис. 1) в е-больничных:

вариант 1 — совпадают. Тогда больничный № 1 оплачиваем по 19.10.2021, а день-накладку 20.10.2021 отдаем больничному № 2. В результате 20.10.2021 станет днем начала нового случая нетрудоспособности.

Когда такое возможно? Например, в ситуации, когда в период болезни работник сломает ногу;

вариант 2 — НЕ совпадают. Тогда берем в руки таблицу с правилами сокращения и смотрим, сокращает ли причина нетрудоспособности, указанная в новом е-больничном, период действия предыдущего е-больничного работника.

Если:

— сокращает, то дни накладки (в примере — 20.10.2021) относим к новому страховому случаю;

— не сокращает, то дни накладки (в примере — 20.10.2021) оплачиваем в составе больничного № 1.

Переходим к следующему реквизиту е-больничного.

Статус больничного

С 1 октября е-больничный может иметь такие статусы: «Закритий», «Готовий до сплати (виданий)», «Помилково сформований», «Недійсний» и «Оплачений».

Как только е-больничный появляется в кабинете страхователя, он имеет статус «Закритий». Однако закрыт — это еще не готов к уплате!

С 1 октября е-больничный считается выданным через 7 календарных дней после даты его закрытия, а больничный по беременности и родам — через 7 дней после даты его открытия.

После окончания семидневного периода ожидания статус больничного должен измениться на «Готово до сплати». А если изменился раньше? Все равно ожидаем 7 дней. Ведь в течение этого срока в больничный могут вноситься изменения. Даже больше! Он может быть признан ошибочно сформированным. Поэтому лучше не рисковать.

Статус «Помилково сформований» может получить е-больничный, если медзаключение, на основании которого он создан, было сформировано с ошибками. В этом случае врач в течение 7 дней создаст корректное е-медзаключение, а по нему будет создан новый е-больничный. А первый, с ошибками, получит статус «Помилково сформований».

Статус «Недійсний» получит е-больничный, если он «наезжает» на уже открытый больничный работника, но не сокращает его.

Налоговый номер и Ф. И. О.

В последнее время в поле «ПІБ ЗО» — подтягивается информация из базы системы здравоохранения. И очень часто в фамилиях, именах и отчествах есть ошибки. Поэтому внимательно все проверяйте. Если выявили ошибку, просим работника обратиться к врачу. Пусть врач проверит корректность введенных данных работника и при необходимости исправит ошибки и обновит медзаключение.

Признак опьянения/нарушения режима

Помните, что по общему правилу больничный с отметкой о наличии алкогольного/наркотического опьянения не подлежит оплате (см. ст. 23 Закона Украины от 23.09.99 № 1105-XIV).

Если лечащим врачом установлен факт нарушения пациентом назначенного режима лечения, формируется новое медицинское заключение с указанием даты нарушения режима лечения и вида нарушения режима лечения. Если работник нарушает режим, установленный для него врачом, то он утрачивает право на больничные со дня допущения нарушения на срок, который устанавливается решением комиссии по соцстрахованию.

Причина нетрудоспособности

Названия причин нетрудоспособности в электронном листке нетрудоспособности и в бумажном не совпадают. Также не совпадает их нумерация.

Нумерацию причин нетрудоспособности в е-больничном вы определяете самостоятельно.