Ошибки в Отчете по ЕСВ: исправляемся

* См., например, статьи «ЕСВ-отчет: отвечаем на вопросы, как заполнить и исправить» («Бухгалтер 911», 2019, № 22), «Исправляем ошибки в ЕСВ-отчете: ситуации» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 19), «Отчет по ЕСВ: если доначислили выплаты» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 19), «Ошибка в таблице 5 Отчета по ЕСВ: как исправить?» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 3) и др.

Ошибка в персональных данных

Да, такую ошибку исправлять нужно. Это ошибка в персональных данных работника. Ошибки в персональных данных работников исправляем, руководствуясь п. 2 разд. V Порядка № 435**, через «скасовуючу» и «початкову» таблицы. То есть формируем «отменяющий» Отчет по форме № Д4 за июнь 2019 года. Этот Отчет должен содержать:

** Порядок формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного приказом Минфина от 14.04.2015 г. № 435.

1) Перечень таблиц Отчета;

2) таблицу 6 со статусом «скасовуюча» с ошибочными сведениями на застрахованных лиц;

3) таблицу 6 со статусом «початкова» с правильными сведениями на работников.

*** Подробнее об исправлении ошибок в персональных данных при заполнении ЕСВ-отчетности вы можете прочесть в статье «Пенсионная и ЕСВ-отчетность: исправляем ошибки в персональных данных» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 12).

Ошибочное количество строк

Для начала обсудим то, как надо было заполнить таблицу 6 ЕСВ-отчета по данному работнику за август 2019 года. Затем поговорим о самом исправлении.

В таблице 6 Отчета по форме № Д4 отпускные и зарплату отражают отдельными строками.

Если отпуск переходящий (с месяца на месяц), то вся сумма отпускных начисляется в месяце ухода в отпуск. Но в таблице 6 ее отражают с разбивкой соответственно дням месяцев, на которые приходится отпуск, т. е. двумя строками (п. 9 разд. IV Порядка № 435).

Поэтому на застрахованное лицо в таблице 6 ЕСВ-отчета за август 2019 года должны были быть заполнены три строки:

1 строка — с зарплатой за август 2019 года;

2 строка — с отпускными за август 2019 года;

3 строка — с отпускными за сентябрь 2019 года.

Что будет, если не исправляться? Ошибка, допущенная в такой ситуации и не исправленная впоследствии, может привести к нескольким негативным последствиям в дальнейшем. Причем как для работника, так и для работодателя. Назовем их:

1. Подобная ошибка может привести к необходимости выполнения требований ч. 5 ст. 8 Закона о ЕСВ. А именно, выполнения от работодателя в сентябре 2019 года требований о начислении ЕСВ исходя из минимальной зарплаты. Так, если не распределить сумму отпускных по соответствующим месяцам, это может привести к тому, что общий доход за сентябрь (в котором отпуск заканчивается) окажется меньше минзарплаты (4173 грн.). Что, в свою очередь, и повлечет за собой необходимость выполнения такого требования.

2. Искажение персонифицированных данных работника. Напоминаем: персонифицированные данные используются Пенсионным фондом при назначении и перерасчете пенсии. Искажение может негативно сказаться на ее размере. Как исправить ошибку?

Такую ошибку исправляют в месяце ее обнаружения. Положениями п. 9 разд. IV Порядка № 435 допускается вносить отрицательные значения в таблицу 6 в случаях отражения:

— сумм пересчета заработка (дохода), связанных с уточнением количества отработанного времени в связи с отпуском, временной нетрудоспособностью, пособий по беременности и родам, начисленных в предыдущих периодах;

— сторнированных сумм отпускных, пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам.

Значит, в сложившейся ситуации исправиться нужно так. В таблице 6 ЕСВ-отчета за сентябрь 2019 года заполнить:

1) строку с суммой зарплаты за сентябрь 2019 года ;

2) строку за август 2019 года с суммой отпускных за сентябрь, ошибочно отраженных вместе с августовскими отпускными одной строкой в августе 2019 года, со знаком «минус»;

3) строку с отпускными за сентябрь 2019 года.

Что касается таблицы 1 Отчета по форме № Д4, то корректировка отпускных, отраженная в таблице 6, не повлияет на ее суммовые показатели.

Переплатили больничные

Больничные (декретные) отражают в таблице 6 ЕСВ-отчета:

— сформированной за тот отчетный месяц, в котором они были фактически начислены в бухучете;

— в отдельных строках (отдельно от сумм заработной платы). При этом в графе 11 таблицы 6 указывают месяц и год, за который проведено начисление этих выплат, независимо от того, в каком месяце они были фактически начислены в бухучете.

Если такие выплаты доначисляют в текущем месяце, то их отражают в отчетности по ЕСВ за такой месяц в порядке, указанном выше.

Заметим, что рассматриваемая ситуация не считается ошибкой, которая приводит к заполнению строк 4 и 5 таблицы 1 и строк в таблице 6 с КТН в реквизите 10 «2» или «3» . Эти реквизиты заполняют, только если в прошлых месяцах выплата была начислена, но по ошибке не попала «2» или попала «3» в базу начисления ЕСВ.

Далее. Пунктом 9 разд. IV Порядка № 435 разрешено внесение отрицательных значений сумм начисленного дохода в случае отражения сторнированных сумм отпускных и пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам.

Например, если больничные начислили в сумме 3000 грн., а оказалось, что больничных нужно было начислить в сумме 2800 грн., то излишне начисленная сумма дохода составит 200 грн. (ЕСВ — 44,00 грн.)

Таким образом, в таблице 6 ЕСВ-отчета строку со стронированной суммой больничных отражайте с минусом «- 200,00» в реквизитах 17 и 18 и сторнированной суммой ЕСВ с минусом «-44,00» в реквизите 21.

В реквизите 9 показывайте 29, в реквизите 11 — дату «06.2019».

Занижена сумма больничных

В данном случае также руководствуемся положениями п. 9 разд. IV Порядка № 435 (ср. ). Суммы больничных в таблице 6 ЕСВ-отчета мы отражаем в Отчете за тот месяц, в котором они были фактически начислены в бухучете. При этом суммы больничных отражаются в отдельной строке, отдельно от суммы зарплаты.

В графе 11 таблицы 6 ЕСВ-отчета указываем месяц и год, за который проведено начисление этих выплат, независимо от того, в каком месяце они были фактически начислены в бухучете. В графе 9 указываем код категории ЗО — «29» (лицо, которому в отчетном периоде начислены больничные).