Компенсация за неиспользованный ежегодный отпуск при увольнении: практические ситуации

Увольнение из отпуска для ухода до 3 лет

Начнем с того, что в случае увольнения работника ему выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные дни ежегодного отпуска, а также дополнительного отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — лицо с инвалидностью с детства подгруппы А I группы (ч. 1 ст. 83 КЗоТ, ч. 1 ст. 24 Закона об отпусках¹).

¹ Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

При начислении (выплате) компенсации за неиспользованный отпуск нужно помнить такие основные моменты.

1. Компенсации подлежат все дни не использованных работником ежегодных отпусков и дополнительных отпусков «на детей» независимо от того, сколько лет они не предоставлялись. Сроков давности по таким отпускам нет.

2. Компенсация выплачивается независимо от причины увольнения работника, в том числе и в случае, если он уволен за нарушение трудовой дисциплины.

3. Выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении необходимо в день увольнения. А если работник в этот день не работал — не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете (ст. 116 КЗоТ).

Сумму компенсации за неиспользованный отпуск рассчитывают в том же порядке, что и сумму обычных отпускных:

К = З_ср х Д_о,

где К — сумма компенсации за неиспользованный отпуск;

З_ср — среднедневная зарплата;

Д_о — количество неиспользованных дней отпуска.

Для определения количества неиспользованных дней ежегодного отпуска за неполный рабочий год используют формулу:

Д_комп = Д_отп х (К_отр - П_отр) : (К_год - П_год),

где Д_комп — количество дней неиспользованного отпуска, за которые предоставляется компенсация;

Д_отп — общая продолжительность ежегодного отпуска, предоставляемая за полный отработанный год;

К_отр — количество календарных дней в текущем рабочем году до дня увольнения;

П_отр — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ, которые приходятся на текущий рабочий год до дня увольнения;

К_год — общее количество календарных дней в текущем рабочем году;

П_год — общее количество праздничных и нерабочих дней в текущем рабочем году.

Если работник не использовал ежегодный отпуск за несколько лет подряд, вам поможет такая формула:

Д_комп = Д_отп х Г + Д_отп х (К_отр - П_отр) : (К_год - П_год),

где Г — количество полных лет, отработанных на предприятии, за которые не использованы отпуска.

Полученное расчетным путем количество календарных дней округляем с учетом математических правил округления.

Чтобы определить количество неиспользованных дней ежегодного отпуска в ситуации, рассмотренной в вопросе, обратимся к Закону об отпусках. Так, ст. 6 этого Закона установлено, что ежегодный основной отпуск полной продолжительности предоставляется за отработанный рабочий год, который отсчитывается со дня заключения трудового договора.

Период пребывания работницы в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет в стаж работы, который дает право на ежегодный основной отпуск, не засчитывается (ст. 181 КЗоТ, п. 3 ч. 1 ст. 9 Закона об отпусках).

А вот отпуск в связи с беременностью и родами, предоставляемый на срок листка временной нетрудоспособности, засчитывается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной отпуск. Поэтому за период нахождения на больничном в связи с беременностью и родами работнице должна быть начислена компенсация за неиспользованные дни ежегодного отпуска.

Получается, что в нашем случае работница имеет право на компенсацию за дни ежегодного отпуска, не использованные ею за период с 02.06.2014 г. по 01.10.2015 г.

Рассчитаем количество неиспользованных дней ежегодного отпуска с помощью приведенной ранее формулы:

24 х 1 + 24 х (122 - 2) : (366 - 10) ≈ 32 (к. дн.),

где 122 — количество календарных дней с 02.06.2015 г. по 01.10.2015 г.;

2 — количество праздничных и нерабочих дней в этом же периоде (28 июня, 24 августа);

366 — общее количество календарных дней в рабочем году с 02.06.2015 г. по 01.06.2016 г.;

10 — общее количество праздничных и нерабочих дней в рабочем году с 02.06.2015 г. по 01.06.2016 г.

Переходим к расчету среднедневной зарплаты.

Среднюю зарплату определяют в соответствии с Порядком № 100². В общем случае — исходя из суммарного заработка за последние 12 календарных месяцев работы, предшествовавших месяцу выплаты компенсации. Для расчета среднедневной зарплаты используют формулу:

² Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.

З_ср = З : (Д_к - П),

где З — сумма зарплаты за 12 календарных месяцев или за другой расчетный период (если работник проработал меньше года);

Д_к — количество календарных дней за 12 месяцев или за другой расчетный период;

П — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ, которые приходятся на расчетный период.

Особенность рассматриваемой ситуации в том, что в течение последних 12 календарных месяцев работница находилась в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет и не имела заработка. В связи с этим среднюю зарплату нужно рассчитывать исходя из установленной в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада (абз. 3 п. 4 Порядка № 100). Причем берется оклад (тарифная ставка), установленная на момент исчисления средней зарплаты.

Среднедневная зарплата составит:

(3730,00 х 12) : (365 - 11) = 126,44 (грн./к. дн.).

Теперь у нас есть все данные для того, чтобы рассчитать сумму компенсации за не использованные работницей дни ежегодного отпуска: 126,44 х 32 = 4046,08 грн.

Отработал 1 день

При окончательном расчете с работником работодатель обязан:

1) выплатить зарплату за фактически отработанное время;

2) рассчитать и предоставить компенсацию за неиспользованный отпуск, если работник заработал право отгулять хотя бы один день.

Чтобы рассчитать количество дней ежегодного отпуска, подлежащих компенсации, воспользуемся уже знакомой нам формулой:

Д_комп = Д_отп х (К_отр - П_отр) : (К_год - П_год).

Определим показатели, которые мы подставим в формулу: Д_отп — 24 к. дн., К_отр — 1 к. дн., П_отр — 0 к. дн., К_год — 365 к. дн., П_год — 11 к. дн.

Рассчитаем количество дней отпуска, которые нужно компенсировать:

Д_комп = 24 х 1 : (365 - 11) = 0,068 (к. дн.)

Как видим, работник, проработавший на предприятии один день, не заработал право ни на один день ежегодного отпуска.

Исправление после увольнения

Сначала посмотрим, чего ожидать предприятию, если ничего не делать.

Нам ближе подход, что подобного рода нарушение следует квалифицировать как «нарушение других требований трудового законодательства» — абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗоТ (ср. ). Штраф — в размере одной минзарплаты (сегодня — 3723 грн.)³.

³ Вам будет интересна статья «Трудовая» ответственность: статья 265 КЗоТ от А до Я» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 18-19).

Должностные лица предприятия за подобные нарушения могут поплатиться штрафом в размере от 510 до 1700 грн., а при повторном нарушении в течение года — от 1700 до 5100 грн. (ч. 1 ст. 41 КоАП).

Как видите, штрафы довольно внушительные .

В данной ситуации советуем доначислить и выплатить уволенному работнику компенсацию за неиспользованный отпуск.

Таким образом мы прекратим админнарушение — начнет истекать 3-месячный срок давности для наложения админштрафа. Плюс появятся основания утверждать, что и штраф по ст. 265 КЗоТ применяться не должен. Ведь даже если бы такое нарушение выявил проверяющий, но мы бы сразу исправились, ответственность не должна была бы применяться (п. 28 Порядка № 295⁴)⁵.

⁴ Порядок осуществления государственного надзора за соблюдением законодательства о труде, утвержденный постановлением КМУ от 26.04.2017 г. № 295.

⁵ Интересные детали найдете в статье «Проверки Гоструда: предписание выполнили, будет ли админштраф?» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 18-19).

Денежная компенсация за неиспользованные отпуска относится к фонду дополнительной зарплаты в составе выплат за неотработанное время (п.п. 2.2.12 Инструкции № 5⁶). Ну а поскольку мы начисляем ее лицу, которое не состоит в трудовых отношениях с работодателем, и к тому же это выплата за неотработанное время, ЕСВ не начисляем.

⁶ Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.

НДФЛ и военный сбор придется удержать в общем порядке по ставкам 18 % и 1,5 % соответственно. В Налоговом расчете по форме № 1ДФ показать такую выплату нужно с кодом «127». Сумма доначисленной компенсации появится как в первом разделе формы, так и во втором.

Обратите внимание! Если работник увольняется, то в Налоговом расчете по форме № 1ДФ в графе 7 указывают дату увольнения. Причем такую дату показывают и в том случае, когда увольнение произошло до начала отчетного периода, но работник получал доходы в отчетном периоде (п. 3.7 Порядка № 4⁷). То есть если вы начисляете доход бывшему работнику, то в текущем Налоговом расчете по форме № 1ДФ отражайте и дату его увольнения, даже если такое увольнение произошло в предыдущих отчетных кварталах.

⁷ Порядок заполнения и предоставления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога, утвержденный приказом Минфина от 13.01.2015 г. № 4.